Тема «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

Задание: Письменно ответьте на один из вопросов (по выбору студента).

1 Что является объектом унификации и стандартизации в делопроизводстве? Каковы цели унификации управленческой документации?

2 Назовите основные методы, используемые при унификации документов. Что является результатом работы по унификации документов?

3 Дайте определение термину «унифицированная система документации». Назовите основные принципы, которые лежат в основе разработки унифицированных систем документации.

4 Что представляет собой стандартизация документов? Каково ее предназначение? Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

5 Какие требования содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003?

6 Как трактуется понятие «стандарт» международной организацией по стандартизации? Под каким сокращенным наименованием известна эта организация?

7 В чем проявляются различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами?

Оценочное средство № 4

Примерные тестовые задания:

1. Практическое документоведение возникло с появлением...

1. историографии

2. палеографии и дипломатики

3. источниковедения

 

2. Зарождение документоведения в нашей стране было связано с...

1 прикладным документоведением

2 теоретическим документоведением

3 документалистикой

 

3. Когда появился Термин документоведение появился в...

1 начале XVIII в.

2 середине XIX в.

3 1943 г.

 

4. Наука, предметом которой стала документационная деятельность, включавшая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска, распространения и создания документов во всех сферах жизни, называлась...

1 книгоархивомузееведение

2 книговедение

3 документоведение

 

5. Документационное обеспечение управления - это...

1 наука

2 совокупность, приемов, правил работы с документами, регламентирующими управленческую деятельность

3 обеспечение делопроизводства нормативными документами

 

6. Исторически первый способ передачи информации во времени - это...

1 звуковая речь

2 наскальные рисунки и надписи

3 предметы, изготовленные из глины, дерева, кожи и пр.

 

7. В определении документа: «Информация, зафиксированная по установленной форме и предназначенная для осуществления процесса управления» заключено его...

1 назначение как исторического источника

2 управленческое назначение

3 правовое назначение

 

8. Научная дисциплина, изучающая общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во всех областях человеческой деятельности, - это...

1 документоведение

2 правоведение

3 документалистика

 

9. Документ как средство фиксации и передачи управленческих решений исследуется в...

1 юриспруденции

2 сфере управления

3 архивоведении

 

10. А трибутивность документа это...

1 наличие неотъемлемых слагаемых, информационной и материальной

2 его предназначенность для передачи информации во времени и пространстве

3 возможность записи информации с помощью различных знаковых систем

 

11. Требование достоверности документированной информации означает, что...

1 в тексте документа должны быть все сведения, необходимые для полного восприятия информации

2 в сообщении должно отражаться фактическое состояние дел, даваться непредвзятая, бесстрастная оценка событий

3 документ должен соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени

 

12. Мультипликативность информации - это...

1 соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа

2 способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя

3 возможность одновременного существования одной и той же информации на различных материальных носителях

 

13.Оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя - это...

1 эргономичность

2 релевантность

3 адекватность

 

14. Социальная функция документа - это...

1 функция закрепления, сохранения и передачи социальной информации

2 функция передачи информации (эмоционального и интеллектуального содержания) от отправителя к получателю

3 функция сохранение информации

 

15. Оперативный характер имеют следующие функции документа...

1 культурная, статистическая, историческая, информационная;

2 идеологическая, коммуникативная, мемориальная, кумулятивная;

3 управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации.

 

16. Распорядительную функцию выполняют...

1 справка, отчет, служебное письмо, решение

2 постановление, приказ, распоряжение, указание

3 закон, указ, конституция

 

17. Документы, изначально обладающие правовой функцией, - это...

1 все правовые акты органов государственной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями и организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия

2 удостоверительные документы, справки, завещания

3 все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и органах управления

 

18. Когнитивная функция документа заключается в способности...

1 документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества

2 документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому

3 документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений

 

19. Клинопись - это...

1 способ письма с помощью символического изображения предметов

2 способ письма, заключающийся в нанесении на глину или камень клиновидных черточек

3 способ письма с помощью зарубок на деревянных дощечках

 

20. Передача информации с помощью графических знаков, схематически изображающих предметы - это...

