Шаг четвертый «работа со сми»

Акция будет однозначно привлекательна для СМИ, только если в ней заложены две составляющие: содержание и зрелищность. У ТВ есть уклон в сторону зрелищности снимаемого, но наличие содержания, понятного и важного для аудитории, и здесь никто не отменял. Газетам же в большей степени важно содержание – без него мы получим максимум пару строк: «там-то состоялось то-то». Зрелищность предполагает необычные, интересные образы в акции, яркость в оформлении, динамику происходящего.

Важным моментом в планировании информационной кампании является идея (послание, сообщение), которую вы намерены донести до вашей целевой аудитории. Только коротко и ясно сформулированная мысль может быть воспринята людьми (целевой аудиторией) и закреплена в общественном сознании. Необходимо найти разнообразные и в то же время привлекательные формы для данного «послания». Однако, переизбыток информации в наше время делает людей невнимательными к новому, если это новое не останавливает сразу внимание яркой формой и задевающим за живое содержанием.

Для донесения вашего послания (идеи) до целевой аудитории можно использовать различные формы: листовки, лозунги, плакаты, растяжки, открытки, календари и т.д. Но все-таки лучший способ заявить о себе - «обаять» средства массовой информации. Поэтому любой организации, реализующей социально-значимые мероприятия, необходимо иметь подробную базу данных по СМИ, существующим в регионе деятельности База данных должна содержать следующую информацию: название, тираж, учредитель, целевая аудитория данного издания, все виды контактов: адрес, телефон, факс, e-mail, имя главного редактора, имена журналистов и темы, на которые они пишут. Необходимо уметь выбрать из базы данных именно те СМИ, которые смогут донести информацию до нужной аудитории.

Работа со СМИ включает несколько этапов:

Подготовка пресс-релизов.

Пресс-релиз - самый надежный способ увидеть материал в прессе таким, каким он Вам нужен. Пресс-релиз должен быть написан в стиле новостей и подчеркивать главное. Главная задача пресс-релиза – заинтриговать, рассказать о новом. Авторы пресс-релиза должны оставить СМИ для связи с собой координаты: контактную фамилию, телефоны, e-mail, адрес сайта. Структура пресс-релиза включает четкие ответы на вопросы «Кто?», «Что?», «Где?», «Когда?», «С какой целью? (докажите здесь социальную значимость события)». Можно добавить изюминку – запустить маленькую интригу, рассказать о том, что может произойти на месте событий. Важно избегать стандартов, не делать текст сухим и традиционным. Он должен блистать яркими красками, должен легко читаться, должен быть приближен к художественному тексту, но не пресечь ту самую границу, что стоит между документами и прозой, между хитрыми ходами PR и журналистикой.

Объем пресс-релиза официально не должен превышать одной (!) страницы формата А4. Страницы большего объема не только теряются, но и плохо воспринимаются зрительно. Пресс-релизы - наиболее распространенный способ подачи материала в прессе. Их можно использовать для анонсирования различных типов новостей.

2. Рассылка пресс-релизов. Рассылать готовый пресс-релиз нужно за 3-5 дней до даты мероприятия. После рассылки рекомендуется позвонить в редакции наиболее значимых, на ваш взгляд, изданий и уточнить, планируется ли визит прессы на мероприятие. Если акция большая, значимая и интересна прессе, то необходимо заранее договориться с корреспондентом о месте и времени встречи. На встречу кроме распечатанного пресс-релиза следует принести краткое описание организации, проекта, в рамках которого проходит мероприятие. Иногда пресса не выезжает на само мероприятие, но готова напечатать материал, предоставленный организаторами.

1. Подготовка и распространение итоговой информации.

Пост-релиз готовится по принципу оформления пресс-релиза и содержит итоговую информацию о мероприятии с акцентом на интересные фрагменты. Пост-релизы распространяются в течение 1-2 дней после мероприятия, поскольку СМИ интересуют «горячие» новости.