Современные офисные пакеты. Пакет MS Office.

Деятельность любой организации или даже одного человека, можно классифицировать по трем направлениям:

Ø Подготовка и оформление текстовой документации

Ø Составление и обработка таблиц и ведомостей

Ø Сбор и обработка данных.

Следует отметить, что зачастую в одной и той же организации выполняются все эти работы, где-то отдельно, где-то комплексно. А это значит, что все компоненты интегрированного пакета как раз и предназначены для осуществления офисной работы (Office – служба, должность).

Современные офисные пакеты, как правило, связаны с офисной деятельностью людей, которая включает:

· делопроизводство,

· управление и контроль,

· создание отчетов

· и работу с информацией – ввод, поиск, обновление, обмен между офисами.

F Офисная деятельность, ориентированная на использование компьютерных офисных пакетов, называется офисной технологией.

Современные офисные пакеты содержат:

q Текстовый процессор,

q Табличный процессор,

q СУБД,

q Органайзер (планировщик)

q Средства поддержки электронной почты

q Программы создания презентаций

q Графический редактор.

Компоненты интегрированных офисных систем могут работать самостоятельно, а благодаря унифицированному интерфейсу легко осваиваются.

Наиболее популярными являются следующие офисные пакеты:

1. Microsoft Office Professional (и другие версии)

2. Borland Office

3. Lotus SmartSuit

4. Microsoft Works (текстовый процессор, электронная таблица, СУБД)

5. "Русский офис" (Лексикон, система машинного перевода с русского на английский и наоборот, система ведения личных финансов, база нормативных документов).

В состав пакета Microsoft Office обязательно входят:

Ø MS WORD – текстовый процессор,

Ø MS EXCEL – табличный процессор,

Ø MS ACCESS – СУБД,

Ø POWER POINT – система для создания презентаций,

Ø Photo Editor – графический редактор,

Ø OUTLOOK – система для посылки (приема) сообщений, расписания встреч и т. д.

Отличительной особенностью интегрированного пакета Microsoft Office является:

1. Однотипный интерфейс - общие команды меню, стандартные пиктограммы одних и тех же функций, стандартная работа с диалоговыми окнами,

2. Общий сервис для программ (словарь, средства проверки правописания, построитель диаграмм),

3. Легкость обмена и ссылок на объекты (метод динамического обмена данными – DDE через буфер обмена, метод переноса объектов – "drag and drop", метод связывания и внедрения объектов - OLE (Object Linking and Embedding)).

4. Возможность создания документов, интегрирующих в себе данные, созданные разными программами пакета и даже отдельных приложений, например, мультимедиа-приложениями. Интеграция, т. е. связывание различного рода документов, созданных разными приложениями, осуществляется с помощью гиперссылок.

5. Возможность наглядного представления документа, который получиться в результате в виде твердой копии на принтере, так называемая технология WYSIWYG (What You See Is What You Get) - "Что Вы видите, то Вы и получаете".

6. Дополнительные возможности: для создания собственного интерфейса для офисных приложений используется универсальный язык Visual Basic for Applications (VBA — Visual Basic для приложений)

Контрольные вопросы:

1. Что понимается под офисной деятельностью?

2. Какие программы включаются в офисный пакет?

3. Какими свойствами обладает пакет MS Office?

4. Можно ли создавать интегрированные документы в рамках пакета MS Office?

6.5. Прикладные системы подготовки текстов

Системы подготовки текстов можно разделить на следующие:

Ø Редакторы текстов

Ø Редакторы документов

Ø Редакторы научных текстов

Ø Издательские системы.

Программное обеспечение для ввода, редактирования, хранения и печати текстов называется текстовым редактором или текстовым процессором.

Несмотря на то, что эти термины употребляют как синонимы, различие существует.

Редактор текста (Text Editor) – это программа для строчного ввода текста и редактирования достаточно простых текстов (служебных документов или программ). Эти редакторы обладают минимальными возможностями.

Текстовый процессор (Word Processor) служит для подготовки текстов достаточно сложной структуры. Диапазон возможностей текстового процессора значительно шире.

