Учет, хранение и обращение копий программных документов на предприятии-разработчике

5.1. Копии программных документов, изготовленных на предприятии, должны поступать в бюро (группу) копий.

5.2. Копии, поступающие из группы изготовления копий, должны сопровождаться нарядом на изготовление копий (форма наряда в соответствии с требованиями п. 2.10).

5.3. Сотрудник бюро (группы) копий при приеме копий обязан проверить их качество, комплектность документов в соответствии с сопроводительными документами.

5.4. Копии, служащие для справок или сверки программных документов (контрольные копии), хранятся отдельно от других копий и из бюро (группы) не выдаются. В бюро (группе) рекомендуется хранить одну контрольную копию.

5.5. На контрольной копии должна быть отметка «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Место проставления отметки определяют в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных.

5.6. Учет выдачи и возврата копий производят по распискам, абонентским карточкам или ведомостям рассылки по формам ГОСТ 2.501-68.

5.7. Все поступившие в ОТД (БТД) копии подлежат учету в карточках учета по ГОСТ 2.501-68, при этом в графе «Обозначение» указывают вид носителя данных.

5.8. Копии, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам, в инвентарных книгах не регистрируют.

5.9. Копии программных документов, аннулированные или замененные в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта.

УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ КОПИЙ ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

6.1. Копии программных документов, получаемых от других предприятий и организаций, должны учитываться и храниться в бюро (группе) копий.

Документы, поступившие от других организаций, хранят скомплектованными по каждой организации и по каждой программе. Скомплектованные документы должны быть включены в опись в последовательности их расположения.

6.2. Копии программных документов, полученные от других организаций, регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждой регистрируемой копии (комплекте) ставят отметку с указанием инвентарного номера, номера экземпляра, даты регистрации, подписи сотрудника ОТД (БТД).

Место проставления отметки определяется в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных.

6.3. Копии программных документов должны быть учтены в карточках учета в соответствии с ГОСТ 2.501-68. В графе «Обозначение» указывают вид носителя данных.

Карточки учета составляют на каждый документ.

6.4. Копии документов других организаций хранят в порядке возрастания инвентарных номеров или обозначений по каждому различительному индексу.

6.5. В случае износа или утери копий документов, держателем подлинников или дубликатов которых являются другие предприятия, ОТД (БТД) обязан запросить новые копии и выслать акты о списании или утере старых.

В случае прекращения применяемости учтенных копий в данной организации держатель подлинников ставится в известность для снятия их с учета.

ОТМЕТКИ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮ ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Для упорядочения учета и обращения программных документов на них должны проставляться отметки:

· «ИНВ.¹... ЭКЗ.¹...,19,,,г.» (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) - на копиях программных документов;

· «ПОДЛИННИК НА ПРЕДПРИЯТИИ...» (с указанием кода предприятия, которому переданы подлинники) - на копиях программных документов, снятых с переданных подлинников;

· «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ ¹..., 19... г.» (с указанием подлинника и даты принятия его в ОТД (БТД)) - на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники;

· «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН... извещ. ¹... от... 19... г.» (с указанием номера даты выпуска извещения и подписи) - на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях программных документов, а также на карточках учета;

· «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» - на программных документах, а также на извещениях при отсутствии подлинников этих документов;

· «ЭКЗ. ¹...» (с указанием номер экземпляра) - на копиях программных документов;

· «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» - на контрольных экземплярах копий программных документов, а также на контрольных экземплярах извещений;

· «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ» - на копиях программных документов разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов;

· «ПРИ НОВОМ ПРОЕКТИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ...» - на подлинниках. дубликатах и копиях программных документов, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых программах, а также на карточках учета на основании соответствующих извещений.

7.2. Место размещения отметок определяется в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД на правила учета, хранения и обращения для программных документов на различных носителях данных.

УЧЕТ ПРИМЕНЯЕМОСТИ

8.1. Учет применяемости программных документов ведется по всем программам.

8.2. Учет применяемости ведется на предприятии-держателе подлинников и на предприятиях-пользователях (предприятиях-держателей дубликатов).

8.3. Учет применяемости производят на основании документов (спецификаций, ведомостей эксплуатационных документов).

ПЕРЕДАЧА ПРОГРАММНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

9.1. При передаче подлинников с одного предприятия на другое подлиннику, полученному вновь взамен дубликата (а на предприятии, передавшему подлинники, вновь изготовленному дубликату взамен подлинника), присваивают новый инвентарный номер и одновременно производят соответствующие отметки в карточке учета документов.

9.2. Передача подлинников программных документов осуществляется ОТД (БТД) предприятия, передающим подлинники, и ОТД (БТД) предприятия, принимающим их, при участии представителей подразделений, выпустивших подлинники.

ГОСТ 19.602-78 Правила дублирования, учета и хранения программных документов, выполненных печатным способом

УДК 651.5:006.354

Группа Т55

 

Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т С О Ю З А С С Р

Единая система программной документации	ГОСТ 19.602-78
ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ПРОГРАММНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ ПЕЧАТНЫМ СПОСОБОМ
United system for program documentation. Rules for duplication, registration and storage of printed program documents

Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 22 февраля 1978 г. ¹ 518 срок введения установлен

С 01.01. 1980 г.

Настоящий стандарт устанавливает правила дублирования, учета и хранения программных документов, предусмотренных Единой системой программной документации (ЕСПД) и выполненных печатным способом.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Учет, хранение, дублирование и обращение подлинников, дубликатов и копий программных документов производят в соответствии с требованиями ГОСТ 19.601-78 и требованиями, установленными настоящим стандартом.

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники программных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 19.101-77 и правилам выполнения программных документов, выполненных печатным способом.

2.2. При приемке подлинников сотрудник отдела технической документации (бюро технической документации) проверяет, помимо требований, изложенных в ГОСТ 19.601-78, пригодность к микрофильмированию и наличие всех листов.

2.3. На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер указывают только на титульном (первом) листе.

ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Восстановление подлинников программных документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-68.

ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДУБЛИКАТОВ

4.1. Дубликаты программных документов в зависимости от способа их изготовления подразделяют следующим образом:

· фотодубликаты, изготовленные на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении в масштабе подлинника;

· электродубликаты, изготовленные электрофотографическим способом в позитивном изображении на кальке или другом материале с прозрачной основой в масштабе подлинника;

· диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника;

· микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении, а также другими способами, не вносящими ошибок.

4.2. Вид дубликата устанавливает предприятие - держатель подлинников по соглашению с предприятием - держателем дубликатов или заказчиком.

4.3. Инвентарный номер на дубликатах указывают только на титульном (первом) листе.

4.4. На титульном (первом) листе дубликата каждого документа в левом верхнем углу на поле подшивки ставят штамп или надпись «Дубликат...».