Удалить в схеме данных дубли связей.

Порядок выполнения работы:

 

1. Закройте все окна таблиц базы данных. Access97 не позволяет создать или изменить связь, если открыта хотя бы одна таблица.

2. Сделайте активным окно базы данных.

2. Выберите команду “Сервис, Схема данных” или нажмите кнопку “Схема данных” на панели инструментов. Появится окно “Схема данных”, которое используется для просмотра и изменения существующих связей и для определения новых связей между таблицами.

3. Выберите команду “Связи, Добавить таблицу” или нажмите кнопку “Добавить таблицу” на панели инструментов. Появится диалоговое окно “Добавить таблицу”. (рисунок. 3.1)

4. Раскройте вкладку “Таблицы”, в списке таблиц выделите нужную таблицу и нажмите кнопку “Добавить”. Так выбираются все необходимые таблицы. В заключении нажимается кнопка “Закрыть”.

5. При создании новой связи важна последовательность действий. Поместите указатель мыши на поле, по которому строится связь, со стороны таблицы “один”, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите появившийся значок поля на соответствующее поле со стороны таблицы “многие”. Отпустите кнопку мыши. Появится диалоговое окно “Связи”.

6.

В диалоговом окне связи установите для связи режим обеспечения ссылочной целостности.

 

 

Рисунок 5.1.

 

7. Нажмите кнопку “OK”, чтобы подтвердить создание связи и перейти в окно “Схема данных”.

8. Аналогичным образом установите все необходимые связи.

9. Закройте окно “Схема данных”.

10. Откройте таблицу Комплектующее в режиме конструктора.

11. В свойстве “тип данных” для поля Единица измерения из раскрывающегося списка выберите значение “Мастер подстановок”.

12. В раскрывшемся первом окне “Создание полей со списком” выберите переключатель “Таблица” и нажмите кнопку “Далее”.

13. Во втором диалоговом окне “Мастера” выберите таблицу, из которой берутся значения (в данном случае – это таблица Единица измерения).

14. Для создаваемого поля со списком выберите необходимые поля в третьем диалоговом окне мастера (в данном случае – “код” и “наименование”). “Код” выступает в роли присоединенного поля, а поле со списком будет отображать значения поля “наименование”. Нажмите кнопку “Далее”.

15. В четвертом диалоговом окне “Мастера” отображается список значений поля со списком. Нажмите кнопку “Далее”.

16. В последнем диалоговом окне “Мастера” нажимаем кнопку “Готово”.

 

 

Общие сведения:

Связи между таблицами.

Перед началом заполнения таблиц данными нужно определить связи между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях – обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают первичный ключ одной таблицы с соответствующим ему полем, которое называют полем внешнего ключа, во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ – связанной.

В MS Access существует три вида отношений:

· “Один-к-одному”. При использовании этого отношения запись в главной таблице может иметь не более одной записи в связанной таблице и наоборот.

· “Один-ко-многим”. Связь с отношением “один-ко-многим” является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице “А” могут соответствовать несколько записей в таблице “В”, а запись в таблице “В” не может иметь более одной записи в таблице “А”.

· “Многие-к-одному”. Одной записи в таблице “А” может соответствовать одна запись в таблице “В”, а одной записи в таблице “В” несколько записей в таблице “А”.

Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, однако они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые поля типа “Числовой” должны иметь одинаковые значения свойства “Размер поля”.

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице.

 

Списки и поля со списками.

Списки и поля со списками предназначены для достижения одной и той же цели – представления возможности выбора нужного значения из списка вместо его ввода в текстовое поле.

Различия между списками и полями со списками:

для отображения содержимого списков не нужно их открытие; часть списка, уместившаяся внутри выделенной под него области, всегда видна на экране. Возможности выбора ограничены значениями, включенными в список.

