Отслеживание фактических трудозатрат по ресурсам

 

Может возникнуть необходимость отслеживать количество трудозатрат каждого ресурса, задействованного в проекте (по каждой из задач или по всему проекту). После этого можно сравнить запланированное и фактическое количество трудозатрат. Это поможет отслеживать производительность ресурсов и планировать трудозатраты для будущих проектов.

 

Ввод итоговых фактических трудозатрат ресурса

 

Если задачи планируются исходя из доступности ресурсов, можно обновлять фактические трудозатраты, выполненные по задаче. Этот способ позволяет отслеживать не только ход всей задачи, но и трудозатраты каждого из ресурсов. При обновлении фактических трудозатрат, выполненных ресурсом по задаче, оставшиеся трудозатраты рассчитываются в Microsoft Project автоматически путем вычитания фактических трудозатрат из общих трудозатрат, запланированных для ресурса.

1. В главном меню на вкладке Вид выберите команду Использование задач.

2. В главном меню на вкладке Вид выберите команды Таблица и Трудозатраты.

3. Для задачи Получение разрешений на строительство в поле Фактические введите значение фактических трудозатрат, выполненных всеми ресурсами (введите такое же значение, какое указано в поле Базовые). Эти трудозатраты распределяются между ресурсами на основании графика, составленного для задачи.

 

Обновление фактических трудозатрат ресурса за временной диапазон

 

С помощью повременных полей в представлении Использование ресурсов можно отслеживать фактические трудозатраты за определенные интервалы времени, например, по дням или неделям. Этот способ позволяет регулярно обновлять подробные данные в проекте.

1. В главном меню на вкладке Вид выберите команду Использование ресурсов.

2. В главном меню на вкладке Вид выберите команды Таблица и Трудозатраты.

3. В главном меню на вкладке Формат выберите команды Подробности и Фактические трудозатраты.

4. В поле Фактические трудозатраты для ресурсов Руководство проектом генерального подрядчика и Отдел снабжения генерального подрядчика введите фактические значения трудозатрат, которые меньше плановых в два раза.

 

6.13. Просмотр отклонений плановых трудозатрат от фактических

 

Если задачи планируются исходя из доступности ресурсов и выполняется отслеживание фактических трудозатрат, можно анализировать количество общих трудозатрат ресурса, просматривая отклонения трудозатрат в базовом плане от фактических трудозатрат.

1. В главном меню на вкладке Вид выберите команду Использование ресурсов.

2. В главном меню на вкладке Вид выберите команды Таблица и Трудозатраты.

3. Сравните значения в полях Базовые и Фактические для каждого ресурса.

 

Сравнение фактических затрат с бюджетом

 

Может возникнуть необходимость отследить превышение затрат на определенной стадии проекта или выяснить величину затрат на конкретный ресурс в определенный день. Возможно, потребуется увидеть общее значение начисленных затрат.

Отслеживание затрат по проекту помогает определить, какие изменения необходимо внести, чтобы завершить проект вовремя и в рамках бюджета. Оно может пригодиться и при планировании бюджета для будущих проектов.

 

Просмотр общих затрат проекта

 

Для анализа использования бюджета просмотрите текущие, базовые, фактические и оставшиеся затраты проекта. Данные затраты обновляются каждый раз при пересчете проекта в Microsoft Project.

1. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте.

2. Нажмите кнопку Статистика.

3. Текущие, базовые, фактические и оставшиеся затраты отображаются в столбце Затраты.

 

Визуализация отклонений

 

После сохранения нового базового плана необходимо разработать систему графических индикаторов, которые будут сигнализировать об исполнении проекта, например индикаторы «Отклонения по стоимости», «Отклонения окончания» и «Отклонения по трудозатратам», рисунок 6.6.

Рис. 6.6. Отклонения проекта

 

Для начала создадим представление, в котором будут отображаться следующие колонки: - Название, % завершения, Длительность1, Число5 и Затраты2.

На закладке «Проект», в области «Свойства» нажимаем на пиктограмме

«Настраиваемые поля», или щелкаем правой кнопкой мыши на названии колонки и в выпавшем меню выбираем пункт «Настраиваемые поля».