Как правило, текстовые редакторы создают тексты в ASCII-коде. Такие тексты имеют всего лишь два служебных символа: "конец строки" и "конец файла", в отличие от закодированных текстов, созданных процессорами.

Основные характеристики текстовых процессоров

1. Автоматический переход на другую строку, перенос слов.

2. Выравнивание текста.

3. Разбиение текста на страницы.

4. Изменение параметров страницы.

5. Проверка лексики.

6. Предварительный просмотр.

7. Включение иллюстраций и т. д.

Наиболее популярным и широко применяемым в различных областях является текстовый процессор MS Word из офисного пакета MS Office, поэтому в данном курсе будут рассмотрены основные понятия и функции MS Word.

Текстовый процессор MS Word

Основные понятия документа Word – это структурные элементы документа, стандарты и приемы работы с документом.

Среди структурных элементов можно выделить два основных — раздел и абзац.

Раздел — часть документа или весь документ, которая имеет общие параметры страницы, такие как размеры полей и бумаги, колонтитулы, ориентацию и нумерацию страниц.

Абзац — фрагмент текста между двумя нажатиями клавиши "Enter", которая имеет общие настройки, такие как, выравнивание, отступы, интервалы до и после абзаца, межстрочный интервал, первая строка с отступом (выступом или без) и т.д.

Структурно документ состоит из абзацев и разделов. По умолчанию документ состоит из одного раздела, но для того, чтобы изменить параметры страницы (колонтитулы, ориентацию и др.), необходимо сделать разрыв на новый раздел со следующей страницы и произвести необходимые установки.

По форме, как правило, любой объемный документ должен иметь Оглавление и Основной текст, который в свою очередь состоит из Заголовков и Обычного текста. Для того чтобы Заголовки попали в Оглавление, им должен быть задан заголовочный стиль.

Для унификации структуры и внешнего вида документа используются стандарты. Документ строится из определенных элементов и инструментов стандартизации документов – шаблонов, составной частью которых являются стили. Сам документ Word может быть собственным шаблоном.

Стиль – набор форматов (шрифт, размер, начертание, выравнивание и др.), который можно присвоить выбранному абзацу документа, фактически - это шрифт + абзац.

Каждый абзац внутри раздела может форматироваться по-разному. Применение Стиля облегчает изменение формата абзацев, т.к. изменения нужно произвести только в настройках Стиля. Изменение формата абзацев, к которым был применен этот Стиль, произойдет автоматически.

Шаблон – это файл-заготовка, содержащий образец типового документа и средства, характерные для документов данного типа (семейство стилей, текст, настройки вида параметров документа и т.д.).

Среди приемов работы следует выделить два понятия: форматирование и редактирование.

Под форматированием понимается преобразование внешнего вида текста и его расположение на странице.

Форматирование делится на основное и расширенное.

К операциям основного форматирования можно отнести, например, Шрифт, Абзац, Список, Колонки, Стиль и др.

К операциям расширенного форматирования относятся:

· форматирование разделов (настройка параметров страницы –размеров полей и бумаги, колонтитулов, ориентации и нумерации страниц),

· вставка таблиц, рисунков, символов, объектов, сносок, гиперссылок и т.д.

Введем определения тех элементов, которые могут быть на странице после проведения ряда операций расширенного форматирования.

Колонтитул – информация, повторяющаяся в верхней и нижней частях страницы.

Список – это перечисление каких-либо фактов, действий, заголовков и т.д., разделяющихся между собой цифрами (одно или многоуровневыми) или маркерами разного вида.

Сноска – пояснение какого-либо слова, расположенное в конце страницы или всего документа (с номером или маркером).

Закладка – маркер выделенного текста, графики и т.д., по которому можно произвести быстрый переход.

Гиперссылка – организация быстрого перехода внутри или вне документа.

Под редактированием понимаются изменение смысла текста, следовательно, ему соответствуют такие операции, как удаление или вставка текста, поиск и замена текста, копирование и перемещение фрагментов текста.