1 логографическое письмо

2 идеографическое письмо

3 пиктографическое письмо

 

21. Автором первого в мире фотографического изображения был...

1 Л.-Ж.М. Дагер

2 В.Ф.Г. Тальбот

3 Ж.Н. Ньепс

 

22. В делопроизводственную терминологию словосочетание «электронный документ» вошло в...

1 ХIХ в.

2 второй половине ХХ в.

3 конце ХХ в.

 

23. На Руси использование бумажного носителя информации началось в:...

1 XVII в.

2 XIV в.

3 XVIII в.

 

24. Слово «кодекс» в Древнем Риме использовалось в значении...

1 систематизированный свод законов, относящихся к какой-либо области права

2 совокупность правил поведения, привычек, убеждений

3 несколько скрепленных вместе тонким ремешком деревянных дощечек, натертых воском, предназначенных для письма

 

25. Оптические диски представляют собой...

1 устройства для магнитного способа хранения информации и управления данными

2 пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча

3 алюминиевые или пластмассовые диски диаметром, покрытые магнитным порошковым рабочим слоем толщиной в несколько микрон

 

26. На смену каламам пришли...

1 гусиные, утиные, вороновые и др. перья

2 стальные перья

3 стило

 

27. Калам - это...

1 узкая палочка из кости, меди, серебра с заострённым одним концом и сплюснутым – другим

2 деревянная цилиндрическая чернильница с поршнем

3 заострённая палочка из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, которую погружали в чернила

 

28. Изобретателем первой пишущей машины был...

1 К. Шоллс

2 Генри Милль

3 Ф. Вагнер

 

29. Изготовление пишущих машин в Советском Союзе началась...

1 в 30-е годы ХХ в

2 в 60-е годы ХХ в

3 с конца 1920-х годов

 

30. Документом можно считать те источники, которые...

1 изначально предназначены для хранения и передачи информации во времени и пространстве

2 предназначены для передачи информации в пространстве

3 предназначены для передачи информации во времени

 

31. Гриф утверждения означает, что...

1 информация документа достоверна

2 документ приобретает юридическую силу с момента его утверждения

3 руководитель согласен с содержанием документа

 

32. Обязательному утверждению подлежат...

1 уставы, регламенты, правила, штатное расписание, инструкции, акты проверок

2 акты приема-передачи, справки, приказы, протоколы

3 распоряжения,сметы, балансы, служебные записки, расписания

 

33. Право подписи может быть закреплено в...

1 должностной инструкции работника, в докладной записке

2 приказе о распределении обязанностей, в постановлении, в протоколе

3 в уставе предприятия, в положении о предприятии, в инструкции по делопроизводству

 

34. Умноженными оригиналами являются...

1 приказы, телеграммы

2 служебные письма, радиограммы

3 контракты, договоры, соглашения

 

35. Отпуск документа - это...

1 повторно изготовленный оригинал документа, оформленный и подписанный в установленном порядке, но не заверенный

2 копия, сделанная с части документа

3 полная копия документа, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя

Оценочное средство №5 (проектирования документтов)

Задания для проектирования документтов:

Тема «Правила оформления реквизитов и проектирования бланков документа»

Задание: Разработайте следующие виды бланков:

1 Общий бланк с угловым расположением реквизитов.

2 Общий бланк с продолным расположением реквизитов.

3 Бланк конкретного вида документ.

4 Бланк должностного лица.

5 Бланк письма с угловым расположением реквизитов.

6 Бланк письма с продольным расположением реквизитов.

 

Тема «Правила подготовки и оформления организационно-правовых документов»

Задание: Разработайте проекты следующих организационно-правовых документов:

1 Должностную инструкцию документоведа.

2 Правила внутреннего трудового распорядка.

3 Положение об отделе.

 

Оценочное средство № 6

Кейс -задание №1

Темы «Правила оформления заголовочных реквизитов управленческих документов», «Правила оформления послетекстовых реквизитов управленческих документов»

Задание: составьте и оформите приказы по основной деятельности, и другие распорядительные документы, необходимые в данной управленческой ситуации.

На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (государственное предприятие), который входит в Концерн по разработке и производству продукции музыкальной промышленности (РОСМУЗПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2015 № 27.

