Конфиденциальность является правовой формой и одновременно инструментом обеспечения неизвестности информации.

Преимущества от использования информации, не известной третьим лицам, могут состоять в получении выгоды или предотвращении ущерба, иметь в зависимости от областей и видов деятельности экономические, моральные и другие характеристики, выражаться количественными и качественными показателями.

В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена прежде всего рыночной потребностью в информации как источнике получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убытки. Конфиденциальность такой информации создает для ее обладателя преимущества в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от недобросовестной конкуренции.

Названный критерий является объективным показателем возможности отнесения информации к коммерческой тайне, мерилом придания информации статуса конфиденциальной. Это означает, что при отсутствии данного критерия нет оснований для перевода информации в категорию конфиденциальной. Но это не означает, что при его наличии информация во всех случаях может и должна быть отнесена к коммерческой тайне.

Законодательством введены два ограничения на отнесение информации к коммерческой тайне:

1) Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не может быть отнесена информация, составляющая государственную тайну.

2) Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесения ущерба законным интересам государства, физических или юридических лиц.

Перечень такой информации содержатся в Законе «О коммерческой тайне" статья 3: «Информация, которая не может составлять коммерческую тайну». В этой статье практически обобщены и дополнены сведения, содержащиеся в ранее изданных нормативных актах.

Согласно данной статьи, к коммерческой тайне не может быть отнесена:

· «информация, содержащаяся в учредительных документах;

· информация, содержащаяся в документах, дающих право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационных удостоверениях, лицензиях и других);

· информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах, формах государственных статистических наблюдений и других формах годовой бухгалтерской отчетности, в том числе в аудиторских заключениях, а также в иных документах, связанных с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей;

· информация, содержащая сведения об оплачиваемой деятельности государственных служащих, о задолженностях работодателей по выплате заработной платы и другим выплатам социального характера, о численности и составе работников, о наличии свободных рабочих мест;

· информация об использовании имущества, содержащаяся в годовых отчетах фондов;

· информация, подлежащая раскрытию эмитентом ценных бумаг, профессиональным участником рынка ценных бумаг и владельцем ценных бумаг в соответствии с законодательством Российской Федерации о ценных бумагах;

· информация о деятельности благотворительных и иных некоммерческих организаций;

· информация о хранении, об использовании или о перемещении материалов и об использовании технологий, представляющих опасность для жизни и здоровья населения или окружающей среды, о соблюдении экологического и антимонопольного законодательства, об обеспечении безопасных условий труда, о реализации, причиняющей вред здоровью населения продукции, о других нарушениях законодательства Российской Федерации, законодательства субъектов Российской Федерации, а также информация, содержащая сведения о размерах причиненных при этом убытков;

· информация о реализации государственных программ приватизации и об условиях приватизации конкретных объектов;

· информация о размерах имущества и вложенных средствах при его приватизации;

· информация о ликвидации юридического лица, порядке и сроках заявлений требований его кредиторами;

· информация, для которой введены ограничения на установление режима коммерческой тайны федеральным законом или принятым в соответствии с ним иным нормативным правовым актом».

Запрещение относить к коммерческой тайне ту или иную информацию не означает, что всю ее может получить по требованию любое юридическое или физическое лицо. Часть ее, затрагивающая законные интересы этих лиц, безусловно, должна им предоставляться, а часть предоставляется лишь соответствующим органам власти, наделенным законодательством правом контроля такой информации.

Должно быть и третье ограничение, которое хотя и не предусмотрено законодательством, но диктуется здравым смыслом. Оно состоит в том, что при переводе информации в разряд коммерческой тайны необходимо учитывать сопутствующие этому затраты на ее защиту. Если эти затраты превышают достигаемые в результате защиты количественные и качественные показатели, то придание информации статуса конфиденциальной теряет всякий смысл.

Следует иметь в виду, что в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, включается не только информация, создаваемая данным предприятием, но и информация, полученная им без использования неправомерных средств (К неправомерным средствам (способам) получения информации, составляющей коммерческую тайну, проект Закона «О коммерческой тайне» относит собирание; информации посредством похищения документов, подкупа или угроз, дачи взятки, введения в заблуждение, нарушения или подстрекательства (принуждения) к нарушению обязательств о соблюдении режима коммерческой тайны, а равно иным незаконным способом без согласия обладателя коммерческой тайны на передачу коммерческой тайны третьим лицам) при проведении исследований по собственной инициативе, систематических наблюдений и сбора сведений. Такая информация считается полученной правомерно и самостоятельно независимо от того, что ее содержание может совпадать с содержанием коммерческой тайны другого юридического или физического лица. Кроме того, правомерно полученной считается конфиденциальная информация, полученная от ее обладателя на основании договора или в результате правопреемства.

