Засоби зберігання і транспортування документів.

 

В процесі діяльності організацій і компаній накопичується велика кількість документів, які необхідно зберігати, обробляти і передавати партнерам по бізнесу або державним органам. Частина документів потрібна для короткочасного використання, а частина зберігається упродовж усього терміну існування компанії, і може знадобитися у будь-який момент. Тому грамотна організація зберігання може заощадити місце і час роботи з паперами.

 

 

Рис. 2.1. Різновиди засобів зберігання та транспортування документів.

 

Процес зберігання документів є важливим технологічним процесом в роботі сховищ. Вибір типу і кількості засобів зберігання залежить від особливостей документів, прийнятої системи зберігання, будівельних характеристик будівлі.

Основними вимогами до системи зберігання документів є:

* зручність і простота організації, поповнення і заміни документів;

* зручність і простота пошуку документів;

* мінімальний розмір займаної площі;

* невисока вартість.

Скоротити витрати часу на пошук допомагають звичайні картотеки (плоскі, навісні, обертальні) у поєднанні з устаткуванням для пошуку карт (селектори, барабани), механізовані картотеки, автономні запам’ятовуючі пристрої та інформаційно-пошукові системи на базі комп’ютерної техніки.

Для зберігання документів часто використовують папки, файли та портфелі, які на даний момент мають дуже великий асортимент. Наприклад, існують наступні види папок (рис.2.2.): папка-куточок, портфелі, планшети, папки – конверти, папки на блискавці, папки з вкладишами, папки з притисками і швидкозшивачем, папки пластикові архівні, папки на гумках, папки на кільцях, папки для паперів, папки для архівації, роздільники, реєстратори, швидкозшивачі та файли.

Рис. 2.2. Різновиди папок.

 

Рис. 2.3. Шафа для зберігання документів.

Оскільки будь-який офіс припускає роботу з численними паперами, наявність шафи буде кращим рішенням для їх зберігання. Купи документів і ділових паперів не лежатимуть перед очима клієнтів, наявність численних полиць підвищить ергономіку розташування документів, що допоможе співробітникам швидко знайти потрібний документ. Основними вимогами до таких шаф є: зручність (папери мають бути легко доступні), безпека (архіви не повинно бути пошкоджені) і надійність (комерційні таємниці і конфіденційна інформація мають бути захищені від несанкціонованого доступу).

Шафи для документів можуть бути односекційними або двосекційними. У двосекційних шафах кожна з дверних стулок обладнана окремим замком. При необхідності в шафу можна вбудувати внутрішній відсік, який закривається на замок. Проте найбільш цінні і конфіденційні документи краще зберігати в повноцінному сейфі.

Використання сейфів для зберігання різного роду документів дозволить запобігти їх викраденню, несанкціонованому доступу і навіть захистити від пожару.

Сейф (від англ. safe, буквально - безпечний, надійний) міцна металева, часто не згораєма шафа для зберігання документів та матеріальних цінностей. За функціональністю та конструкцією сейфи поділяються на: вогнестійкі, взламостійкі і вогневзломостійкі. Також існують наступні групи:

û вбудовані та меблеві;

û data - сейфи (сейфи для зберігання магнітних носіїв);

û депозитні модулі (сейфи і вічка);

û переносні бокси (кеш - бокси);

û ключниці, сейфи для ключів;

û автомобільні;

а також більш вузькоспеціалізовані: готельні (різновид меблевих); тайники (різновид вбудованих); збройові сейфи і шафи; елітні сейфи (наприклад, дизайнерські сейфи, сейфи в дереві).

Рис. 2.4. Різновиди сейфів.

При необхідності і достатньому розміру офісу, організовують картотеки. Картотека – це впорядковане зібрання даних, як правило на картках малого формату і являє собою каталог. Кожна картка є інформаційною одиницею і надає відомості про об'єкт з метою полегшення пошуку цього об'єкту по певних ознаках. Впорядкування здійснюється обов'язково по логічних критеріях, за абеткою, даті і так далі.

Рис. 2.5. Предметна картотека бібліотеки та металева картотека для документів формату А5.

 

Розроблено і застосовується велике число конструкцій різних картотек: плоских, вертикальних, обертальних та ін. Для полегшення пошуку карток в масиві застосовуються роздільники (індикатори) з чітко видимими класифікаційними ознаками підмасивів. Розглянемо детальніше деякі з картотек.

Плоскі картотеки – картки розташовуються так, щоб один з країв наступної картки виступав з-під всіх попередніх і можна було б бачити ідентифікатор кожної картки. Плоскі картотеки часто називають також ступінчастими.

Вертикальні картотеки є ящиками з вертикально розташованими в них картками. Картки можуть розміщуватися вільно або закріплюватися горизонтальним стержнем, який проходить через пробиті в них отвори. Перевага вертикальних картотек: простота, дешевизна, велика місткість; недолік – відносна трудність пошуку карт.