12 апреля текущего года директор комбината В.М.Ларионов поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н.Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С.Г. – организовать выплату премии к 20 апреля текущего года.

Начальник планово-экономического отдела Матвеева С.Н. и главный бухгалтер Трошина С.Г. завизировали проект приказа директора комбината.

Кейс -задание №2

Задания:

1. В каком государственном стандарте содержатся правила оформления организационно-распорядительных документов? Являются эти правила обязательными или рекомендуемыми? _____________________________________________________.

 

2. При проверке правильности адресования поступившего документа выявлено, что адрес на конверте не совпадает с реквизитом «Адресат» на документе. Какие действия в соответствии с правилами служебной этики необходимо предпринять работнику службы ДОУ?__________________________________________________________________.

 

3. Термин «делопроизводство» означает совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений, предприятий и организаций.

Является ли такое определение верным? Сформулируйте и запишите развернутое толкование данного термина. __________________________________________________.

Оценочное средство №7

Примерные вопросы к зачету:

1. Объект, предмет и задачи документоведения.

2. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины.

3. Место документоведения в системе наук.

4. Правовой, управленческий, исторический и информационный аспекты в определении документа.

5. Взаимосвязь понятий «документ» и «информация». Виды информации.

6. Роль информации в социальных и экономических процессах.

7. Внешние свойства документированной информации.

8. Внутренние свойства документированной информации.

9. Информационные барьеры и пути их преодоления.

10. Происхождение документа. Расширение понятия «документ».

11. Документ как способ фиксации управленческой информации и инструмент управления.

12. Понятие оперативной, ретроспективной (исторической) и перспективной документной информации.

13. Понятие ценности документной информации; факторы, влияющие на информационную ценность документа.

14. Понятие «функция документа». Полифункциональность документа.

15. Эволюция способов документирования.

16. Текстовое документирование и область его применения.

17. Историческое развитие и классификация средств документирования.

18. Понятие носителя документированной информации. Естественные и искусственные материальные носители.

19. Классификация современных носителей документированной информации

20. Автоматизированное документирование; понятия: «электронный документ», «видеограмма», «документ на машинном носителе».

21. Общие и специфические признаки документа.

22. Понятие юридической силы документа. Способы придания документу юридической силы.

23. Понятие оригинала, его признаки и разновидности.

24. Копии документов, их историческое развитие и виды.

25. Подлинность документа. Понятие «подлинник» документа.

26. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Принципы, критерии экспертизы ценности документов.

 

Й семестр

Оценочное средство №1 (проектирования документтов)

Задание: Составьте и оформите в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003 следующие документы:

1 Приказ о приеме на работу Иванова Г. П. мастером в отдел снабжения с испытательным сроком.

2 Приказ об утверждении Инструкции по делопроизводству.

3 Приказ о переводе на другую работу секретаря референта Смирнова Валерия Николаевича на должность экономиста планового отдела в связи с окончанием им университета и получением диплома о высшем образовании.

4 Приказ генерального директора ЗАО «Экосан» о награждении старшего кладовщика Гусева Михаила Петровича Почетной грамотой и премировании в размере 60% ежемесячного должностного оклада. за лучшие показатели в работе по итогам 3 квартала текущего года.

5 Распоряжение генерального директора ОАО «Сервис-Центр» о работе в выходной день в связи с производственной необходимостью.

6 Распоряжение заместителя директора ООО «Омега-Плюс» о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха.

7 Гарантийное письмо ОАО «Бизнес-Автоматика» к ОАО «LPT-технологии» об оказании помощи в установке и наладке оборудования вычислительного центра.

8 Письмо от Управления делами Правительства Новгородской области (управляющий делами – Воробьёв В.Н.), адресованное администрации Шатурского района с просьбой сообщить сведения о составе и объёме документооборота администрации района за прошедший годобъяснительная записка главного инженера отдела снабжения Л.И. Иванова генеральному директору ООО «Викинг» о нарушении графика поставки комплектующих материалов по причине невыполнения графика отгрузки со стороны фирмы- партнера ООО «Техснаб».

9 Докладная запискана имя руководителя ООО «С» о командировании в г. Рязань старшего инженера планово-экономического отдела Березина П. В. с 06.10.2015 года сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров».

