Регистрация отправлений «Директ-мейл стандарт»

Для регистрации отправлений ДМ в меню «Регистрация входящей почты нажмите кнопку «Регистрация отправлений ДМ (8)». Откроется форма «Регистрация отправлений ДМ».

Для регистрации нескольких отправлений ДМ в поле «ШИ первого отправления» ввести ШИ первого отправления, в поле «ШИ последнего отправления» ввести ШИ последнего отправления, нажмите кнопку «Завершить». Откроется меню «Регистрация входящей почты»

Что бы проверить, что отправления ДМ зарегистрированы, необходимо перейти в журнал РПО. В меню «Регистрация входящей почты» нажмите кнопку «Главное меню (0)».

Для перехода к работе с Журналом РПО в главном меню Системы нажмите на клавиатуре клавишу 1 или щёлкните мышью по экранной кнопке «Почтовые услуги (1)». Система откроет меню почтовых услуг.

В открывшемся меню нажмите кнопку «Журналы РПО (7)», затем нажмите кнопку «Журнал РПО (2)». Откроется форма «Журнал РПО».

Повторная печать документов

Напечатанные извещения и акты можно повторно распечатать. Для этого в меню выбора почтовых услуг нажмите кнопку «Прочее (6)». Система отобразит меню «Прочее», в котором необходимо нажать кнопку «Повторная печать накладных (2)» или «Повторная печать актов (3)».

В поле «Дата» можно выбрать необходимые для поиска и дальнейшей печати накладные, путем проставления выбора из календаря дат в диапазоне которых будет происходить поиск накладных, для поиска по заданному фильтру необходимо нажать на кнопку «Поиск». Система отсортирует только те накладные, которые удовлетворяют условиям поиска.

 

 

Адресное хранение

Печать ШИ для мест хранения

Перед отправлением РПО на склад, необходимо напечатать штрих-коды для места хранения РПО. Для этого в меню выбора почтовых услуг нажмите кнопку «Обработка входящей почты (3)» → «Адресное хранение (6)» → «Печать ШИ для мест хранения (1)»

В поля «Номер стеллажа», «Номер полки», «Номер места» необходимо ввести информацию о месте расположения РПО. После ввода значений нужно нажать на кнопку «Создать», в табличной части формы отобразится строка с введенными параметрами.

Если возникла необходимость в изменении ранее созданных записей из табличной части, необходимо нажать на кнопку «Удалить» и заново заполнить поля.

После проверки введенных данных, нажать на кнопку «Печать», Система отобразит печатную форму штрихкода.

Отправка РПО на склад

После создания ШИ для места хранения, РПО может быть перемещено на склад. Для этого в меню выбора почтовых услуг Ошибка! Источник ссылки не найден. нажмите «Обработка входящей почты (3)» → «Адресное хранение (6)» → «Отправка РПО на склад (2)».

На форме необходимо ввести созданный ранее ШИ места хранения и ввести ШИ РПО, после заполнения данных полей нажать на кнопку «Создать», в табличной части формы появится строка с штрих-кодом РПО, которое будет перемещено на склад.

После проверки введенных данных, нажать на кнопку «Завершить», Система сохранит внесенные значения и передаст РПО на склад.

Журнал адресного хранения

«Обработка входящей почты (3)» → «Адресное хранение (6)» → «Журнал адресного хранения (3)».

Журнал позволяет просмотреть подробные данные об РПО, для этого необходимо выбрать нужное РПО, нажав на него левой кнопкой мыши, и нажать на кнопку «Просмотр». В полях фильтра нужно выбрать необходимые значения и нажать на кнопку «Поиск». Для очистки поля фильтров нажать на кнопку «Очистить».

 

Формирование заданий почтальона

Создание накладной на доставку выполняется для РПО и вторичных извещений ф.22-в, заказных уведомлений о вручении, извещений на переводы ЕСПП, вторичных извещений ЕСПП, уведомлений по переводам, предназначенных в доставку.

Создание накладной на доставку выполняется в разрезе доставочных участков и юридических лиц. Расчет сроков для печати вторичных уведомлений осуществляется в соответствии с производственным календарем.