В окне «Настраиваемые поля», выбираем поле «Задача», тип «Длительность».

«Длительность1» переименовываем в «Сигнал отклонения».

Для того чтобы данное поле «Длительность1» приравнять полю «Отклонения окончания», необходимо нажать «Поле – Дата - Отклонения окончания», рисунок 6.7.

 

 

Рис. 6.7. Настройка полей

 

Выбираем «Графические индикаторы» для определения диапазона отклонения, рисунок 6.8.

 

 

Рис. 6.8. Сигнал «Отклонение окончания»

 

 

В условиях для индикаторов выбираем условия для несуммарных строк, и задаем условия для проверки поля, значения и рисунок.

 

В случае, если заданные условия для суммарных задач и суммарной задачи проекта должны быть такими же как для несуммарных строк, то нужно выбрать данные два условия и поставить две галочки о наследовании.

В случае же, если условия для суммарных задач и/или суммарной задачи проекта отличаются, то нужно выбрать то, или иное условие и задать свои собственные условия реагирования.

Поле «Число5» переименовываем в поле «Сигнал по трудочасам», и задаем интервалы для графических индикаторов аналогичные интервалу для сигнала отклонения по окончанию.

Далее, выбираем тип «Затраты» и поле «Затраты2» переименовываем в «Сигнал стоимости», которое по формуле приравниваем стандартному полю «Отклонение по стоимости», рисунок 6.9.

 

 

Рис. 6.9. Формула для расчета отклонения стоимости

 

Выбираем «Графические индикаторы» для определения диапазона отклонения, рисунок 6.10, (диапазон значений должен быть в компании утвержден).

 

 

Рис.6.10. Сигнал «Отклонение по стоимости»

 

Результат настройки использования сигналов представлены на рисуноке 6.11.

 

 

Рис. 6.11. Настроенные сигналы в проекте

 

 

Контрольные вопросы и задания

 

1. Для чего используется базовый план?

2. Продемонстрируйте, как сохранить базовый план проекта под именем «Базовый план». Какие изменения произойдут на «Диаграмме Ганта с отслеживанием» в результате этого действия? Для выполнения последующих заданий закройте проект без сохранения изменений, а затем откройте его снова.

3. Продемонстрируйте, как изменить значение оставшейся длительности для задачи Подготовка и предоставление графика затрат.

4. Продемонстрируйте, как указать дату фактического начала задачи Подготовка и предоставление графика затрат.

5. Продемонстрируйте, как указать, что задача Предоставление рабочих чертежей и заказ позиций – металлоконструкции была начата и закончена в соответствии с календарным планом.

6. Продемонстрируйте, как указать, что задача Детализация, изготовление и доставка металлоконструкций выполнена на 25 %?

7. Как на диаграмме Ганта обозначается процент завершения задачи?

8. Как на диаграмме Ганта указывается, что задача выполнена на 100 %?

9. Введите фактические значения трудозатрат, совпадающие с плановыми, за 5 первых недель выполнения задачи Детализация, изготовление и доставка металлоконструкций.

10. Сравните значения базовых и фактических трудозатрат для задачи Предоставление гарантийных и страховых документов. В чем причина отклонения между ними?

11. Продемонстрируйте, как в представлении «Диаграмма Ганта с отслеживанием» обозначены сохраненные в базовом плане, текущие запланированные и фактически выполненные задачи.

12. Продемонстрируйте, как для задачи Предоставление предварительных рабочих чертежей указать фактические трудозатраты, выполненные каждым из ресурсов в отдельности.

13. Почему может возникнуть необходимость отключения автоматического обновления фактических затрат? Продемонстрируйте, как выполнить такое отключение.

14. Продемонстрируйте, как указать фактические затраты для ресурса Общее руководство генерального подрядчика при выполнении им задачи Предоставление гарантийных и страховых документов.

15. Продемонстрируйте, как сравнить базовые и фактические затраты для ресурса при выполнении какой-либо задачи.

16. Продемонстрируйте, как отобразить текущие, базовые, фактические и оставшиеся затраты проекта.

 

Примечание: В целях предотвращения потери данных при ответе на контрольные вопросы создайте новый файл проекта и не сохраняйте изменения в файле Office_building.mpp.