10 Докладная записка начальника отдела рекламы ООО «Вымпел» М.И. Воропаева на имя генерального директора предприятия И.К. Иванова о дополнительном финансировании (в объеме 5000 руб.) заказа №152 на изготовление рекламных проспектов в связи с ростом цен на полиграфические услуги во втором квартале текущего года и изменением сметы затрат.

11 Справка с места работыс указанием должности и среднемесячного заработка.

12 Справка с места работы, выданная машинистке первой категории канцелярии управления делами Министерства печати и информации РФ Петровой Ирине Сергеевне для представления в Финансовую академию, где она учится на 2 курсе вечернего отделения факультета международных экономических отношений.

13 Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы с указанием причины предоставления отпуска, даты и количества календарных дней.

14 Заявление об оказании Вам материальной помощи. в связи с семейными обстоятельствами. Оформите заявление двумя способами.

15 Заявление о переводе на другую работу с указанием структурного подразделения, должности, при необходимости – особенностей в работе (неполный рабочий день, почасовая оплата).

 

Оценочное средство №2

Вопросы ддя обсуждения при проведении развернутой беседы:

1 Необходимость регулирования процесса документообразования.

2 Выяснение и устранение причин неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов.

3 Основные условия и формы регулирования процесса документообразования.

4 Типизация форм документов.

5 Разработка научных концепций межотраслевой унификации форм управленческих документов.

6 Создание банков данных. Формы правового регулирования процесса документообразования.

 

Оценочное средство № 3

Примерные тестовые задания:

1) Задания множественного выбора - предполагают выбор одного ответа из нескольких (трех-четырех), например:

1. Практическое документоведение возникло с появлением...

1. историографии,

2. палеографии и дипломатики,

3. источниковедения.

 

2. Оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя - это...

1. эргономичность,

2. релевантность,

3. адекватность.

 

2) Задания перекрестного выбора, или задания на сопоставление, - состоят в установлении соответствия между несколькими вопросами и несколькими ответами, записанными в произвольном порядке, например:

1. Установите соответствие между наукой и объектомее исследования.

 

1. Палеография	А. изучает памятники древней письменности с целью установления времени и места их создания
2. Документоведение	Б. исследует общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во всех областях человеческой деятельности изучает научная дисциплина
3. Источниковедение	В. изучает форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии

 

2. Установите соответствие между функцией документа и ее содержанием.

 

1. Гедоническая функция	А. способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени
2. Кумулятивная функция	Б. способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений
3. Мемориальная функция	В. способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом

 

3) Задания с конструируемыми ответами - выполняются путем внесения дополнений, формул, определений и т.п. В тексте заданий имеются соответствующие пропуски, куда студенты записывают ответы в словесной, формульной или числовой форме, например:

1. Обязательному утверждению подлежат ______________________________.

2. Гриф утверждения означает, что ______________________________.

3. Наиболее ранним способом копирования документов с помощью технических средств является______________________________

 

4) Задания на установление правильной последовательности, например:

1. Установите правильную последовательность этапов развития начертательного письма:

1. Пиктографическое

2. Идеографическое

3. Слоговое

4. Буквенно-звуковое

 

2. Установите правильную последовательность появления способов передачи информации

1. звуковая речь

2. иероглифы,

3. наскальные рисунки и надписи

4. предметы, изготовленные из глины, дерева, кожи и пр.

 

Оценочное средство №4

Примерные темы курсовых работ:

1. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины.

2. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности.

3. История возникновения документа и его роль в современном обществе.

4. Правовой, управленческий и исторический аспекты в понятии «документ».

5. Информационная сущность документа. Управление документацией в современных условиях.

6. Функции документа (полифункциональность документа).

7. Социальная функция документа, ее роль в повышении правосознания общества.

8. Управленческая функция документа в роли основного инструмента для решения административных и организационных вопросов управления.

9. Свойства документа (документная информация: емкость, полнота, достоверность, своевременность и объективность).

10. Информационные барьеры и пути их преодоления.

11. Эволюция типов носителей информации, перспективы развития.

12. Классификация материальных носителей информации и их развитие.

13. Современные материальные носители документированной информации, их классификация и характеристика.

