Внесение изменений в контрольные копии

4.1. Изменения в контрольные копии вносят только на основании копии извещения об изменении.

4.2. Предприятие - держатель подлинника или предприятие - держатель дубликата извещений должны высылать копии извещения держателя контрольных копий.

4.3. Изменения в контрольные копии вносят по правилам, установленным для подлинников.

4.4. После замены контрольная копия снимается с инвентарного учета в архиве предприятия.

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В КОПИИ ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Общие требования

5.1.1. Учтенная копия - копия, взятая на учет на предприятии - держателе подлинника или дубликата программного документа для внесения изменений. Внесение изменений в учтенные копии производится по извещениям.

5.1.2. Внесение изменений в неучтенные копии (далее - копии) программных документов, переданных предприятию-пользователю, должно производиться на основании бюллетеня об изменении (далее - бюллетень). Внесение изменений в копии документов производят предприятия (организации) - держатели копий изменяемых документов.

5.1.3. Выпускать бюллетень имеет право только предприятие (организация) - держатель подлинников.

5.1.4. Бюллетень выпускают на основании изменений, внесенных в подлинники программных документов по извещениям.

5.1.5. Бюллетень выпускают на комплект программных документов или отдельные документы.

5.1.6. Изменение программного документа, вызывающее какие-либо изменения в других программных документах, должно сопровождаться одновременным выпуском бюллетеней о внесении соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.

5.1.7. В бюллетене приводятся способы внесения изменений в копии.

5.1.8. Об изменениях, вносимых в копии, делается запись по п. 3.4 настоящего стандарта.

Оформление бюллетеня

5.2.1. Каждый бюллетень должен иметь титульный лист и обозначение (номер), включающее:

· код предприятия (организации), выпустившего данный бюллетень;

· порядковый регистрационный номер.

5.2.2. Бюллетень об изменении программных документов должны содержать вводную часть, раздел внесения изменений и приложения.

5.2.3. Во вводной части указывают область распространения бюллетеня или ограничение сферы его действия конкретными программами.

Для определения области распространения бюллетеня следует применять выражение:

«Бюллетень распространяется на наименование программы или ее частей и их обозначение

Во вводной части также указывают основание для выпуска данного бюллетеня, срок его введения в действие и номер изменения.

Если изменение программных документов вызвано изменением программы, переданной предприятию-пользователю, то в бюллетене об изменении документов должно быть приведено указание о запрещении эксплуатации программы по неизменным документам.

5.2.4. В разделе «Внесение изменений» излагают содержание изменений и способы внесения их в программные документы.

По каждому изменяемому документу должен быть приведен перечень всех бюллетеней, в соответствии с которыми вносились предыдущие изменения в документе.

5.2.5. В приложении к бюллетеню приводят перечень последних изменений, внесенных в программу на день выпуска бюллетеня, знание которых необходимо для правильной эксплуатации программы (сущность, причина изменений и т. п.)

5.2.6. Бюллетени о внесении изменений в программные документы выпускают и передают предприятию-пользователю не реже одного раза в шесть месяцев.

Порядок доведения бюллетеней об изменениях до предприятий (организаций) - держателей копий изменяемых документов

5.3.1. Предприятие - держатель подлинника и (или) дубликата изменяемого документа высылает бюллетеня по заявкам предприятий (организаций) - держателей копий изменяемого документа.

5.3.2. Предприятие - держатель подлинника должно выслать бюллетень и (или) дубликат бюллетеня всем предприятиям, которым высланы дубликаты изменяемых документов.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

6.1. Каждое ПР должно иметь обозначение извещения с добавлением букв «ПР»

6.2. Оформление и выпуск ПР производят в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74.

7. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С
ЗАКАЗЧИКОМ И ЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЕМ

7.1. Порядок согласования извещения об изменении и ПР должен соответствовать требованиям ГОСТ 2.503-74.

УЧЕТ И ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ИЗВЕЩЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ, ПРЕДЛОЖЕНИЙ ОБ ИЗМЕНЕНИИ И БЮЛЛЕТЕНЕЙ

8.1. Все оформленные извещения передают в отдел технической документации (бюро технической документации) с одновременной передачей подлинников документов, выпускаемых взамен аннулированных документов.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

8.2. Сотрудник отдела технической документации (бюро технической документации), принимающий подлинники извещений, проверяет наличие подписи нормоконтролера, наличие всех листов извещения и приложений к нему, наличие вновь введенных и замененных документов, пригодность их для хранения и размножения.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

8.3. Все поступившие в отдел технической документации (бюро технической документации) извещения, выпущенные на данном предприятии и полученные от других предприятий, регистрируют в книгах регистрации. Извещения и ПР регистрируют в отдельных книгах, причем книги должны вестись отдельно для документов данного предприятия и полученных от других предприятий. На всех листах извещений и ПР проставляют обозначение по книге регистрации.

8.4. На одном экземпляре копии извещения на лицевой стороне на первом листе ставят штамп «Контрольный экземпляр».

8.5. На основании извещения в отделе технической документации (бюро технической документации) вносят все связанные с ними изменения учтенных документов в инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов в соответствии с требованиями ГОСТ 19.601-78.

8.6. Учет и хранение бюллетеней должны производиться по правилам учета и хранения извещений.

8.7. Учет извещений и ПР в книгах регистрации проводят в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74.

8.8. Для учета рассылки копий извещений подразделениям данного предприятия и другим предприятиям применяется лист учета, который составляют и заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74, разд. 7.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

8.9. Опись извещений составляют и заполняют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-74. Опись является сопроводительным документом к копии (или дубликатам) извещений.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Справочное

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ О СООТВЕТСТВИИ ГОСТ 19.603-78
СТ СЭВ 2089-80

Разд. 1, 2, 3 ГОСТ 19.603-78 соответствуют разд. 1, 2, 3 СТ СЭВ 2089-80.

Разд. 5 ГОСТ 19.603-78 соответствует разд. 4 СТ СЭВ 2089-80.

(Введено дополнительно, Изм. № 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ИЗВЕЩЕНИЯ

(Измененная редакция, Изм. № 1).

ГОСТ 19.604-78 Правила внесения изменений в программные документы, выполненных печатным способом

УДК 651.5:006.354

Группа Т55