Тема 6. Документация и инвентаризация

6.1. Бухгалтерские документы и их назначение.

 

Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на. основании должным образом составленных оправдательных документов. Данные документы являются первичной учетной информацией, исполь­зуя которую ведется бухгалтерский учет.

Документация представляет собой процесс документального оформле­ния финансово-хозяйственных операций. При этом осуществляется сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций в момент (либо сразу по окончании) их совершения.

Таким образом, документация является одной из особенностей бухгал­терского учета, где записи производятся только на основании первич­ных документов.

Первичный документ - оправдательный документ по совершению хозяй­ственной операции (письменное доказательство), на основании кото­рого ведется бухгалтерский учет.

Первичные (так же как и сводные) учетные документы могут состав­ляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких доку­ментов на бумажных носителях для других участников операций, а так­же по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.

Первичные документы должны составляться на русском языке сред­ствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписанием правильного текста и оговаривается исправление). Но следует по­мнить, что в денежных документах никакие исправления не допускают­ся. В случае обнаружения ошибки при составлении первичных учетных документов могут быть внесены исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.

При поступлении в бухгалтерию первичные документы подлежат обя­зательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Про­веряется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных пока­зателей, а также подсчет сумм.

Информация с первичного документа переносится в учетные регист­ры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, что все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью "Получено", "Оплачено" с указанием даты. Все документы должны храниться некоторое время; при этом сроки хране­ния документов в архиве предприятия определяются согласно прави­лам, установленным Главным архивным управлением.

Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгал­терском учете называют реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:

· наименование документа (формы), код формы; дата составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выра­жении;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй­ственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, должны содержать эти обязательные реквизиты.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых, хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные до­кументы могут быть включены дополнительные следующие реквизиты:

· номер документа;

· и расчетные счета организации;

· основание для совершения хозяйственной операции.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в доку­ментах форма документов может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:

· зональная форма. Документ при построении по данной форме разграф­лен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облег­чает работу с ними непосредственному исполнителю;

· анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;

· табельная форма является продолжением зональной формы. В ней рек­визиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную табли­цу (матрицу);

· комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы докумен­тов делятся на:

• типовые - предназначенные для регистрации однородных, распростра­ненных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров - № КО-1, № КО-2, кассовой книги - № КО-4 и др.);

• специализированные - для регистрации узкоспециализированных опе­раций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).

Классификация документов

Классификация бухгалтерских документов - группировка по определен­ным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и пра­вильного использования. Такими признаками являются: назначение, по­рядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить на распоряди­тельные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетно­го) оформления и комбинированные.

Распорядительные - это документы, которые содержат приказ, распоря­жение на совершение определенных хозяйственных операций. Они раз­решают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:

приказы;

доверенности;

накладные на работу;

чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;

платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в сис­темном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в докумен­тах операций.

Оправдательные {исполнительные) документы отражают факт соверше­ния операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, ос­нованием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетель­ствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) налич­ных денег из кассы предприятия;

приходная (расходная) накладная - накладная на получение (отпуск) товара;

акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

· накопительные ведомости;

· ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

· ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

· расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

· калькуляции фактической себестоимости продукции;

· разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различные справ­ки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действи­тельное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом. Комбиниро­ванные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материа­лов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распо­ряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение это­го вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, сокращает количество документов и расхо­ды на изготовление бланков.

2 По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первона­чальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

· о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

· об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

· о начислении заработной платы работникам за выработанную продук­цию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

· о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономи­ческому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. - в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров по­зволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на дру­гом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгал­терской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журна­лах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, получен­ных при использовании вычислительной техники, а также на магнит­ных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соот­ветствующим счетам бухгалтерского учета.

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на матери­альные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и пред­метов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К материальным документам относятся:

· акты приема-передачи и списания основных средств;

· документы на оприходование и списание материальных ценностей;

· перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей;

· счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их по­мощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, кви­танции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облига­ции, сберегательные сертификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся:

· платежные поручения и платежные требования;

· расчетные чеки;

· расчетно-платежные ведомости;

· авансовые отчеты.

2. По способу отражения хозяйственных операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных тре­бований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете -приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные опе­рации, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

3. По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной орга­низации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся:

· накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценно­стей;

· расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;

· товарные отчеты;

· авансовые отчеты подотчетных лиц.

Внешние документы поступают от других организаций или направляют­ся из данной организации в другие организации:

· товарно-транспортные накладные;

· счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары;

· доверенности;

· платежные поручения.

4. По порядку заполнения документы можно классифицировать на состав­ляемые вручную и - при помощи вычислительной техники.

Документы, составляемые ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автома­тически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Документооборот

Документооборот - движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от дру­гих предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинфор­мировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие реше­ния. Документооборот - процесс последовательного выполнения опера­ций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер пред­приятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

2. Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия

(управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалте­рию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

1. на первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сум­ма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

2. второй этап - производится формальная проверка документа на соблю­дение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов, проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совер­шении операции и оформлении документов;

3. третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются груп­пировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, груп­пируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки докумен­тов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Цель группировки заключается в подготов­ке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение пер­вичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимост­ных показателей.

Таксировка - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе ука­зан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость еди­ницы данного времени.

Контировка - бухгалтерская запись в первичном документе, то есть про­ставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной опе­рации, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

3. Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом

· разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

· составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и
иных работников организации, имеющих отношение к учету;

· составляется график документооборота в организации;

· создаются технологии обработки учетной информации;

· разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения доку­ментов;

· проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и под­готовка дел к длительному хранению.