Специальная вставка служит для внедрения или вставки содержимого буфера обмена в документ или создания связи с другим файлом, обработка которого производится в другой программе.

Контекстный поиск и замена могут выполняться в "жестком" режиме (когда требуется полное соответствие слов) и "мягком" режиме (когда требуется приблизительное соответствие слов).

Со временем версии текстовых процессоров MS Word меняются, однако, изменяется в основном дизайн, основные понятия и идеология создания документа остается прежней

В последней версии MS Word 2007 все функции по основному форматированию и редактированию вынесены опцию меню «Главная» (см. рисунок 6.1).

Рисунок 6.1. Вид опции меню «Главная»

Это, конечно, упрощает работу в текстовом процессоре, но если пользователь не знаком с основными понятиями и технологией работы, то, ему трудно будет создавать долее сложные конструкции в документе, чем просто набор текста.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите системы подготовки текстов и их назначение.

2. Чем отличается текстовый редактор от текстового процессора?

3. Что такое абзац, и какими настройками он характеризуется?

4. Что такое раздел и как он соотносится с параметрами страницы?

5. Что такое стиль?

6. Какую подготовительную работу необходимо сделать, чтобы заголовки текста попали в оглавление?

7. Что понимается под форматированием текста?

8. Что понимается под редактированием текста?

9. Перечислите разновидности списков.

10. Что такое закладка и гиперссылка?

11. Если пользователь знаком с основными понятиями и технологией работы в текстовом процессоре, то переход от одной версии к другой будет для него сложным или нет?

Электронные таблицы

Электронная таблица (табличный процессор) - это компьютерная система, предназначенная для выполнения различного рода статистических, экономических, математических и др. вычислений с визуализацией результатов в виде графиков или диаграмм.

Появление ЭТ связано с многочисленными ошибками, допускаемыми при обработке больших массивов данных и последующими перерасчетами. Идея создания ЭТ принадлежит студенту Гарвардского университета Дэну Бриклину, который допустил ошибку (уже в который раз!), выполняя скучные экономические вычисления. Он предложил своему другу-программисту Бобу Франкстону создать программу, которая бы сама производила вычисления на основе исходных данных.

В 1979 г. появляется первая электронная таблица VisiCalc (Visible Calculator), с помощью которой можно быстро и точно произвести перерасчет. Первоначально ЭТ была выполнена для ПК фирмы Apple (благодаря чему именно в этот период фирма продала большое количество компьютеров), а затем для ПК других платформ.

В 1982 г. фирма Lotus создала ЭТ Lotus для ПК фирмы IBM. Далее появляется ЭТ SuperCalc и др. ЭТ под управлением ОС MS DOS, а затем эти версии переводятся под ОС Windows. Наибольшее распространение получила ЭТ MS Excel (1987г.).

Специфика ЭТ – наличие специальных средств для работы со структурированными, в первую очередь, статистическими данными.

Электронная таблица – это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различного типа: числа, тексты, даты, формулы.

Наиболее популярной и широко применяемой в различных областях является электронная таблица MS Excel из офисного пакета MS Office, поэтому в данном курсе будут рассмотрены основные понятия и функции MS Excel.

6.6.1. Электронная таблица MS Excel

Excel предлагает пользователю пустую рабочую книгу. Рабочая книга – это основной документ, используемый Excel для хранения и обработки данных. Каждая книга состоит из отдельных рабочих листов, каждый из которых имеет имя и может содержать данные.

Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы обозначают буквами A - Z далее AA - AZ, затем BA - BZ и т.д. Строки нумеруются слева от 1 - 65536.

Основной единицей хранения информации является ячейка, находящаяся на пересечении строки и столбца. Адрес ячейки (или ссылка на ячейку) формируется из номера (буквы) столбца и номера (числа) строки.

Ячейка является активной, если на ней щелкнуть курсором. В этот момент можно внести содержимое. Каждая ячейка таблицы может иметь свой формат, т. е. содержать различного рода информацию: текстовую, числовую, дату, денежную и т.д.