Общие Правила дублирования и хранения

Unified system for program documentation. 19. 601—78

General rules for duplication, registration and storage

Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 22 февраля 1978 г. № 518 срок введения установлен

с 01.01.80

Несоблюдение стандарта преследуется по закону

Настоящий стандарт устанавливает общие правила дублиро­вания, обращения, учета и хранения программных документов, предусмотренных стандартами Единой системы программной до­кументации (ЕСПД), независимо от способа их выполнения.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии программных документов, кроме документа «Техническое задание», подлежат учету и хранению в специальных бюро (груп­пах) в отделе технической документации (ОТД) или бюро техни­ческой документации (БТД), организуемых на предприятии в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501—68.

1.2. Условия хранения должны обеспечивать сохранность про­граммной документации и пригодность ее для тиражирования.

1.3. В случае утери или порчи программного документа в ОТД или БТД составляют соответствующий акт о списании по форме, соответствующей требованиям ГОСТ 2.501—68.

В графе «Наименование», кроме наименования программного документа, должен быть указан вид носителя данных, на котором выполнен программный документ, с указанием количества носи­теля данных.

 

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники программных документов должны храниться в ОТД (БТД) предприятия — держателя подлинников.

2.2. Подлинники, принимаемые на хранение, должны соответ­ствовать общим требованиям к программным документам и стан­дартам ЕСПД на программные документы, выполненные на раз­личных носителях данных.

2.3. При приеме подлинников служба ОТД (БТД) проверяет:

комплектность подлинников в соответствии со спецификацией;

пригодность к хранению и многократному снятию дубликатов, копий:

наличие установленных подписей и дат.

2.4. Подлинники программной документации следует сдавать в ОТД (БТД) через службу нормоконтроля.

2.5. Подлинники, принятые на хранение, регистрируются в ин­вентарной книге подлинников по форме, приведенной в ГОСТ 2.501—68. При этом в графе «Примечание» должны указываться виды носителей данных, на которых представлены подлинники.

2.6. Одновременно с регистрацией подлинников в инвентарной книге проставляют и (или) заполняют штамп для учета, который располагают на поле для подшивки листа утверждения или ти­тульного листа в левом нижнем углу. Образец штампа приведен на чертеже.

2.7. Подлиннику присваивают один инвентарный номер.

2.8. На каждый подлинник, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501—68. При этом в графе «Обозначение» указывают вид носителя данных.

2.9. Подлинники программных документов хранят в ОТД (БТД) в порядке возрастания обозначений или обозначений по каждому различительному индексу.

2.10. Подлинники программных документов выдают из бюро (группы) подлинников:

для снятия копий и изготовления дубликатов — по наряду на изготовление копий. Форма наряда на изготовление копий должна соответствовать требованиям ГОСТ 2.501—68 (приложение 3). При этом в графе «Обозначение» указывают, помимо обозначения, вид носителя данных с указанием количества носителя данных.

В графе «Всего форматов (11). Общая площадь, м²» указывается общее необходимое количество носителя данных в единицах изме­рения, оговоренных в соответствующих стандартах ЕСПД для программных документов, выполненных на конкретных носителях данных;

для восстановления подлинников и внесения изменений по из­вещениям — по расписке или абонентской карточке согласно тре­бованиям ГОСТ 2.501—68, приложение 3.

2.11. Не допускается совместное хранение в ОТД (БТД) анну­лированных и действующих подлинников программных докумен­тов.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Подлинники программных документов, пришедшие в не­годность или утерянные, должны быть восстановлены, если это необходимо.

3.2. Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника, который должен соответствовать тре­бованиям ГОСТ 2.501—68 (приложение 3), где в графе «Обозначе­ние», помимо наименования документа, указывают вид носи­теля данных, на котором выполнен программный документ.

3.3. Восстановленные подлинники действуют на правах заме­ненных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены измене­ния в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до мо­мента его восстановления. Восстановление подлинника оформля­ют без выпуска извещения об изменении.

3.4. По техническому содержанию восстановленный подлинник программного документа должен представлять точную копию вос­станавливаемого подлинника.

3.5. В таблицу изменений восстановленного подлинника пере­носят запись только о последнем изменении.

3.6. Все подлинные подписи, визы и даты, имеющие на под­линнике (в том числе на титульном листе, листе утверждения и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике должны быть написаны чертежным шрифтом и заключены в круг­лые скобки.

Взамен неразборчивых подписей в круглых скобках пишется слово «Подпись». Таким же образом должны быть воспроизведе­ны записи в графе «Подпись и дата» на поле для подшивки.

В случае изготовления восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него копии) имею­щуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника не воспроизводят.

3.7. Восстановленные подлинники должны быть заверены от­ветственным лицом по указанию руководителя подразделения, вы­пустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовле­нием изделия. Надпись, подтверждающую правильность восстанов­ленного подлинника, проставляют на листе утверждения.

3.8. Восстановленный подлинник программного документа со­храняет инвентарный номер восстанавливаемого подлинника, при этом в инвентарной книге и в карточке учета документов делают отметку о восстановлении.

Ранее снятые с восстанавливаемого подлинника копии, находя­щиеся в бюро (группе) копий и у абонентов, заменять не обяза­тельно.

3.9. На подлиннике или копии, с которых производилось вос­становление, ставят отметку «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ №..,».

3.10. На одном предприятии не должны пользоваться одно­временно двумя или более подлинниками.

4. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДУБЛИКАТОВ

4.1. Дубликаты программных документов должны изготовлять­ся только с подлинников предприятия-держателя подлинников.

4.2. Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком, допускается только по согласованию с заказчиком.

4.3. Дубликаты программных документов действуют на правах подлинников только для снятия с них копий.

4.4. Изготовление и оформление дубликатов должно произво­диться в соответствии с требованиями, установленными для вос­становления подлинников программных документов, выполненных на различных носителях данных:

4.5. Учет, хранение и обращение дубликатов должны соответ­ствовать правилам, установленным для подлинников программных документов.

4.6. Дубликаты учитывают в инвентарной книге учета дубли­катов по формам учета подлинников, приведенным в ГОСТ 2.501—68.

4.7. Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно. Место для отметки «ДУБЛИКАТ» определяется в соответствую­щих стандартах ЕСПД для программных документов, выполнен­ных на различных носителях данных. Отметку «ДУБЛИКАТ» про­ставляют на каждой из частей документов, выполненных на раз­личных носителях данных.

4.8. Дубликаты хранятся отдельно от подлинников.

4.9. Дубликаты должны быть учтены предприятием — держа­телем подлинников.

4.10. Не допускается восстанавливать дубликаты. Взамен при­шедших в негодность дубликатов предприятие-держатель подлин­ников должно выслать новые дубликаты.

4.11. При отсутствии надобности в дубликатах составляют акт об уничтожении дубликатов. Копию акта направляют предприя­тию-держателю подлинников для снятия дубликатов с учета.