Обертальні картотеки – це барабани, які обертаються довкола вертикальної (рідше горизонтальною) осі, в секціях яких розташовані картки або теки з поміщеними в них документами.

Елеваторні картотеки є пристроєм, в якому організована автоматизована подача лотків з картками або іншими документами на робоче місце. Подача лотків здійснюється відповідно до адреси робочого місця, що набирається на пульті управління.

Картотеки з перфокартами на картках з краєвою перфорацією дозволяють здійснювати легкий механізований пошук. Пошук карток з потрібною інформацією здійснюється стержнем, який протикає через отвори, відповідні пошуковому коду, вирівняної колоди карток і струшує цю колоду. При струшуванні потрібні перфокарти випадають.

Картотека мікрофільмів містить мікрофотокопії документів. Основне призначення мікрофільмування: створити ємкі сховища документів із скороченням необхідної для зберігання площі в десятки разів; полегшити процедури пошуку документів; забезпечити простий і оперативний процес копіювання і розмноження документів. Із всіх використовуваних на практиці систем зберігання документів ця система має найбільшу ємкість і найменшу вартість зберігання одиниці інформації.

Для транспортування документів між службовими приміщеннями фірми може здійснюватися за допомогою візків, конвеєрів, ліфтів, пневмопошти і т.д.

Візки універсальний, але не завжди зручний засіб транспортування. В умовах регулярного переміщення великих об'ємів документації, книг, журналів і тому подібного використовуються автоматизовані транспортні засоби: конвеєри, ліфти, пневмопошта. Найчастіше використовуються тросові і стрічкові конвеєри.

Залежно від напряму переміщення об'єктів конвеєри поділяють на: горизонтальні, вертикальні, похилі.

Залежно від виконуваних функцій: транспортування і складальні.

Залежно від розміщення самого конвеєра або деталей: підлогові і підвісні.

Залежно від тягового органу: стрічкові, ланцюгові, канатні та без тягового органу: гравітаційні, інерційні, гвинтові.

Грейдерні транспортери (тросові конвеєри) найбільш прості: вантаж кріпляться до троса кліпсовими затискачами або поміщаються в спеціальні патрони, закріплені на тросі.

Стрічкові транспортери можуть досягати великої протяжності (до 500 м), мають швидкість руху до 1 м/с, найбільший підйом 20°. Такі конвеєри здатні здійснювати переміщення документів по всіх напрямах в горизонтальній і похилій площині, з автоматичним виконанням складного маршруту. Заслуговують на увагу стрічкові конвеєри з програматором, який автоматично скидає кишені в місці призначення.

Ліфтові транспортери (або підйомники) застосовуються для вертикального переміщення документів. За принципом дії вони можуть бути дискретні і безперервні. Якщо ліфти мають безперервне переміщення, тоді на їх платформах використовуються програмовані пристрої автоматичного вивантаження і захвату вантажу.

На промислових підприємствах із складним виробництвом, багаточисельними структурними підрозділами і виробничими цехами варто впроваджувати пневматичну пошту.

Пневматична пошта – система переміщення вантажів під дією стислого або, навпаки, розрідженого повітря. Закриті капсули переміщаються системою трубопроводів, переносячи усередині неважкі вантажі, документи.

Основними елементами установок пневматичної пошти є: трубопроводи, транспортні контейнери, приймально – відправні пристрої і повітродуви. Транспортні контейнери – є патронами або капсулами, в які поміщаються певні предмети. За допомогою прйимально – відправного пристрою капсули закладаються в трубопровід і під дією тиску рухаються до пункту призначення. Пневматична пошта буває внутрішньою і зовнішню, яка зв'язує підприємства і установи у межах міста.

 

Система пневмопошти дозволяє:

Ø забезпечити надійність і безпеку пересилки платіжних документів (і, при необхідності, грошей);

Ø оптимізувати роботу співробітників за рахунок більш оперативної пересилки документів;

Ø забезпечити сучасний рівень і створити комфортні умови обслуговування клієнтів;

Ø поліпшити умови роботи персоналу.

 

Рис. 2.6. Термінал пневматичного трубопроводу та капсула для пересилання.

Питання для самоперевірки:

1. Опишіть відомі вам засоби, які використовуються для зберігання документів.

2. Охарактеризуйте засоби транспортування документів.

3. Яким вимогам повинні відповідати сучасні засоби зберігання документів?

4. Назвіть відомі вам види сейфів.

5. При яких умовах необхідне встановлення сейфів?

6. Охарактеризуйте поняття «картотека».

7. Які види картотек ви знаєте?

8. Опишіть принцип пошуку інформації в картотеці з перфокартами.

9. Яка основна мета впровадження картотеки мікрофільмів?

10. За якими ознаками класифікують транспортери?

11. Яка особливість застосування стрічкових транспортерів?

12. Опишіть принцип функціонування пневматичної пошти.