Программное обеспечение деятельности офиса

Не умаляя роли и достоинств операционных систем, утилит, стандартных программ, поставляемых в комплекте с операционной системой, программ, защищающих от вирусов, следует отметить, что деятельность современного офиса трудно себе представить без, так называемых, офисных программ. Что же это за программы? Это программы, обеспечивающие полноценную работу с текстовыми документами (т.е. имеющие значительно большие возможности, чем встроенный редактор WordPad), электронными таблицами, электронными базами данных, а также программы, позволяющие преобразовывать печатные документы в электронный вид, программы-переводчики и автоматизированные информационно-поисковые (справочно-поисковые) системы (такие, как «Гарант» и «КонсультантПлюс» для юриста) и многое другое. Наиболее известным пакетом офисных программ на сегодняшний день является Microsoft Offiсe и в частности его версии Office 2000 и ХР. При отсутствии на российском рынке полноценных офисных пакетов других фирм-производителей, само понятие «электронного офиса» в нашей стране полностью отождествляется именно с Microsoft Office. И это легко понять: Microsoft Office – действительно мощный и многофункциональный инструмент, умело пользуясь которым, можно серьезно облегчить себе рутинную работу по подготовке, хранению и обороту разнообразных офисных документов.

 

Стандартный выпуск Offiсe 2000 (Offiсe ХР) включает следующие программы.

Microsoft Word – многофункциональный текстовый редактор (который при случае может послужить для верстки текстов, изготовления WWW-страниц и прочего).

Microsoft Excel – программа для создания и обработки электронных таблиц.

Microsoft Access – программа для создания и администрирования баз данных.

Microsoft PowerPoint – программа для подготовки презентаций, включающих графические, текстовые, звуковые и даже видеоэлементы.

Microsoft Outlook – мощнейший офисный менеджер, сочетающий в себе программу электронной почты, программу для создания и отправки факсов, планировщик встреч и контактов, записную книжку и многое другое. Большинство достоинств Outlook проявляется только при работе с локальной сетью – для Интернет эта программа, мягко говоря, слабо приспособлена.

Microsoft Image Editor – простой (по сравнению с Adobe Photoshop) редактор изображений для простейших операций ввода в компьютер изображений со сканера и самой простой их обработки.

Microsoft Internet Explorer – программа для просмотра страниц Интернет.

 

Профессиональный выпуск – Помимо компонентов стандартной поставки содержит новые программы:

Microsoft Access 2000 – программу для создания и редактирования баз данных.

Microsoft Publisher 2000 – программу верстки и дизайна текстовых публикаций.

 

Расширенный выпуск – помимо компонентов профессионального выпуска, включает:

Microsoft FrontPage 2000 – программу для создания и дизайна страниц Интернет.

Microsoft PhotoDraw 2000 – графический редактор.

 

Office ХР в дополнение к вышеперечисленному обеспечивает поддержку голосового ввода информации. Однако русская версия Office ХР не обладает такой возможностью, так как нормальный, рабочий алгоритм распознавания русской речи пока что не разработан. В отличие от обратного процесса – последние версии Windows оснащены системой преобразования «текст-голос» Microsoft Agent, голосом с ярко выраженным акцентом способен озвучивать тексты, набранные в том же Microsoft Word.

Необходимо отметить, что существует некоторая альтернатива Microsoft Office «Русский офис», от фирмы «Арсеналъ» (http://www.ars.ru) – единственный на сегодня полноценный офисный комплект, созданный русскими разработчиками. Возможности его несколько меньше, чем у Office.

 

В семейство «Русский офис» входят следующие программы.

Текстовый редактор «Лексикон». Лексикон – классический текстовый редактор, пусть не обладающий такой избыточностью как Microsoft Word, но все же обладающий всеми необходимыми для домашнего пользователя возможностями. Новый вариант «Лексикона» под названием «Лексикон-XL», ко всему прочему, умеет работать и с электронными таблицами, отчасти заменяя, таким образом, Microsoft Excel.