14. Средства документирования, их историческое развитие и современная классификация.

15. Исторические этапы развития способов документирования, перспективы развития.

16. Текстовое документирование: развитие, назначение и область применения.

17. Фото- и кинодокументирование: назначение и область применения.

18. Техническое документирование: значение и виды документов.

19. Фонодокументирование: возникновение, развитие и область применения.

20. Признаки документа. Юридическая сила документа.

21. Варианты и копии документов, их историческое развитие и виды.

22. Основные технологии и средства копирования и размножения документов.

23. Современная структура управления документацией в России.

24. Направления классификации, стандартизации и унификации документов.

25. Бланк управленческого документа: история и современность.

26. Складывание формуляра документа в XVI-XVII веках.

27. Законодательное регулирование делопроизводства в XVIII веке. Изменения в видовом составе документов.

28. Законодательная регламентация видового состава документов и правил их оформления в XIX - начале XX в. Формуляр текстового документа.

29. Регламентация оформления документов в 20-30-е годы XX в. Первые советские стандарты на документы. Изменения в видовом составе документов.

30. Регламентация правил создания документов в 70-90-е годы XX в. Стандарты на документы, Единая государственная система делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управления.

31. История и развитие государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию.

32. Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30-2003 и ранее действовавших нормативных актов в области ОРД.

33. Международные стандарты по оформлению документов.

34. Системы документации, их историческое развитие.

35. Унифицированные системы документации.

36. Система организационно-правовых документов, их назначение и содержание.

37. Документация по созданию организации.

38. Документирование деятельности коллегиальных органов управления.

39. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

40. Система распорядительной документации. Изменения в системе видов распорядительных документов.

41. Личные документы, требования к их составлению и оформлению.

42. Экстралингвистические и языковые особенности текстов управленческих документов.

43. Унификация текста документа (типовые, трафаретные тексты, таблицы, анкеты, графики, диаграммы).

44. Использование новых, современных технологий в документировании деятельности организации, предприятия, фирмы.

45. Документы на новейших носителях информации: область применения и придание юридической силы.

46. Регламентация процессов документирования.

47. Правовое регулирование документирования деятельности государственных учреждений.

48. Правовое регулирование документирования деятельности некоммерческих организаций.

49. Правовое регулирование документирования деятельности коммерческих организаций.

50. Правовое регулирование документирования деятельности обществ с ограниченной ответственностью.

51. Правовое регулирование документирования деятельности акционерных обществ.

52. Правовое регулирование документирования деятельности госу­дарственных и муниципальных унитарных предприятий.

 

Оценочное средство №5

Примерные вопросы к экзамену:

1 Система распорядительной документации. Формуляр распорядительных документов.

2 Классификация распорядительных документов.

3 Процедура издания распорядительных документов в условиях единоначалия и коллегиальности.

4 Требования к составлению и оформлению распорядительных документов.

5 Назначение и классификация справочно-информационной и аналитической документации в управленческой деятельности.

6 Требования к составлению и оформлению докладных, служебных и объяснительных записок.

7 Требования к составлению и оформлению справок. Виды справок. Справки внешние и внутренние.

8 Требования к составлению и оформлению протоколов и актов.

9 Служебная переписка. Классификация документов, составляющих переписку. Формуляр служебного письма.

10 Правила составления и оформления телеграмм, телефонограмм, телексов, факсограмм, электронных сообщений.

11 Классификация служебных писем. Правила составления и оформления служебных писем.

12 Особенности составления и оформления документов личного характера.

13 Влияние современных компьютерных технологий на документообразование. Документ в электронной форме.

14 Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Преимущества и недостатки электронного документа.

15 Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

16 Развитие системы передачи информации. Возможность бездокументного обмена информацией в управлении.

17 Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды.

18 Сложные комплексы. Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд».

19 Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений.

20 Государственный архив как комплекс документов, принадлежащих государству.

21 Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности».

22 Возникновение и развитие экспертизы. Основные принципы и критерии определения ценности документов.

23 Внешняя и внутренняя критика документов.

24 Методы анализа документов. Достоверность и ценность документа.

25 Проблемы оценки электронных документов.

26 Организационное и нормативно-методическое обеспечение экспертизы ценности документов.