поля с раскрывающимися списками и сами раскрывающиеся списки занимают меньше места, чем списки, но требуют предварительного их открытия для выбора нужного значения. Поле со списком позволяет пользователю либо ввести имя нужного элемента списка в текстовое поле, либо выбрать нужный элемент непосредственно в раскрывающемся списке. Источником данных для списков или полей со списками может быть таблица, запрос, список определенных пользователем значений. В большинстве случаев раскрывающиеся списки и поля со списками связывают с полями таблицы или запроса так, что сделанный с помощью этих элементов управления выбор обновляет значение связанного с ними поля. Обычно используются элементы управления, состоящие из двух столбцов. Первый столбец содержит коды, которые непосредственно обновляют значение поля, связанного с элементом управления, а второй столбец содержит имена, соответствующие этим кодам.

 

Контрольные вопросы:

1. Как добавить таблицу в схему данных?

2. Какие общие свойства должны иметь поля через которые устанавливается связь между таблицами?

3. Всегда ли необходимо обеспечение целостности данных?

4. Покажите в своих таблицах первичные и внешние ключи

5. Какие типы отношений вы знаете?

 

Составление отчетов:

Студенту необходимо продемонстрировать знание работы с Access.

Показать выполненное задание преподавателю.

Ответить на контрольные вопросы.

 

Лабораторная работа №6

 

Создание форм.

Цель работы: Количество часов: 4

 

изучение способов создания форм.

 

Рабочее задание:

1. Создайте ленточные формы для заполнения справочников (таблиц) Единица измерения, Заказчик, Комплектующее и Раздел спецификации. Эти формы создаются на основе соответствующих таблиц с помощью Мастера форм. Выбираются все поля.

2. С помощью мастера форм создайте иерархическую форму “ Изделие ”, содержащую данные из таблиц “ Изделие ” и “ Спецификация ”.

3. С помощью мастера форм создайте иерархическую форму “ Заказ ”, содержащую данные из таблиц “ Заказ ” и “ Строка заказа ”.

4. Добавьте в каждую форму шесть командных кнопок: «Переход к предыдущей записи», «Переход к следующей записи», «Сохранение записи», «Добавление записи», «Удаление записи», «Закрытие формы».

5. Установите свойства макета формы:

Полосы прокрутки: только по вертикали (для ленточных и подчиненных форм); отсутствуют (для иерархических);

Кнопки перехода: нет;

Тип границы: окно диалога;

Кнопки оконного меню: нет;

Кнопка размеров окна: отсутствуют;

Кнопка закрытия: нет;

В подчиненной форме «Строка заказа» у поля «Номер_заказа» установить свойство Вывод на экран: нет;

В подчиненной форме «Спецификация» у поля «Код_изделия» также установить свойство Вывод на экран: нет. На формах не должно быть повторяющихся полей.

6. Создайте главную кнопочную форму.

7. Создайте панель инструментов со следующими пунктами меню: «Справочники по…», «Работа с заказами», «Обработка оперативных операций» и «Формирование документов».

8. В пункте меню «Справочники по …» разместите следующий перечень форм: по заказчикам, по единицам измерения, по разделам спецификации, по комплектующим.

9. В пункте меню «Работа с заказами» разместите такой перечень форм: изделия собственного производства, оформление заказов.

10. Остальные пункты будут пополняться по мере выполнения работ.

11. Введите данные.

Порядок выполнения работы:

1. Раскройте вкладку “Формы” окна базы данных, нажмите кнопку “Создать”. Появится диалоговое окно “Новая форма”.

2. В списке диалогового окна выделите элемент “Мастер форм”.

3. В раскрывающемся списке, находящемся в нижней части диалогового окна “Новая форма”, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для раскрытия списка и выделите соответствующий элемент (например, элемент “Единица измерения” в случае создания простой формы или “Заказ” в случае создания иерархической формы). Нажмите кнопку “OK” и Access отобразит первое диалоговое окно “Мастера форм”.

4. В списке “Доступные поля” этого окна выделите нужный элемент (например, элемент “Код” при создании формы “Единица измерения”), затем нажмите кнопку “>” для перемещения этого элемента из списка “Доступные поля” в список “Выбранные поля”. Проделайте эту же операцию со всеми необходимыми элементами. Следующие шаги 5 и 6 проделываются в случае создания иерархических форм. При создании формы для работы со справочниками перейдите к шагу 9.

5. Раскройте список “Таблицы/Запросы” и выделите в нем еще один элемент (например, таблицу “Содержание заказа” в случае создания формы “Заказ”). Состав списка “Доступные поля” изменится – в нем будут перечислены все поля выбранной таблицы.

