Организация работы руководящего органа.

Название руководящего выборного органа не столь важно, ибо суть его деятельности от этого не меняется, поэтому пусть в нашем случае это будет Совет студенческой организации.

Функции Совета:

- созывает общевузовские собрания, утверждает проекты повестки дня собраний, готовит проекты решений;

- утверждает планы работы студенческой организации, планы подготовки отдельных мероприятий;

- распределяет поручения и задания по выполнению планов работы, подготовки мероприятий, стараясь привлечь как можно больше членов организации;

- ведет делопроизводство в студенческой организации;

- заслушивает отчеты о выполнении поручений и заданий;

- выдвигает разные инициативы и идеи для обсуждения среди членов организации;

- рассматривает предложения, заявления членов организации и принимает решения по существу этих обращений;

- координирует подготовку общевузовских мероприятий;

- принимает в члены организации и исключает из членов организации (если такое право не закреплено только за собранием в уставе (положении) студенческой организации).

Как правило, заседания Совета проводятся один раз в две недели. Однако все зависит от ситуации. Если требуется, то заседания могут проходить и каждый день.

Работой Совета руководит председатель Совета.

В функции председателя Совета входит:

- созыв заседания Совета, оповещение членов Совета о дате, времени и месте заседания, о возможной повестке дня заседания;

- организация подготовки заседаний Совета;

- ведение заседаний Совета;

- распределение обязанностей и поручений среди членов Совета и всех членов организации по выполнению утвержденных планов работы, по подготовке мероприятий;

- представление студенческой организации в отношениях с администрацией вуза, с другими общественными организациями вуза, а также с иными организациями, учреждениями, предприятиями;

- контроль исполнения планов работы, поручений, заданий и обязанностей;

- выдвижение инициатив, предложений по деятельности и развитию организации.

Ведет заседания Совета председатель Совета, а в его отсутствие - заместитель председателя. В начале заседания обязательно утверждается повестка дня, чтобы понять, сколько вопросов и какой сложности предстоит обсудить, есть ли уже по тем или иным вопросам проекты решений, сколько времени займет все заседание, может быть, целесообразно часть вопросов перенести на следующий день или на следующее заседание Совета. Каждый член Совета вправе предложить любое количество вопросов в повестку дня.

По каждому вопросу делается небольшое сообщение теми членами Совета или членами организации, которые готовили вопрос или инициировали его рассмотрение на заседании Совета. Далее идет обсуждение вопроса. В конце обсуждения председатель Совета подводит итоги и ставит вопрос на голосование (если это большой проект, он сначала принимается за основу, а затем обсуждаются поправки). Обязательно ведется протокол заседания Совета.

Распределение обязанностей среди членов Совета должно быть сделано на первом же его заседании после избрания. При этом необходимо учитывать как пожелания самих членов Совета, их увлечения, умения, опыт, так и необходимость выполнения той или работы, без которой Совет просто не сможет функционировать.

В Совете необходимо обязательно кому-то отвечать за организационную работу, связанную с подготовкой собраний, приема в члены организации, с ведением контроля над выполнением текущих планов. Одного из членов Совета можно избрать заместителем председателя Совета, который бы непосредственно помогал председателю в выполнении его функций и замещал его на время длительного отсутствия.

Завершим рассмотрение вопросов организации работы Совета делопроизводством. Делопроизводство - это документооборот в организации, это отражение в документах деятельности организации. Зачем нужно документировать деятельность организации? На этот вопрос можно дать несколько ответов. Во-первых, не надо забывать, что не вы первые, не вы последние, и тот, кто придет после вас в организацию, и будет вести работу через три-четыре года, должен знать, что и как делали их предшественники, что получалось, а что нет и почему. Такой анализ деятельности иногда просто невозможно сделать без соответствующих документов, без протоколов и планов работы. Во-вторых, в деятельности организации могут (и это нормальное явление) возникать спорные моменты, неясности, дискуссии по тому, что и как было решено несколько недель, месяцев назад на собрании, заседании Совета. И здесь документы помогают прояснить ситуацию. В-третьих, участвуя в работе общественной организации, каждый получает навыки, в том числе и такие необходимые, как умение четко формулировать задачи, предложения в различных документах, отстаивать свое мнение с использованием документов.

Приведем минимальный перечень документов, который должен быть в Совете студенческой организации.

1. Список членов организации с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения, домашнего адреса, телефона, факультета и курса обучения, обязанностей в организации. В сведения о члене организации могут быть включены и другие моменты. Вместо списка в больших организациях можно вести учет членов организации по отдельным карточкам, которые располагаются по алфавиту. Тогда всегда легко изъять карточку при выбытии члена организации из вуза, не путая весь список, или при необходимости быстро найти интересующие сведения о том или ином члене организации.

2. Протоколы собраний студенческой организации. Их удобнее составлять на отдельных листах, а затем сшивать в скоросшивателе.

3. Протоколы заседаний Совета. Их можно вести в обычной общей тетради.

4. Список членов Совета с указанием домашнего адреса, телефона и обязанностей каждого члена Совета.

5. Планы работы (перспективные, текущие, планы подготовки отдельных мероприятий).

6. Документы, приходящие в организацию и исходящие из организации (письма, заявления, в том числе вступающих в организацию, запросы и т.п.).

7. Положение о студенческой организации.

По желанию этот список документов можно дополнить.

 

Проведение переговоров

с администрацией образовательного учреждения.

После завершения процесса создания объединения необходимо встретиться с представителями администрации вуза: ректором или проректором, курирующим вопросы воспитательной работы в вузе или по работе со студентами.

Напомним, что желательным было бы присутствие представителей администрации образовательного учреждения на учредительном собрании.

На встрече еще раз информируйте о целях и задачах своего объединения, расскажите о ближайших планах его работы. Вместе определите, в каких вопросах управления вузом вы можете участвовать, в решение каких проблем студентов вам нужна помощь администрации вуза, что вы можете сделать для их решения. Согласуйте вопрос выделения помещения и оргтехники для деятельности организации, возможность использования имущества образовательного учреждения, взаимодействия со структурными подразделениями вуза.

Желательно по итогам встречи заключить договор о совместной деятельности, где были бы прописаны все ваши взаимоотношения.

Для обеспечения своих функций в договоре необходимо закрепить следующие права:

- запрашивать и получать необходимые информационные документы и аналитические материалы в администрации и структурных подразделениях образовательного учреждения;

- иметь право голоса при решении актуальных проблем жизнедеятельности студенческой молодежи и учебного заведения;

- иметь право безотлагательного личного приема руководителями учебного заведения руководителей общественного объединения по вопросам деятельности студенческого самоуправления;

- обязанность администрации учебного заведения рассматривать и давать ответ по всем запросам и обращениям студенческого самоуправления, касающимся или непосредственно затрагивающим интересы студентов;

- совместно с администрацией участвовать в распределении и использовании выделяемых образовательному учреждению государственных бюджетных средств, статьи расходов которых (стипендии, дотации на питание, средства, выделяемые на культуру, спорт, отдых, лечение) непосредственно затрагивают интересы студентов.