Общие Правила внесения изменений

Unified system for program documentation. 19. 603—78*

General rules for insertion of amendments (СТ СЭВ 2089-80)

Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 22 февраля 1978 г. № 518 срок введения установлен

с 01.01.80

Несоблюдение стандарта преследуется по закону

Настоящий стандарт устанавливает общие правила внесения изменений в программные документы, предусмотренные стандар­тами Единой системы программной документации (ЕСПД), неза­висимо от способа их выполнения на различных носителях дан­ных.

Стандарт соответствует CT СЭВ 2089—80 в части установления общих требований к правилам внесения и содержанию изменений. на программные документы (см. справочное приложение 1).

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Под изменением программного документа понимается лю­бое внесение и (или) удаление каких-либо данных без изменения общей части обозначения документа.

Обозначение документа допускается изменять только в случае ошибочного присвоения одинаковых обозначений разным докумен­там или когда в обозначении документа допущена ошибка.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

1.2. В программные документы вносят изменения по следую­щим причинам:

устранение обнаруженных ошибок в программе и программной документации;

развитие и усовершенствование программы.

1.3. Способы внесения изменений в программные документы, выполненные на различных носителях данных, должны соответствовать требованиям стандартов ЕСПД по правилам внесения из­менении в документы на различных носителях данных.

1.4. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно сопровождаться внесени­ем соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы. При нарушении условия взаимосвязи должны быть выпущены новые документы с новыми обозначениями.

1.5. Изменение и аннулирование подлинников, дубликатов и учтенных копий программных документов должно производиться только на основании извещений об изменении (далее—извеще­ние).

1.6, Подлинники, дубликаты и копии извещений имеет право выпускать только предприятие—держатель подлинников, при этом копии извещений имеет право выпускать предприятие — дер­жатель дубликата.

1,7 Исправление документов, вызванные внесением ошибочных измен, ним по ранее выпущенным извещениям, должны оформлять­ся новыми извещениями.

1.8. Предложения об изменении (ПР) на предприятии—дер­жателе дубликатов и копий рекомендуется оформлять на бланках подлинников извещений и направлять их для дальнейшего оформ­ления предприятию — держателю подлинника.

1 9. Нe допускается вносить изменения в программные доку­менты н проводить доработку программ на основании ПР.

1.10. Предприятие — держатель подлинников по всем поступив­шим ПР обязано в течение месяца после их получения выпустить извещение или направить ответ с указанием причин, вызывающих отклонение или задержку принятия предлагаемых изменений.

2. ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

2.1. Изменения на каждый документ оформляют отдельно. Из­вещения, выпускаемые согласно п. 1.4., при необходимости оформ­ляют в виде комплекта извещений, состоящего из нескольких изве­щении. каждое из которых оформляют на один из взаимосвязан­ных изменяемых документов.

2.2. Подлинники и дубликаты извещений должны быть выполнены на материале, с которого можно многократно снимать копии.

2.3. Извещения следует выполнять черной тушью шрифтом по ГОСТ 2.304—81 или печатным способом. Допускается выполнять извещения машинным способом.

2.4. Форма извещения и заполнения граф должна соответство­вать требованиям ГОСТ 2.503—74. При этом в графе «Обозначе­нием должно быть проставлено обозначение документа по ГОСТ 19.103—77.

Пример заполнения извещения приведен в рекомендуемом приложении 2.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

2.5. Извещение может иметь приложения. Приложения могут содержать части, предназначенные для осуществления указанных изменений, в том числе и с помощью ЭВМ. Эти части должны быть выполнены на согласованном с пользователем носителе данных и оформлены в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД на правила оформления программных документов на конкретных но­сителях данных.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

3. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИИ В ПОДЛИННИКИ И ДУБЛИКАТЫ ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Вносить изменения в подлинники имеет право только пред­приятие—держатель подлинника на основании извещения.

3.2. Вносить изменения в дубликаты имеет право предприятие— держатель дубликата извещения.

3.3. При изменении подлинника и дубликата аннулированием с заменой документа подлиннику и дубликату присваивают новый инвентарный номер. Место простановки инвентарного номера на каждом конкретном носителе должно соответствовать требованиям стандартов ЕСПД на правила оформления программных докумен­тов па различных носителях данных.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

3.4. Об изменениях, вносимых в подлинники и дубликаты, дол­жна быть запись, содержание и место расположения которой должно соответствовать требованиям стандартов ЕСПД. Место записи об изменениях должно соответствовать требованиям стан­дартов ЕСПД на правила оформления программных документов на конкретных носителях данных.

3.5. Аннулированные по извещению подлинники и дубликаты снимаются с учета.

4. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В КОНТРОЛЬНЫЕ КОПИИ

4.1. Изменения в контрольные копии вносят только на основа­нии копии извещения об изменении.

4.2. Предприятие — держатель подлинника или предприятие — держатель дубликата извещений должны высылать копии извеще­ния держателя контрольных копий.

4.3. Изменения в контрольные копии вносят по правилам, уста­новленным для подлинников.

4.4. После замены контрольная копия снимается с инвентар­ного учета в архиве предприятия.

 

5. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В КОПИИ ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Общие требования

5.1.1. Учтенная копия — копия, взятая на учет на предприя­тии—держателе подлинника или дубликата программного доку­мента для внесения изменений. Внесение изменений в учтенные копии производится по извещениям.

