Документирование информации, исполнение и использование документов всегда выполняется децентрализовано в структурных подразделениях руководителями и специалистами-исполнителями.

Порядок движения документов в учреждении закрепляется в схемах маршрутов прохождения документов, которые прилагаются к Инструкции по ДОУ или делопроизводству учреждения.

 

Блок-схема работы с входящими документами.

 

 

Блок-схема работы с исходящими документами.

 

При необходимости в схеме должны быть отражены автоматизированные пункты (автоматизированные рабочие места) обработки и хранения документированной информации, должен быть регламентирован порядок перемещения информации между базами данных.

Документооборот одновременно с технологическими характеристиками обеспечения документированной информацией процесса управления обладает количественными показателями, также имеющими большое значение для организации управления.

Количество документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Одновременно может учитываться количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан. Количество тиражированных копий документов учитывается в службах оперативной полиграфии и машинописных бюро.

Ежедневному количественному учету подлежат все без исключения документы: поступившие (в т.ч. нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы на бумажных и технических носителях, в т.ч. на фотографических носителях, аудио- и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи. Подсчет документов фиксируется в учетной таблице в разрезе документопотоков, видов документов, видов носителей, групп корреспондентов или по другим избирательным признакам. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в т.ч. тиражированный.

Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников документационных служб, выбора типов и количества средств организационной и вычислительной техники и других целевых исследований. Объем документооборота характеризует своего рода "производительность" труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства и необоснованном разбухании штатной численности работников, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.

Основными причинами роста объема документооборота можно назвать следующие:

· отсутствие четкого разграничения функций между сотрудниками учреждения, фирмы, включая руководителей;

· отсутствие регламентированных требований к составу издаваемых документов в той или иной ситуации, к процессу документирования информации;

· отсутствие профессионализма у менеджеров и работников служб ДОУ;

· боязнь ответственности за принимаемые, часто ошибочные решения, создание документов для подстраховки;

· боязнь явной практической ненужности для управленческого процесса и в связи с этим имитация активной якобы полезной деятельности;

· рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы);

· неумение составлять документы, многословие текста, отсутствие четко выраженной мысли, необходимость дополнительных уточняющих запросов;

· наличие переписки внутри учреждения, фирмы или подразделения;

· дублирование результатов работы автоматизированных систем в традиционных учетных и отчетных формах документов;

· отсутствие практики бездокументного ответа на запросы с использованием телефонной связи или возвращения автору инициативного документа с заверенной резолюцией руководителя или справкой исполнителя.

Знание динамики объема документооборота является обязательным элементом аналитических исследований любого руководителя, который естественно стремится к совершенствованию работы учреждения, фирмы. Результаты учета документов с этой целью обобщаются службой ДОУ и предоставляются руководителю одновременно с разработанными мерами по повышению эффективности ДОУ и сокращению документооборота.

Следовательно, совокупность стадий каждого документопотока - основополагающий элемент, связывающий управленческий процесс и информационно-документационное обеспечение этого процесса в единый технологический комплекс. Составляющие документооборот документопотоки носят стандартный характер и не подвержены изменениям при активной смене систем обработки документов в условиях информатизации управленческой деятельности.

 

Защищённые документопотоки

Конфиденциальные, как и открытые документы, находятся в постоянном движении. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.

Документооборот как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации в процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации.

При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников (сотрудников, баз данных, рабочих материалов), обладающих ценными сведениями, в результате чего расширяются потенциальные возможности утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Риск утраты конфиденциальной документированной информации наблюдается на всех стадиях и этапах движения документов при выполнении любых процедур и операций.

Наиболее часто встречающимися угрозами (опасностями) конфиденциальным документам в документопотоках могут быть:

· несанкционированный доступ постороннего лица к документам, делам и базам данных за счет его любопытства или обманных, провоцирующих действий, а также случайных или умышленных ошибок персонала учреждения, фирмы;

· утрата документа или его отдельных частей (листов, приложений, схем, копий, экземпляров, фотографий и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей в случае кражи, утери, уничтожения;

· утрата информацией конфиденциальности при ее разглашении персоналом или утечке по техническим каналам, считывания данных в чужих массивах, использовании остаточной информации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах, ошибочных действиях персонала;

· подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации и сокрытия факта утери, хищения;

· случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов, фальсификация документов;

· гибель документов в условиях экстремальных ситуаций.

 

В соответствии с характером вышеуказанных угроз формируются задачи обеспечения защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз.

Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.

Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в условиях организационного и технологического обеспечения безопасности, как носителя информации, так и самой информации.

Помимо общих для документооборота принципов, защищенный документооборот основывается на ряде следующих дополнительных принципов:

· ограничения доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;

· персональной ответственности должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;

· персональной ответственности каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;

· жесткой регламентации порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в т.ч. первых руководителей.

 

Несколько другое содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности в доставке и использовании конфиденциальной информации. В его основе лежит действующая в учреждении, фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Этот вопрос мы подробно рассматривали в лекции 1 (раздел2.1.)

Целью избирательности является не только оперативность в адресной доставке документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой разрешена ему в соответствии с его функциональными обязанностями. Избирательность распространяется не только на поступившие документы, но и на документы, которые составляются персоналом на рабочих местах или с которыми сотрудники только знакомятся.

Защищенность документопотоков достигается за счет:

· одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;

· нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в т.ч. сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов;

· формирования самостоятельных изолированных потоков конфиденциальных документов и часто дополнительного их разбиения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;

· использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;

· регламентации движения документов как внутри учреждения, фирмы, так и между фирмами, т.е. с момента возникновения мысли о необходимости создания документа и до окончания работы с документом и передачи его в архив;

· организации самостоятельного подразделения конфиденциальной документации (службы КД) или аналогичного подразделения, входящего (или не входящего) в состав службы безопасности или аналитической службы;

· перемещения документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через службу КД.

 

Любому движению (перемещению, передаче) документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа. Вместе с тем дополнительные операции (защитные меры) не должны повышать трудоемкость работы с документами и увеличивать сроки их движения и исполнения.

Совокупность технологических стадий (функциональных элементов), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной потокам открытых документов.

Так, входной документопоток включает следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

· прием, учет и первичную обработку поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов;

· учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;

· предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов;

· рассмотрение документов руководителями и передача документов на исполнение и технологические участки службы КД;

· ознакомление с документами исполнителей, использование или исполнение документов.

Выходной и внутренний документопотоки включают следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

· исполнение документов (этапы - определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание);

· контроль за исполнением документов;

· обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам, передача изданных внутренних документов на исполнение);

· систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел;

· подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив учреждения, фирмы).

 

В состав всех документопотоков также входит ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов:

· инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не входящих в номенклатуру дел;

· проверка наличия документов, дел и носителей информации;

· копирование и тиражирование документов;

· уничтожение документов, дел и носителей информации.

Стадии, составляющие тот или другой документопоток, практически реализуются специализированной технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов.

Таким образом, защищенный документооборот в значительной степени ориентирован на формирование контролируемого движения конфиденциальных документов и доставку исполнителям только тех документов, с которыми им разрешено работать.