6. Проделайте шаг 4 для соответствующих элементов (например, в случае таблицы “Содержание заказа” – для элементов “Номер позиции”, “Код изделия”, “Количество”). Нажмите кнопку “Далее” для отображения второго диалогового окна “Мастера форм”.

7. Так как поля, выбранные для отображения в форме, взяты из двух различных таблиц, то “Мастер форм” предоставляет возможность выбрать тип представления данных. Выделите тип представления (например, “по Заказ”) и выберите переключатель “Подчиненные формы”. В правой верхней части второго диалогового окна “Мастера форм” отображаются поля создаваемой формы в зависимости от выбранного представления данных. Нажмите кнопку “Далее”.

8. В третьем диалоговом окне “Мастера форм” можно определить параметры оформления подчиненной формы.

9. В четвертом диалоговом окне “Мастера форм” можно выбрать стиль оформления новой формы. Выберите стиль “Обычный” и нажмите кнопку “Далее”.

10. Укажите название для формы. Выберите переключатель “Открытие формы для просмотра и ввода данных”, а затем нажмите кнопку “Готово” для завершения создания формы.

11. Аналогичным образом создайте все необходимые формы.

12. Чтобы заполнить таблицу данными, откройте соответствующую форму в режиме формы.

 

 

Чтобы добавить командную кнопку и связанный с ней код обработки события в форму с помощью “Мастера кнопок”:

1. Откройте форму в режиме конструктора.

2. Если необходимо, нажмите кнопку “Панель элементов” на панели инструментов.

3. Убедитесь, что выключатель “Мастера” (Control Wizard) находится в нажатом состоянии. Затем нажмите кнопку “Кнопка” (Command Button) и добавьте маленькую кнопку в форму. Появится первое диалоговое окно “Создание кнопок”.

4. Выберите соответствующие элементы в списках “Категории” (в случае добавления кнопки “Добавление записи” – элемент “Обработка записей”) и “Действия”. Для продолжения нажмите кнопку “Далее”.

5. Введите текст или выберите нужный рисунок, размещаемые на кнопке. Для продолжения нажмите кнопку “Далее”.

6. Задайте имя кнопки или оставьте имя, предлагаемое поумолчанию. Для продолжения нажмите кнопку “Готово”.

 

Ввести данные:

 

Единица измерения:

Код	Наименование
	штука
	метр
	кг

Раздел спецификатора:

Код	Наименование
	деталь
	материал

 

Комплектующее:

Наименование	Раздел спецификации	Единица измерения
Стяжка	деталь	штука
Плита	деталь	штука
Гайка	деталь	штука
Герметик 51-УТ-37	материал	кг
Подшипник	деталь	штука
Вал гребной	деталь	штука
Гребной винт	деталь	штука
Болт	деталь	штука
Проволока ДКРМ	материал	метр
Вкладыш	деталь	штука
Втулка	деталь	штука
Устройство маслопр	деталь	штука
Корпус картера	деталь	штука
Полукольцо	деталь	штука
Корпус	деталь	штука
Крышка	деталь	штука
Стопор	деталь	штука
Прокладка	деталь	штука
Винт	деталь	штука
Шайба	деталь	штука
Шпилька	деталь	штука
Штифт	деталь	штука
Кольцо	деталь	штука
Термометр	деталь	штука
Тележка самоходная	деталь	штука
Устр-во центрирующее	деталь	штука
Опора транспортная	деталь	штука
Балка	деталь	штука
Роликоопора	деталь	штука
Распорка	деталь	штука
Дорожка роликовая	деталь	штука
Рама	деталь	штука
Направляющее	деталь	штука
Обух Гп 32кн	деталь	штука
Планка	деталь	штука
Кница	деталь	штука
Пиллерс	деталь	штука
Швеллер	материал	метр
Двутавр	материал	метр
Шнур 4Сd5	материал	метр
Шнур 4Сd3,2	материал	метр

Изделие собственного производства:

