Отслеживание фактического хода выполнения задач

Введение

 

При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта:

1. Время. Время на выполнение проекта, которое отражено в календарном плане проекта.

2. Деньги. Бюджет проекта, основанный на затратах на ресурсы, т. е. персонал, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач.

3. Область охвата. Цели и задачи проекта, а также трудозатраты, необходимые для их выполнения.

Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане.

Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.

В ходе данной практической работы Вы освоите способы отслеживания и управления ходом выполнения проекта.

 

6.1. Сохранение базового плана

 

После завершения начального процесса создания календарного плана (ввод задач, задание зависимостей, назначение ресурсов и возможных затрат, проверка и изменение календарного плана) и до начала его отслеживания может потребоваться сохранить базовый план. Имеется возможность сохранить до 11 базовых планов в плане проекта. Базовые планы сохраняются с именами «Базовый план», «Базовый план 1», …, «Базовый план 10». Сравнивая сведения в базовом плане с последней версией календарного плана, можно определить и устранить отклонения. При добавлении задач в проект или изменении других сведений можно обновить базовый план. Если в процессе выполнения необходимо внести коррективы в базовый план, Microsoft Project позволяет сохранить новую версию базового плана и в дальнейшем сравнивать с ней ход работ.

При сохранении базового плана текущие значения переписываются в колонки для хранения базовой информации, которые приведены в Таблице 6.1.

Помимо базового плана, Microsoft Project позволяет сохранять и работать с рабочими (промежуточными) планами. В рабочем плане можно сохранять только даты начала и окончания задач. Рабочий план можно сохранять и использовать для отслеживания, как дополнение к базовому плану.

 

Таблица 6.1. Информация, сохраняемая в базовом плане

 

Тип данных	Поле	Поле базового плана
Задача	Длительность	Базовая длительность
Задача	Начало	Базовое начало
Задача	Окончание	Базовое окончание
Задача	Трудозатраты	Базовые трудозатраты
Задача	Стоимость	Базовая стоимость
Ресурс	Трудозатраты	Базовые трудозатраты
Ресурс	Стоимость	Базовая стоимость
Ресурс	Бюджетные трудозатраты	Базовые бюджетные трудозатраты
Затраты	Фиксированные затраты	Базовые фиксированные затраты
Затраты	Начисление фиксированных	Базовое начисление фиксированных
Затраты	Бюджетные затраты	Базовые бюджетные затраты
Поставки	Начало поставки	Базовое начало поставки
Поставки	Окончание поставки	Базовое окончание поставки

 

1. Откройте проект Office_building.mpp, созданный в результате выполнения практической работы № 5. В нем не должно быть ресурсов с превышением доступности (убедитесь в этом или устраните существующие ресурсы с превышением доступности).

2. В главном меню на вкладке Проект выберите команду Базовый план , а затем – команду Задать базовый план (рис. 6.1.).

3. Установите переключатель Для: в положение всего проекта.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. На этой диаграмме задачи, соответствующие базовому плану, отображаются в виде прямоугольников с черной штриховкой.

По ходу выполнения проекта можно сохранять промежуточные и базовые планы (№ 1-10) только для выбранных задач.

 

Можно сохранять базовые планы поверх существующих. Но если по каким-то причинам необходимо удалить (очистить) сохраненный базовый план, то на вкладке Проект в группе Планирование надо выбрать Задать базовый план > Очистка базового плана… (см. рис. 6.1.).

В открывшемся Очистка базового плана выбрать нужный базовый или промежуточный план, для всего проекта или для выбранных задач и нажать ОК.

 

 

 

Рис. 6.1. Задание и очистка базового плана

 

 

Визуализация отклонений

 

После сохранения нового базового плана необходимо разработать систему графических индикаторов, которые будут сигнализировать об исполнении проекта, например индикаторы «Отклонения по стоимости», «Отклонения окончания» и «Отклонения по трудозатратам», рисунок 6.6.

Рис. 6.6. Отклонения проекта

 

Для начала создадим представление, в котором будут отображаться следующие колонки: - Название, % завершения, Длительность1, Число5 и Затраты2.

На закладке «Проект», в области «Свойства» нажимаем на пиктограмме

«Настраиваемые поля», или щелкаем правой кнопкой мыши на названии колонки и в выпавшем меню выбираем пункт «Настраиваемые поля».

В окне «Настраиваемые поля», выбираем поле «Задача», тип «Длительность».

«Длительность1» переименовываем в «Сигнал отклонения».

Для того чтобы данное поле «Длительность1» приравнять полю «Отклонения окончания», необходимо нажать «Поле – Дата - Отклонения окончания», рисунок 6.7.

 

 

Рис. 6.7. Настройка полей

 

Выбираем «Графические индикаторы» для определения диапазона отклонения, рисунок 6.8.

 

 

Рис. 6.8. Сигнал «Отклонение окончания»

 

 

В условиях для индикаторов выбираем условия для несуммарных строк, и задаем условия для проверки поля, значения и рисунок.

 

В случае, если заданные условия для суммарных задач и суммарной задачи проекта должны быть такими же как для несуммарных строк, то нужно выбрать данные два условия и поставить две галочки о наследовании.

