Информационное обеспечение менеджмента. Технология информационной деятельности.

В условиях рыночной экономики информационное обеспечение менеджмента имеет важнейшее значение для динамичного развития предприятия в целом, ведь именно объективная финансовая информация является основой для столь необходимой управленцу финансовой отчетности. Такая информация должна отражать сведения для отражения текущего финансового положения предприятия, потоков всех денежных средств и принятия решений об инвестициях.

К основным пользователям финансовой отчетности относят инвесторов, кредиторов, профсоюзы, заказчиков продукции, государственные органы. Информационное обеспечение менеджмента должно обеспечивать наблюдение и контроль над производством, за сбытом продукции, за предоставляемыми услугами, за финансовой и маркетинговой деятельностью, прогнозированием, календарным и стратегическим планированием. Также подобного рода информация способствует принятию управленческих решений, контролю над людскими и денежными ресурсами и прочее.

Информационное обеспечение менеджмента должно отвечать следующим задачам и целям:

- удовлетворять информационные потребности управленческих структур, предоставление им документированной информации;

- формировать, наполнять, поддерживать, размещать, актуализировать и использовать информационные ресурсы предприятия;

- создавать и развивать систему обработки, использования и передачи необходимой информации;

- развивать систему качественного и быстрого обеспечения информацией.

Информационное обеспечение менеджмента должно учитывать законодательные, нормативные государственные ограничения и обеспечивать достаточный уровень безопасности использования технических достижений и средств. Информация должна включать в себя:

- законодательные государственные акты;

- указы, постановления и распоряжения президента и правительства;

- правовые акты, принятые органами исполнительной власти; - материалы, изложенные в методической документации;

- государственные специализированные стандарты.

Информационная основа финансового менеджмента должна обеспечивать всей необходимой информацией, как пользователей внешней среды предприятия, так и внутренней. Ведь любая фирма существует одновременно и во внешней и во внутренней среде. Внешняя среда образована государством, разными организациями, обществом, различными объединениями. Внутренняя среда образована структурными подразделениями организации и работающим в них персоналом. Поэтому информационные ресурсы в менеджменте делятся на внутренние и внешние источники. Эти источники информации порождают контрольную, научную, аналитическую, плановую, техническую и другую информацию.

Источники внутренней среды предоставляют точную и полную информацию, которая отражает всю финансовое и хозяйственное состояние организации. К внешним источникам информации относят законодательные органы, клиентов и партнеров организации, конкурентов, учетные органы, информационные бюро и др. Информация, полученная из внешних источников часто неполна, неточна, противоречива и приблизительна. Процесс информационного обеспечения организации нуждается в постоянном управлении и контроле. Необходимо управлять процессом и способом ее получения, распространением и использованием. При этом нужно своевременно выявлять потребности в информации на каждом уровне и в каждом подразделении, постоянно изучать документацию и создавать организованную систему управления полученными данными. В этом случае управление предприятием будет эффективным и своевременным, что обеспечит стабильное развитие организации в сложившихся рыночных условиях.

Информатизация менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это - многоаспектный процесс, включающий в себя:

- формирование соответствующей технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

- организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;

- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.