Код	Наименование	Констр. обозн.	Ед. измерения
КЛ088	Клюз	08850.364244	штука
Вср3624	Валопровод средний	ЕИМА.362425	штука
ПДОпКорм	Подшипник опорный кормовой	ЕИМА.304411	штука
ПДОп1ГИ	Подшипник опорный 1ГИ-140	ЕИМА.304412	штука
ОснПБл	Оснастка для погрузки блока	82.23.2562.39	штука
ОснБлМон	Оснастка для погрузки блоков монт.	82.13.2563.15	штука
У2С42	Устройство 2С42-65	1ЯЗ.035.090	штука
У2П32	Устройство 2П32-3	1ЯЗ.035.054	штука

Спецификация:

Клюз:

Номер позиции	Код раздела	Наимен. детали	Количество
	деталь	Стяжка
	деталь	Плита
	деталь	Гайка
	материал	Герметик 51-УТ-37	0,3

Валопровод средний:

Номер позиции	Код раздела	Наимен. детали	Количество
	деталь	Подшипник
	деталь	Вал гребной
	деталь	Гребной винт
	деталь	Болт
	материал	Проволока ДКРМ	0,2

Подшипник опорный кормовой:

Номер позиции	Код раздела	Наимен. детали	Количество
	деталь	Вкладыш
	деталь	Втулка

Подшипник опорный 1ГИ-140:

Номер позиции	Код раздела	Наимен. детали	Количество
	деталь	Устр-во маслоприемное
	деталь	Вкладыш
	деталь	Корпус картера
	деталь	Полукольцо
	деталь	Корпус
	деталь	Крышка
	деталь	Стопор
	деталь	Прокладка
	деталь	Болт
	деталь	Винт
	деталь	Гайка
	деталь	Шайба
	деталь	Шпилька
	деталь	Штифт
	деталь	Кольцо
	деталь	Термометр
	материал	Шнур 4Сd3,2	0,2
	материал	Шнур 4Сd5	1,8

Оснастка для погрузки блока:

Номер позиции	Код раздела	Наимен. детали	Количество
	деталь	Тележка самоходная
	деталь	Устр-во центрирующее
	деталь	Опора транспортная
	деталь	Балка
	деталь	Роликоопора
	деталь	Распорка

Оснастка для погрузки блоков монтажных:

Номер позиции	Код раздела	Наимен. детали	Количество
	деталь	Дорожка роликовая
	деталь	Рама
	деталь	Направляющее
	деталь	Обух Гп 32кн
	деталь	Планка
	деталь	Кница
	деталь	Пиллерс
	деталь	Болт
	деталь	Гайка
	деталь	Шайба
	материал	Швеллер
	материал	Двутавр

 

ЗАКАЗЧИК

N заказчика	Наименование	Адрес	Телефон
	ПО”Проводник”	Северодвинск, Ломоносова 15	4-83-32
	АЯ 512	Северодвинск, Лесная 55	2-45-95
	ПО “АТОМ”	Саратов, Ленина 24	18-48-16
	ПО “Кристалл”	Калининград, Макарова 10	35-55-45
	ПО “Комета”	Ростов, Портовая 8	16-48-22

Контрольные вопросы:

1. Как создать иерархическую форму?

2. Какие свойства формы необходимо установить?

3. Как создаются поля со списками?

4. Для чего нужны переключатели в форме?

5. Какие элементы управления данными вы использовали в данной лабораторной работе?

 

Составление отчетов:

Студенту необходимо продемонстрировать знание работы с Access.

Показать выполненное задание преподавателю.

Ответить на контрольные вопросы.

Лабораторная работа №7

 

Цель работы: Количество часов: 2

 

изучить порядок составления запросов к БД.

 

Рабочее задание:

 

Запросы на основе одной таблицы:

Вывести наименование, телефон заказчиков

а) названия которых начинаются на “А” (рекомендуемый оператор LIKE)

б) у которых нет телефонов (IS NULL)

в) телефоны которых начинаются на 35 (LIKE)

 

Вывести наименования комплектующих:

г) остаток на складе которых больше 200 и меньше 800 (BETWEEN)

д) минимальный запас которых больше 1000 (>)

е) которые являются материалами (значение поля: 2)

ж) единица измерения которых метр

з) остаток на складе меньше минимального запаса. На результат данного запроса создать ленточную форму с заголовком «Перечень комплектующих, которые необходимо дозаказать». Добавить в область данных свободное поле, данными для которого будет вычисление количества, которое надо заказать (минимальный запас – остаток на складе), а в примечание этой формы добавить еще одно свободное поле с вычислением количества позиций наименований и поместить данную форму в пункт меню «Обработка оперативных операций» (см рисунок).