Предприятие, правомерно и самостоятельно получившее информацию, одновременно являющуюся коммерческой тайной другого юридического или физического лица, становится обладателем этой коммерческой тайны со всеми предусмотренными законодательством правами.

После установления состава конфиденциальной информации определяется степень ее конфиденциальности.

Степень конфиденциальности - это показатель уровня закрытости информации. Уровень закрытости зависит от величины ущерба, который может наступить при утечке информации. Чем больше этот ущерб, тем выше должна быть и степень конфиденциальности. В практике работы предприятий применяются от одной до нескольких степеней конфиденциальности информации с различными их наименованиями. Наиболее распространенным является деление информации на две степени: конфиденциально и строго конфиденциально. Однако проектом Закона «О коммерческой тайне» установлена одна степень конфиденциальности с названием «Коммерческая тайна», свидетельствующая лишь о принадлежности информации к коммерческой тайне. Правда, в проекте Закона это названо не степенью, а грифом коммерческой тайны, но суть дела от этого не меняется, поскольку, по определению, гриф конфиденциальности - это реквизит, свидетельствующий о степени конфиденциальности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него. Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени конфиденциальности.

Установление одной степени (одного грифа) конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, обусловлено, вероятно, тем, что степень конфиденциальности определяется обладателями информации, которые могут иметь (а зачастую так и бывает) разные подходы к степени конфиденциальности однотипной по содержательной части информации. В этом случае при рассмотрении в судебном порядке дел о неправомерном получении коммерческой тайны сложно определить, кто из обладателя установил правильную степень конфиденциальности информации, т.к. критерии отнесения информации к той или другой степени конфиденциальности выбирает ее обладатель.

В то же время сведение информации, требующей разного уровня закрытости, к одной степени конфиденциальности не позволяет выделить наиболее значимую информацию с целью установления для нее более жесткого, по сравнению с менее значимой, режима защиты.

Следующий этап - определение конкретных сроков конфиденциальности информации либо обстоятельств и событий, при наступлении которых конфиденциальность снимается. Продолжительность конфиденциальности информации должна соответствовать срокам действия условий, необходимых и достаточных для признания данной информации конфиденциальной в соответствии с законодательством.

Результаты работы, оформляются перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, который может иметь следующую форму:

 

№№ п/п	Наименование сведений	Степень конфиденциальности	Срок конфиденциальности

 

Если сведениям установлена одна степень конфиденциальности, то графа 3 опускается.

При значительном объеме конфиденциальных сведений они классифицируются в перечне по разделам, соответствующим сферам деятельности предприятия.

Перечень подписывается председателем и всеми членами ПДЭК, утверждается и вводится в действие приказом руководителя предприятия.

В приказе должны быть определены мероприятия по обеспечению функционирования перечня и контролю его выполнения. С приказом и перечнем необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников предприятия, работающих с конфиденциальной информацией.Копии перечня или выписки из него должны быть направлены (под расписку) конфидентам (владельцам) данной коммерческой тайны. Ими являются физические или юридические лица, которым в силу служебного положения, договора либо на ином законном основании известна коммерческая тайна ее обладателя.

Дополнения и изменения состава включенных в перечень сведений, также изменение степени их конфиденциальности могут осуществляться с разрешения руководителя предприятия и вноситься в перечень за подписями руководителя подразделения по принадлежности сведений и руководителя службы безопасности. При существенном изменении состава сведений перечень должен составляться заново. Об изменениях в составе коммерческой тайны обладатель информации обязан в письменной форме извести конфидентов данной информации.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, раскрывает тематическое содержание включенных в него сведений. Но эти сведения, как уже отмечалось, фиксируются в различном виде на различных носителях и могут быть как документированными, так и недокументированными.