5.1.2. Внесение изменений в неучтенные копии (далее — копии) программных документов, переданных предприятию-пользователю, должно производиться на основании бюллетеня об изменении (да­лее — бюллетень). Внесение изменений в копии документов произ­водят предприятия (организации) — держатели копий изменяемых документов.

5.1.3. Выпускать бюллетень имеет право только предприятие (ор­ганизация) —держатель подлинников.

5.1.4. Бюллетень выпускают на основании изменений, внесенных в подлинники программных документов по извещениям.

5.1.5. Бюллетень выпускают на комплект программных доку­ментов или отдельные документы.

5.1.6. Изменение программного документа, вызывающее какие-либо изменения в других программных документах, должно сопро­вождаться одновременным выпуском бюллетеней о внесении соот­ветствующих изменений во все взаимосвязанные документы.

5.1.7. В бюллетене приводятся способы внесения изменений в копии.

5.1.8. Об изменениях, вносимых в копии, делается запись по п. 3.4 настоящего стандарта.

5.2. Оформление бюллетеня

5.2.1. Каждый бюллетень должен иметь титульный лист и обо­значение (номер), включающее:

код предприятия (организации), выпустившего данный бюлле­тень;

порядковый регистрационный номер.

5.2.2. Бюллетени об изменении программных документов дол­жны содержать вводную часть, раздел внесения изменений и при­ложения.

5.2.3. Во вводной части указывают область распространения бюллетеня или ограничение сферы его действия конкретными про­граммами.

Для определения области распространения бюллетеня следует применять выражение:

«Бюллетень распространяется на

наименование программы или ее частей и их обозначение

Во вводной части также указывают основание для выпуска данного бюллетеня, срок его введения в действие и номер изме­нения.

Если изменение программных документов вызвано изменением программы, переданной предприятию-пользователю, то в бюлле­тене об изменении документов должно быть приведено указание о запрещении эксплуатации программы по неизмененным доку­ментам.

5.2.4. В разделе «Внесение изменений» излагают содержание изменений и способы внесения их в программные документы.

По каждому изменяемому документу должен быть приведен перечень всех бюллетеней, в соответствии с которыми вносились предыдущие изменения в документе.

5.2.5. В приложении к бюллетеню приводят перечень последних изменений, внесенных в программу на день выпуска бюллетеня, знание которых необходимо для правильной эксплуатации про­граммы (сущность, причина изменения и т. п.).

5.2.6. Бюллетени о внесении изменений в программные доку­менты выпускают и передают предприятию-пользователю не реже одного раза в шесть месяцев.

5.3. Порядок доведения бюллетеней об изменениях до пред­приятий (организаций) — держателей копий изменяемых докумен­тов.

5.3.1. Предприятие — держатель подлинника и (или) дублика­та изменяемого документа высылает бюллетени по заявкам пред­приятий (организаций) — держателей копий изменяемого доку­мента.

5.3.2. Предприятие — держатель подлинника должно выслать бюллетень и (или) дубликат бюллетеня всем предприятиям, ко­торым высланы дубликаты изменяемых документов.

6. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

6.1. Каждое ПР должно иметь обозначение извещения с добав­лением букв «ПР».

6.2. Оформление и выпуск ПР производят в соответствии с тре­бованиями ГОСТ 2.503—74.

7. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ С ЗАКАЗЧИКОМ И ЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЕМ

7.1. Порядок согласования извещения об изменении и ПР дол­жен соответствовать требованиям ГОСТ 2.503—74.

8. УЧЕТ И ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИЗВЕЩЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ И БЮЛЛЕТЕНЕЙ

8.1. Все оформленные извещения передают в отдел технической документации (бюро технической документации) с одновременной передачей подлинников документов, выпускаемых взамен аннули­руемых документов.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

8.2. Сотрудник отдела технической документации (бюро техни­ческой документации), принимающий подлинники извещений, проверяет наличие подписи нормоконтролера, наличие всех листов извещения и приложений к нему, наличие вновь введенных и за­мененных документов, пригодность их для хранения и размно­жения.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

8.3. Все поступившие в отдел технической документации (бюро технической документации) извещения, выпущенные на данном предприятии и полученные от других предприятий, регистрируют в книгах регистрации. Извещения и ПР регистрируют в отдельных книгах, причем книги должны вестись отдельно для документов данного предприятия и полученных от других предприятии Па всех листах извещений и ПР проставляют обозначение по книге регистрации.

8.4. На одном экземпляре копии извещения на лицевой сторо­не на первом листе ставят штамп «Контрольный экземпляр».

8.5. На основании извещения в отделе технической документации (бюро технической документации) вносят все связанные с ними изменения учтенных документов в инвентарную книгу под­линников и карточки учета документов в соответствии с требова­ниями ГОСТ 19.601—78.

8.6. Учет и хранение бюллетеней должны производиться по правилам учета и хранения извещений.

8.7. Учет извещений и ПР в книгах регистрации проводят в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503—74.

8.8. Для учета рассылки копий извещений подразделениям данного предприятия и другим предприятиям применяется лист учета, который составляют и заполняют в соответствии с требо­ваниями ГОСТ 2.503—74, разд. 7.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

8.9. Опись извещений составляют и заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503—74. Опись является сопроводитель­ным документом к копии (или дубликатам) извещении.