В случае же, если условия для суммарных задач и/или суммарной задачи проекта отличаются, то нужно выбрать то, или иное условие и задать свои собственные условия реагирования.

Поле «Число5» переименовываем в поле «Сигнал по трудочасам», и задаем интервалы для графических индикаторов аналогичные интервалу для сигнала отклонения по окончанию.

Далее, выбираем тип «Затраты» и поле «Затраты2» переименовываем в «Сигнал стоимости», которое по формуле приравниваем стандартному полю «Отклонение по стоимости», рисунок 6.9.

 

 

Рис. 6.9. Формула для расчета отклонения стоимости

 

Выбираем «Графические индикаторы» для определения диапазона отклонения, рисунок 6.10, (диапазон значений должен быть в компании утвержден).

 

 

Рис.6.10. Сигнал «Отклонение по стоимости»

 

Результат настройки использования сигналов представлены на рисуноке 6.11.

 

 

Рис. 6.11. Настроенные сигналы в проекте

 

 

Контрольные вопросы и задания

 

1. Для чего используется базовый план?

2. Продемонстрируйте, как сохранить базовый план проекта под именем «Базовый план». Какие изменения произойдут на «Диаграмме Ганта с отслеживанием» в результате этого действия? Для выполнения последующих заданий закройте проект без сохранения изменений, а затем откройте его снова.

3. Продемонстрируйте, как изменить значение оставшейся длительности для задачи Подготовка и предоставление графика затрат.

4. Продемонстрируйте, как указать дату фактического начала задачи Подготовка и предоставление графика затрат.

5. Продемонстрируйте, как указать, что задача Предоставление рабочих чертежей и заказ позиций – металлоконструкции была начата и закончена в соответствии с календарным планом.

6. Продемонстрируйте, как указать, что задача Детализация, изготовление и доставка металлоконструкций выполнена на 25 %?

7. Как на диаграмме Ганта обозначается процент завершения задачи?

8. Как на диаграмме Ганта указывается, что задача выполнена на 100 %?

9. Введите фактические значения трудозатрат, совпадающие с плановыми, за 5 первых недель выполнения задачи Детализация, изготовление и доставка металлоконструкций.

10. Сравните значения базовых и фактических трудозатрат для задачи Предоставление гарантийных и страховых документов. В чем причина отклонения между ними?

11. Продемонстрируйте, как в представлении «Диаграмма Ганта с отслеживанием» обозначены сохраненные в базовом плане, текущие запланированные и фактически выполненные задачи.

12. Продемонстрируйте, как для задачи Предоставление предварительных рабочих чертежей указать фактические трудозатраты, выполненные каждым из ресурсов в отдельности.

13. Почему может возникнуть необходимость отключения автоматического обновления фактических затрат? Продемонстрируйте, как выполнить такое отключение.

14. Продемонстрируйте, как указать фактические затраты для ресурса Общее руководство генерального подрядчика при выполнении им задачи Предоставление гарантийных и страховых документов.

15. Продемонстрируйте, как сравнить базовые и фактические затраты для ресурса при выполнении какой-либо задачи.

16. Продемонстрируйте, как отобразить текущие, базовые, фактические и оставшиеся затраты проекта.

 

Примечание: В целях предотвращения потери данных при ответе на контрольные вопросы создайте новый файл проекта и не сохраняйте изменения в файле Office_building.mpp.

 

Введение

 

При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта:

1. Время. Время на выполнение проекта, которое отражено в календарном плане проекта.

2. Деньги. Бюджет проекта, основанный на затратах на ресурсы, т. е. персонал, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач.

3. Область охвата. Цели и задачи проекта, а также трудозатраты, необходимые для их выполнения.

Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане.

Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.

В ходе данной практической работы Вы освоите способы отслеживания и управления ходом выполнения проекта.

 

6.1. Сохранение базового плана

 

После завершения начального процесса создания календарного плана (ввод задач, задание зависимостей, назначение ресурсов и возможных затрат, проверка и изменение календарного плана) и до начала его отслеживания может потребоваться сохранить базовый план. Имеется возможность сохранить до 11 базовых планов в плане проекта. Базовые планы сохраняются с именами «Базовый план», «Базовый план 1», …, «Базовый план 10». Сравнивая сведения в базовом плане с последней версией календарного плана, можно определить и устранить отклонения. При добавлении задач в проект или изменении других сведений можно обновить базовый план. Если в процессе выполнения необходимо внести коррективы в базовый план, Microsoft Project позволяет сохранить новую версию базового плана и в дальнейшем сравнивать с ней ход работ.

При сохранении базового плана текущие значения переписываются в колонки для хранения базовой информации, которые приведены в Таблице 6.1.

Помимо базового плана, Microsoft Project позволяет сохранять и работать с рабочими (промежуточными) планами. В рабочем плане можно сохранять только даты начала и окончания задач. Рабочий план можно сохранять и использовать для отслеживания, как дополнение к базовому плану.