Программа-переводчик «Сократ» – позволяет переводить обычные тексты из любых текстовых редакторов, а также специализируется на переводе страниц Интернет.

Декарт – программа для учета домашних финансов. Своего рода семейный микробухгалтер.

ДИСКо Качалка – программа для копирования содержания целых сайтов Интернет на ваш жесткий диск.

Дела в порядке – персональный менеджер документов.

Три-О-Граф – обширная коллекция русских шрифтов.

PictureMan – комплект программ для работы с графикой.

«Русский офис» отличается невысокой ценой, богатым набором компонентов, компактностью и практичностью. Пожалуй, единственное, чего в нем не хватает, – программы распознавания текстов, введенных со сканера. Такая программа в комплекте предыдущих версий «Русского офиса» имелась – в комплект от «Арсенала» была включена система распознавания FineReader компании Bit Software (ныне – ABBYY). Однако сегодня положение изменилось – FineReader и «Русский офис» продаются отдельно.

Данные пакеты прикладных программ требуют лицензирования, т.е. являются платными. Альтернативой платного пакета может использоваться открытый пакет
Open Office (www.openoffice.org). В состав этого пакета входят приложения работы с текстом, таблицами, графический редактор, редактор формул, приложение для создания электронной презентации, СУБД. Устанавливается с официального сайта через интернет. Прост в изучении и работе.

 

 

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ

 

Хорошо известно, что в современном мире информация имеет определенную, а часто и очень высокую ценность. Как и любую ценность ее нужно защищать. Защита необходима, например, от потерь из-за случайного удаления, сбоев, вирусов, несанкционированного доступа к информации.

Под мероприятиями по защите от несанкционированного доступа имеются в виду те, что связаны с секретностью информации. К их числу относятся самые разнообразные способы защиты, начиная от простейших, но очень эффективных защит паролем (при рассмотрении программ, имеющих такие возможности, на это будет указано дополнительно) до использования сложнейших технических систем. Как показывает практика, вероятность взлома современных средств защиты информации гораздо ниже, чем вероятность доступа к секретной информации в их обход. Поэтому особое внимание следует обращать не только на системы защиты, но и на различные организационные вопросы – подбор людей, допускаемых к секретной информации, тщательное соблюдение правил работы с ней и т.д.

На сегодняшнее время никакая система защиты не обеспечивает стопроцентную надежность. Достаточно надежной считается такая система защиты информации, которая обеспечивает ее защиту в течении необходимого периода времени. Иными словами, система защита информации должна быть такой, чтобы на ее взлом потребовалось больше времени, чем время, которое эта информация должна оставаться секретной.

В случае если информация не является секретной наиболее простым и универсальным способом защиты информации является ее резервное дублирование. Действительно, если имеется резервная копия какого-то файла, например на дискете, магнитной ленте или магнитооптическом диске, то в случае порчи или потери основного файла его можно будет легко заменить. Очевидно, что резервное дублирование требует дополнительных устройств хранения информации, а значит определенных (а часто – весьма больших) материальных затрат. Поэтому резервное копирование, как правило, применяют только для наиболее ценной информации, потеря которой приведет к серьезным последствиям. Если вся информация, с которой ведется работа, очень ценная, на компьютере иногда устанавливают два диска винчестера: один – точная копия другого. Такое дублирование обеспечивает технология Rade, при которой информация одновременно дублируется на два винчестера.

Кроме материальных затрат важно иметь в виду и человеческий фактор. Очень часто пользователь экономит несколько минут на создание резервной копии важного файла, а в результате теряет часы и дни работы на восстановление потерянной информации.

Большой вред информации наносят компьютерные вирусы – небольшие программы, которые без ведома пользователя, приписывая себя к другим файлам, проникают на компьютер через приносимые на компьютер диски или по компьютерной сети, распространяются на нем и производят нежелательные действия – уничтожают или модифицируют данные, нарушают работу программ.

Так как вирус – это программа, то заражение вирусом может произойти, если на компьютере хотя бы раз выполнена зараженная программа, которая, например, принесена с другого компьютера.