Создание элемента управления Список (Поле со списком)

 

1. На панели элементов управления нажмите кнопку Список .

2. Переведите указатель мыши в область нужного раздела формы.
Указатель мыши примет вид крестика со значком элемента управления Список.

Центр крестика определяет позицию верхнего левого угла элемента управления Список.

3. Нажмите левую кнопку мыши, и удерживая ее, перетащите указатель мыши в нижний правый угол списка. Число строк и количество символов текущего типа шрифта, которые может отобразить список, выводятся в строке состояния. При достижении элементом управления Список нужных размеров отпустите кнопку мыши. Появится первое окно Мастера.

4. Определите какие значения будет содержать список: значения из
таблицы или запроса, фиксированный набор значений. Дальнейший диалог зависит от сделанного вам и выбора.

5. Выполните все действия, предлагаемые Мастером.

 

Создание многотабличных форм для с вязанных таблиц

 

1. Выберите таблицы, связанные отношением "один-ко-многим".
2. В окне Базы данных перейдите на вкладку СозданиеФормы, и выберите Мастер форм в поле со списком укажите таблицу для главной формы.

3. В первом окне диалога Macтера форм в списке Доступные поля выберите те поля, которые вы хотите включить в главную форму. В этом же окне в поле со списком Таблицы/запросы выберите связанную таблицу или запрос, содержащий данные из связанной таблицы. В списке Доступные поля выберите поля, которые должны быть включены в подчиненную форму.

4. Вы полните все шаги, предлагаемые Мастером.

Подчиненная форма является элементом управления и может быть добавлена в главную форму с помощью Мастера подчиненных форм:

1. Откройте главную форму в режиме Конструктора

2. Измените размер Области данных так, чтобы можно было разместить подчиненную форму. Перетащите мышью в область данных формы элемент управления

3. Выполните все шаги, предлагаемые Мастером.

Если главная и подчиненная формы созданы ранее, то разместите рядом окно БД с раскрытой вкладкой Формы и главную форму, открытую в режиме Конструктора, перетащите мышью нужную форму в главную форму, связь между формами устанавливается автоматически.

 

 

Создание многотабличных форм для несвязанных таблиц

 

Связь форм осуществляется с помощью свойств Основные поля и
Подчиненные поля. Мастера форм автоматически заполняют эти свойства,
основываясь на связях между таблицами. Если связи не заданы, то связующим и полям и считаются поля в таблицах, которые имеют одинаковые имена и совместимые типы.

1. Открыть главную форму в режиме Конструктора.

2. Выбрать элемент управления Подчиненная форма и открыть окно Свойства для этого элемента.

3. В строку свойства Подчиненные поля ввести имя связующего поля из таблицы или запроса, на котором базируется подчиненная форма.

4. В строку свойства Основные поля ввести имя связующего поля из таблицы или запроса, на котором базируется главная форма.

Если вы не помните имена полей в базовых таблицах или запросах, воспользуйтесь Построителем для связывания полей. Нажмите кнопку справа от любого из описываемых свойств, на экране появится диалоговое окно. Выберите связующие поля. Связь может задаваться с помощью нескольких полей. Построитель может задать максимум два поля, недостающие поля можно задать непосредственно в строках свойств, разделив их точкой с запятой. Связующие поля не обязательно должны присутствовать в формах, они обязаны присутствовать в базовых таблицах и запросах.

 

Создание вычисляемых полей

 

Первый способ создания вычисляемого поля основан на том, что
форма строится на базе запроса, в который включают вычисляемые столбцы. В форме создается текстовое поле, у которого в качестве источника
данных указывается вычисляемый столбец запроса. Поле блокируется,
чтобы пользователь не мог изменить в нем данные. Данные вычисляются в
процессе выполнения запроса. Для блокировки поля в режиме Конструктора в окне Свойства вычисляемого поля на вкладке Данные в строке Блокировка введите ДА.

Во втором случае форма строится на базе таблицы. В ней создается текстовое поле, в котором в качестве источника данных указывается выражение, например, = [Цена за единицу]*Количество. При ссылке на поля в выражениях обязательно использование квадратных скобок, если название поля состоит более чем из одного слова. Ввод е выражения допускается прямо в элемент управление (поле), если оно короткое и длина поля это допускает. В противном случае выражение вводится в ячейку свойства Данные окна Свойства.

При этом можно воспользоваться построителем выражений (Приложение 2), если выражение не помещается в ячейке свойства, нужно нажать клавиши [Shift]+[F2] и открыть окно Область ввода (Zoom). При необходим ости следует задать формат поля при выводе на экран.

 

Лабораторная работа 7

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

 

Цель работы - получить практические навыки разработки различных типов отчетов.

 

Краткие сведения по среде разработки

 

Отчеты позволяют выбрать из БД требуемую информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных служат таблицы и запросы.

Все отчеты подразделяются на три категории: простая распечатка содержимого БД из, режимов таблицы или формы; детальные отчеты специальные отчеты, которые позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.

В Access отчеты можно построить с помощью средств автоматического создания отчетов (отчеты типов "в столбец", "ленточный"), Мастера отчетов и Конструктора отчетов. Основная работа с отчетом проходит в режиме Конструктора. Конструктор отчетов предоставляет такие же средства раз работки, что и Конструктор форм: панель инструментов, бланки свойств, список полей и панель элементов. Структуры отчетов и форм похожи. Отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, поэтому в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы.

В Access можно строить отчеты сложной структуры: отчеты, включающие подчиненные отчеты; отчеты, построенные на базе перекрестных запросов; отчеты, выводимые в виде нескольких колонок.

Подчиненные отчеты необходимо или предпочтительно использовать, когда:

- главный отчет представляет собой оболочку, в которую включаются
один или более подчиненных отчетов из несвязанных таблиц; в этом случае главный отчет вообще может быть несвязанным с таблицей или запросом и содержать только надписи и вычисляемые элементы;

- итоговые данные требуется представить в документе в виде отдельной таблицы наряду с детальным и данными;

- необходим о создать группы, которые содержат две и более подгруппы данных;

- требуется создать отчете двумя уровнями вложенности отчетов или (и) включить в главный отчет подчиненную форму.

 

Задание

 

1. Изучите самостоятельно средства автоматического создания отчетов и Мастер отчетов.

2. В режиме Конструктора отчетов постройте отчет в виде таблицы. В отчет должна входить информация по одной таблице или запросу. Предусмотрите группировку данных и подведение итогов по группе.

1. Создайте составной отчет, содержащий подчиненный отчет.