Понятие о делопроизводстве. Виды и значение документов.

Понятие «делопроизводство» в настоящее время заменяется на более точное – документационное обеспечение управления (ДОУ).

Различие между этими понятиями заключается в том, что ДОУ предполагает более широкое применение информационных технологий обработки информации. Его следует рассматривать как промежуточную стадию при переходе от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Важно, что понятие ДОУ охватывает не только организационно-распорядительные документы, с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство, но и управленческие (расчетно-денежные, плановые, статистические, договорные и т.д.), научные, технологические и другие виды документации.

Понятие ДОУ включает и новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» – реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.д.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальными носителями фиксируемой информации являются документы.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документы классифицируются по различным признакам (способу изготовления, юридической силе, подлинности, срокам хранения и т.д.).

Следует особое внимание уделить классификации документов в зависимости от того, какую функцию управления они выполняют. В процессе выполнения каждой из функций управления создается система документации (совокупность взаимосвязанных документов).

Основные функции управления – планирование, организация, контроль и др. Указанные функции свойственны всем органам управления.

Специальные функции – снабжение, учет, финансирование – могут реализовываться в органе управления полностью или частично.

Документация, обеспечивающая организационно-распорядительную функцию аппарата управления, называется организационно-распорядительной. Она и является предметом нашего изучения.

Условно организационно-распорядительные документы можно подразделить на три группы: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, решения); справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.).

 

 

[ 2; 4 ]

 

Вопросы для самоконтроля

1. Охарактеризуйте понятие «делопроизводство».

2. Дайте определение понятия «документ».

3. Назовите признаки классификации документов.

4. Назовите группы организационно-распорядительных документов.

 

 

1.2. Общие требования к служебным документам. Формуляры и бланки документов.

 

Правила составления и оформления документов основываются на требованиях СТБ 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит – элемент официального документа.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов называется формуляром документа. Формуляр-образец документа – это модель унифицированной формы документа.

При составлении документов используется 32 реквизита.

При изучении этой темы следует особое внимание уделить написанию реквизитов. Важно выбрать правильный в данной ситуации вариант написания реквизита.

Целесообразно законспектировать реквизиты в тетрадь.

Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной.

В учреждениях, организациях и на предприятиях разрабатываются бланки двух видов: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительной документации.

Обязательно запомните реквизиты общего бланка и бланка для писем.

Для более глубокого изучения темы следует внимательно рассмотреть образцы бланков, представленных в учебниках.

Изучите общий бланк и бланк для писем вашего предприятия, учреждения, организации.

Текст является важнейшим реквизитом документа. Он должен быть логичным, ясным, информационно емким. Для этого рекомендуется использовать унифицированные тексты, единые формы языкового выражения, наиболее точно передающие содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций и действий.

По способу фиксации и организации составных частей унифицированные тексты подразделяются на связный текст, трафарет, таблицу и анкету.

 

 

[ 2; 4; 6 ]

 

Практическое занятие № 1.

Составление и оформление бланков документов на бумаге формата А4.

 

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите состав и последовательность реквизитов, установленных формуляром-образцом.

2. Назовите виды бланков установленные СТБ 6.38-2004. В чем различия между ними?

3. Назовите способы расположения реквизитов на бланке.

4. Назовите требования, предъявляемые к тексту документа.

5. Оформите общий бланк с угловым расположением реквизитов.

6. Оформите бланк письма на двух языках с продольным расположением реквизитов.