В сферу конфиденциального делопроизводства входит только документированная информация (документы), поэтому из всей совокупности информации, включенной в перечень сведений, отнесенных к коммерческой тайне, нужно выделить состав документируемой информации и установить виды документов, в которых она должна быть зафиксирована. Определение состава конфиденциальных документов должно осуществляться также ПДЭК. При этом следует руководствоваться определенными критериями документирования информации. К ним относятся:

· необходимость документированной информации для правового обеспечения деятельности предприятия, регламентирующего статус предприятия, права, обязанности и ответственность его сотрудников;

· необходимость документированной информации для производственной деятельности: научно-исследовательской, конструкторской, проектной, технологической и др.

· необходимость документированной информации для управленческой деятельности;

· необходимость документированной информации как доказательного источника на случаи возникновения конфликтных ситуаций;

· необходимость передачи информации в официальном виде;

· важность информации как исторического источника, раскрывающего направления и особенности деятельности предприятия.

В рамках критериев документирования определение состава документируемой информации должно увязываться с решением конкретных задач. В зависимости от назначения документируемой информации определяются конкретные виды документов, в которых эта информация должна быть зафиксирована.

В процессе определения необходимых конфиденциальных документов следует проводить работу по сокращению их количества за счет разработки интегральных документов, в которые можно включить показатели нескольких документов, в том числе путем замены разовых первичных документов накопительными. Однако объединение документов должно осуществляться с таким расчетом, чтобы в итоге не создавалась возможность необоснованного ознакомления со всем документом лиц, имеющих доступ только к части содержания (показателей) документа.

Виды конфиденциальных документов необходимо устанавливать с учетом оптимального объема содержащейся в них информации, исключающего избыточную, в том числе дублетную информацию, поскольку избыточная информация - это конфиденциальные данные, утечка которых может нанести ущерб предприятию.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять и подписывать (утверждать) каждый вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Перечень издаваемых конфиденциальных документов может иметь следующую форму:

№ п/п	Наимено-вание Докумен-тов	Гриф конфиден-циальности	Срок конфиден-циальности	Инициалы, фамилии лиц, имеющих право составлять документы	Инициалы, фамилии лиц, имеющих право подписывать и утверждать документы	Коли- чество изготовля-емых экземпля-ров докумен-тов	Куда направля-ются	Приме-чания

В перечень может быть включена также графа «Инициалы и фамилии лиц, визирующих (согласовывающих) документы».

Грифы и сроки конфиденциальности документов должны соответствовать степеням и срокам конфиденциальности включаемых в документы сведений, определенным перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну. При установлении таким сведениям одной степени конфиденциальности графа «Гриф конфиденциальности» опускается.

Если документ подлежит утверждению, то в графе 6 сначала проставляются инициалы и фамилия лица (лиц), подписывающего документ, затем после слова «утв.» - инициалы и фамилия лица, утверждающего документ. При значительном количестве утверждаемых документов графа 6 может быть разделена на две графы: «Инициалы и фамилии лиц, имеющих право подписывать документы» и «Инициалы и фамилии лиц, имеющих право утверждать документы».

К числу документов, подлежащих утверждению в соответствии с существующими нормативными актами, относятся: уставы, положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия, структура, штатное расписание, должностные инструкции, акты проверок (ревизий) сметы, расценки на проведение работ и оказание услуг и некоторые другие.

Если при направлении документов другим предприятиям каждый адресат не должен знать, кому еще направлен данный документ, то в графе 8 по соответствующему виду документа после внесения адресатов делается пометка «раздельное адресование», означающая, что на каждом экземпляре документа должен проставляться лишь адресат, которому направляется данный экземпляр.

Графу 9 следует использовать (при необходимости) для указания периодичности составления документов, а также для пометки о проставлении оттиска печати на соответствующих документах.

Перечень издаваемых документов подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия. С перечнем под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать документы.

Внесение возможных последующих частичных уточнений или изменений в перечень может быть возложено на руководителя службы безопасности.

При изменении перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, соответствующие изменения вносятся и в перечень издаваемых конфиденци­альных документов. О снятии грифа конфиденциальности с отправленных документов должны быть письменно оповещены предприятия-адресаты.

В случаях возникновения необходимости издания разовых документов, не включенных в перечень, или дополнительных, не предусмотренных перечнем экземпляров документов, их изготовление может производиться по совместному разрешению руководителей соответствующего подразделения и службы безопасности. Одновременно определяется целесообразность включения таких документов (дополнительных экземпляров) в перечень.