Зміст та послідовність виконання роботи

 

1. Вхідний контроль

1.Що таке номенклатура справ.

2.Типи номенклатури справ.

3.Строки та послідовність складання та затвердження номенклатури справ.

 

2. Завдання № 1 та методичні рекомендації до його виконання

Визначитись з методикою складання номенклатури справ в залежності від кількості структурних підрозділів.

 

1. Опрацювати «Правила роботи архівних установ» Р.3.1.

2. Дотримуючись зразка (див. додаток) скласти індивідуальну номенклатуру справ

установи в якій ви проходили практику.

3.Відповідальність за складання номенклатури справ покладається на службу документаційного забезпечення управління за участю архіву установи.

4.Зведена індивідуальна номенклатура справ установи складається, як правило, з номенклатури справ окремих структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють в установі. Під час складання зведеної номенклатури справ використовуються структурний або функціональний принцип її побудови. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається служба документаційного забезпечення управління.

Приклад. "Канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ маркетингу та збуту

продукції тощо".

 

3. Завдання № 2 та методичні рекомендації до його виконання

Скласти заголовок справи, індекс справи, підсумковий запис.

1.Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

2. Заголовок справи складається з:

• назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);

• найменування установи та її структурного підрозділу, що є автором документів;

• найменування установи або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;

• короткого змісту документів справи;

• найменування регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;

• дати періоду, до якого належать документи справи;

• вказівки на наявність копій документів у справі.

3. У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) та інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін "справа".

3.1. У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю ведення діловодства, уживається термін "документи", а-після нього в дужках наводяться основні види документів справи.

3.2 У заголовках справ з листуванням зазначаються кореспондент та короткий зміст документів.

Приклад. "Листування з Фондом державного майна України про приватизацію об'єктів державної власності.

3.3..Якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, то в заголовку справи їх індивідуальні найменування не вказуються.

3.4. У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи.

Приклади. 1. "План організаційно-технічних заходів підприємства на 2000 рік".

2. "Звіт про використання бюджетних коштів за листопад 2000 року".

3.5..Якщо справа складається з кількох томів або частин, то формулюється її загальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додаються заголовки кожного тома (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.

Приклад. "3віти державних архівів України про виконання планів розвитку архівної справи на 1999 рік. Том 1. Центральні державні архіви Том 2. Галузеві державні архіви'.

4. Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відпові-дати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку докумен-тів, включених до конкретних справ.

5.Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу. У разі наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

6.У кінці року особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік.

 

4. Вихідний контроль

1.Охарактеризуйте специфіку складання номенклатури справ вашого підприємства.

2. Хто відповідає за складання номенклатури справ.

3. Хто затверджує та погоджує номенклатуру справ.

 

Після виконання роботи студент повинен

Знати: Типи номенклатури справ, основні довідники для складання номенклатури справ, методику складання номенклатури справ, строки затвердження номенклатури справ

 

Вміти: Складати номенклатуру справ