 

Таблица 6.1. Информация, сохраняемая в базовом плане

 

Тип данных	Поле	Поле базового плана
Задача	Длительность	Базовая длительность
Задача	Начало	Базовое начало
Задача	Окончание	Базовое окончание
Задача	Трудозатраты	Базовые трудозатраты
Задача	Стоимость	Базовая стоимость
Ресурс	Трудозатраты	Базовые трудозатраты
Ресурс	Стоимость	Базовая стоимость
Ресурс	Бюджетные трудозатраты	Базовые бюджетные трудозатраты
Затраты	Фиксированные затраты	Базовые фиксированные затраты
Затраты	Начисление фиксированных	Базовое начисление фиксированных
Затраты	Бюджетные затраты	Базовые бюджетные затраты
Поставки	Начало поставки	Базовое начало поставки
Поставки	Окончание поставки	Базовое окончание поставки

 

1. Откройте проект Office_building.mpp, созданный в результате выполнения практической работы № 5. В нем не должно быть ресурсов с превышением доступности (убедитесь в этом или устраните существующие ресурсы с превышением доступности).

2. В главном меню на вкладке Проект выберите команду Базовый план , а затем – команду Задать базовый план (рис. 6.1.).

3. Установите переключатель Для: в положение всего проекта.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. В меню Вид выберите представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. На этой диаграмме задачи, соответствующие базовому плану, отображаются в виде прямоугольников с черной штриховкой.

По ходу выполнения проекта можно сохранять промежуточные и базовые планы (№ 1-10) только для выбранных задач.

 

Можно сохранять базовые планы поверх существующих. Но если по каким-то причинам необходимо удалить (очистить) сохраненный базовый план, то на вкладке Проект в группе Планирование надо выбрать Задать базовый план > Очистка базового плана… (см. рис. 6.1.).

В открывшемся Очистка базового плана выбрать нужный базовый или промежуточный план, для всего проекта или для выбранных задач и нажать ОК.

 

 

 

Рис. 6.1. Задание и очистка базового плана

 

 

Отслеживание фактического хода выполнения задач

 

После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач и фактические трудозатраты.

Управление выполнением проекта включает следующие процессы:

1. Ввод данных и анализ отклонений:

a. Подготовка проекта к отслеживанию

b. Ввод фактических данных

c. Обнаружение отклонений от базового плана

d. Получение сводных отчетов

2. Контроль трудозатрат и управление сроками

a. Контроль объема выполненных работ

b. Средства анализа затрат

c. Ликвидация отклонений от графика и превышения сметы

d. Завершение выполнения проекта

3. Разделение ресурсов среди нескольких проектов

a. Одновременная работа с несколькими проектами

b. Связывание задач различных проектов

c. Пул ресурсов и разделение ресурсов между проектами

4. Средства поддержки групповой работы

a. Обмен информацией в проекте

b. Отправка и получение сообщений

c. Распределение задач в рабочей группе

d. Управление состоянием проекта

e. Настройка правил рассылки сообщений

Отслеживание проекта – ввод фактических данных и ликвидация отклонений от базового плана - можно осуществлять разными способами. Удобнее всего это делать в представлении Диаграмма Ганта с таблицей Отслеживание, в Обновление задач, в Обновление проекта и с помощью команд на вкладке Задачи в группе Планирование (Пометить по графику => Обновить задачи (рис. 6.3)).

 

 

Рис. 6.2. Обновление задач

 

Для того чтобы обновить ход проекта или задач надо ввести (см. рис. 6.3.):

- Фактическое начало, если оно отличается от запланированного;

- % завершения и если задача не окончена, а требуется времени больше, чем планировалось, ввести «Оставшуюся длительность»;

- Дату фактического окончания, если она отличается от запланированной.

 

 

Рис. 6.3. Ввод фактических данных в Обновление задач

 

После актуализации плана проекта, т.е. сохранения базового плана и ввода фактических данных, становятся доступными для анализа поля:

- Отклонение длительности (рассчитывается как Длительность – (минус) Базовая длительность);

- Отклонение начала (рассчитывается как Начало - (минус) Базовое начало);

- Отклонение окончания (рассчитывается как Окончание - (минус) Базовое окончание);

- Отклонение по стоимости (рассчитывается как Затраты - (минус) Базовые затраты);

- Отклонение по трудозатратам (как Трудозатраты - (минус) Базовые трудозатраты).

Увидеть отклонения по началу и окончанию можно в представлении Диаграмма Ганта с отслеживанием с таблицей Отклонение (вкладка Вид= > Таблицы = > Отклонение (см. рис. 6.4)).

 

 

Рис. 6.4. Диаграмма Ганта с отслеживанием с отклонениями по началу и окончанию

 

Отклонения по трудозатратам можно увидеть в представлении Диаграмма

Ганта с отслеживанием и таблицей Трудозатраты, а отклонения по стоимости – с таблицей Затраты.

С помощью настраиваемых полей можно визуализировать отклонения. Для этого после сохранения нового базового плана необходимо разработать систему графических индикаторов, которые будут сигнализировать об исполнении проекта, например индикаторы «Отклонения по стоимости», «Отклонения окончания» и «Отклонения по трудозатратам».