Для формирования накладной должны быть выполнены условия:

- регистрация входящих РПО;

- на РПО не должна быть оформлена процедура возврат, досыл, вручение в привязке к данному ОПС.

Для вызова функции формирования извещения ф.22, ф.22-в и накладных для доставки необходимо в главном меню Системы выбрать:

«Почтовые услуги (1)» → «Обработка входящей почты (1)» → «Задание почтальона (4)» → «Задание почтальона (1) → «Задание почтальона (общее)(1)».

В открывшемся меню можно выбрать вид задания:

- задание почтальона (общее);

- задание почтальона (Группа РПО) – в адрес юридического лица;

- задание почтальона на ОВПО (вручение ОВПО);

- задание почтальона на возвращенные РПО (формирование формы 104-в) в адрес юридического лица.

Задание почтальона (общее)

Накладная ф.16-дп формируется в контексте выбранного процесса. Для создания накладной необходимо перейти по меню:

«Почтовые услуги (1)» → «Обработка входящей почты» → «Задание почтальона (4)» → «Задание почтальона (1)» → «Задание почтальона (общее) (1)».

На открывшейся форме расположены 6 вкладок, которые могут быть использованы для задания почтальона.

На данной экранной форме необходимо заполнить поля: «Почтальон» и «ДУ» - указывается номер доставочного участка.

На первой вкладке добавляются первичные извещения и РПО, которые будут включены в доставку. Для заполнения содержания накладной нажмите кнопку «Добавить». Система отобразит форму «Выбор РПО в доставку » для добавления РПО.

На экранной форме «Выбор РПО в доставку» по умолчанию отображаются все РПО, последняя операция по которым «Прибыло в ОПС вручения», для более глубокой фильтрации можно воспользоваться дополнительной группой фильтров, расположенной на форме.

Если у выбранного РПО отсутствует номер доставочного участка, необходимо нажать на кнопку «Присвоить ДУ и добавить в задание», откроется форма «Присвоение доставочного участка». Введите «Доставочный участок», далее «Сохранить».

Для добавления всех найденных РПО необходимо выбрать любую строку и нажать горячие клавиши «Ctrl+A» (для выделения), затем нажать на кнопку «Добавить и завершить». Все выбранные РПО отобразятся на форме «Включение РПО в доставку». При необходимости добавить одно РПО, нужно выбрать строку с требуемым РПО и нажать на кнопку «Добавить и завершить».

В случае необходимости добавления РПО в список накладной вручную, необходимо в поле «ШИ отправления» ввести ШИ и нажать Enter, или нажать левой кнопкой мыши.

Включение в доставку первичных извещений

Для перехода к добавлению первичных извещений необходимо нажать кнопку «Далее», отобразится форма «Включение в доставку первичных извещений», данная экранная форма предусмотрена для добавления первичных извещений для РПО, которые не будут включены в доставку.

Для добавления первичных извещений необходимо нажать на кнопку «Добавить», откроется форма «Первичные извещения».

На экранной форме «Первичные извещения» по умолчанию отображаются все РПО, последняя операция по которым «Прибыло в ОПС вручения», за исключением тех, которые были добавлены на форме «Включение РПО в доставку», для более глубокой фильтрации можно воспользоваться дополнительной группой фильтров, расположенной на форме.

Добавление строк происходит по аналогии с первой вкладкой.

Включение в доставку вторичных извещений

Для перехода к добавлению вторичных извещений необходимо нажать кнопку «Далее», отобразится форма «Включение вторичных извещений в доставку», данная форма предусмотрена для добавления вторичных извещений.

Для добавления вторичных извещений необходимо нажать на кнопку «Добавить», откроется форма «Вторичные извещения».

На экранной форме «Вторичные извещения» по умолчанию отображаются все РПО, последней операцией по которым является высылка первичного извещения («Выслано первичное извещение») и на дату формирования задания (для вторичных извещений эта дата является одним из критериев фильтрации РПО, по умолчанию считается текущей датой, но пользователь имеет возможность изменить значение этого критерия фильтрации) с даты высылки первичного извещения прошло 5 рабочих дней включительно (3 дня для РПО с разрядом «Судебное»).

Добавление строк происходит по аналогии с первой вкладкой.