 

 

Запросы на основе нескольких таблиц:

Вывести наименование изделий собственного производства

а) на которые выпущена спецификация

б) в состав которых входит комплектующее болт

Вывести наименование заказчиков

в) покупающих клюзы

г) заказы которых еще не выполнены (>DATE())

д) заказы которых уже выполнены (<DATE())

е) сделавших заказ в 1996, 1999 годах (BETWEEN)

 

Порядок выполнения работы:

Создание простого запроса:

1. Откройте базу данных.

2. Раскройте вкладку “Запросы” в окне базы данных и нажмите кнопку “Создать”. Появится диалоговое окно “Новый запрос”, в котором можно выбрать способ создания запроса. Выберите “Конструктор”.

3. В окне конструктора запроса появится диалоговое окно “Добавление таблицы”. Оно содержит вкладки, которые позволяют выбрать существующие таблицы или запросы (или и те, и другие) для добавления в новый запрос.

4. Выберите из списка таблицу, щелкнув по ней мышью и нажмите кнопку “Добавить”, чтобы добавить ее в запрос. Для добавления других таблиц в запрос эти действия повторяются. После того, как выбраны все таблицы или запросы, нажмите кнопку “Закрыть”, чтобы закрыть диалоговое окно “Добавление таблицы”.

 

Добавление полей в запрос:

I способ:

1. При открытии окна конструктора запроса текстовый курсор находится в строке “Поле” бланка запроса в первой колонке. Нажмите кнопку списка, расположенную в первой колонке справа, чтобы раскрыть список полей.

2. Щелкните мышью по полю. Список полей в данной ячейке закроется.

3. Поместите текстовый курсор во вторую колонку, нажав клавишу <Tab>.

 

II способ:

1. Поместите текстовый курсор в нужную колонку. Дважды щелкните мышью по имени поля в списке полей таблицы в верхней панели. Поле поместится в нужную колонку.

 

Задание условий отбора:

Задание условий отбора записей является основной задачей создания запроса.

1. Откройте запрос в режиме конструктора.

2. Чтобы запрос возвращал только нужные записи, введите критерий отбора в строке “Условие отбора” определенного столбца.

 

Сохранение запросов:

После завершения конструирования запроса его нужно сохранить в файле базы данных и дать ему описательное имя:

1. Закройте запрос, нажав соответствующую кнопку окна. Access выдает сообщения для сохранения запроса.

2. Нажмите кнопку “Да”, чтобы сохранить запрос. Появится диалоговое окно “Сохранение”.

3. В текстовом поле “Имя запроса” введите описательное имя и нажмите кнопку OK.

 

 

Общие сведения:

 

Запросы используют для просмотра, изменения и анализа данных, содержащихся в этих записях, раз­личными способами. Запросы могут также использовать эти записи как источник для форм и отчетов. Access делает процедуру запроса простой, располагая в запрос все таблицы, которые имеют необходимую инфор­мацию, и проводя линии, чтобы показать соотношение между этими таблицами. Получают ли доступ к запросу из вкладки Queries (Запросы) контейнера базы данных или через Query Builder (Построитель запроса) на источнике записи формы или отчета, запрос выглядит и работает одина­ково.

Верхняя часть окна запроса показывает отношение между запрашиваемыми таблицами. Эта часть назы­вается панелью таблицы. Нижняя часть окна показывает поля из таблиц и условия отбора, по которому они были запрошены. Эту часть называют сеткой запроса или сеткой QBE (query by example — Запрос по образцу).

Добавление в окно запроса

Можно пополнять окно запроса двумя способами.

· Первым является добавление таблиц или других зап­росов во время создания самого запроса

· вторым — добавление таблиц или других запросов в существую­щий запрос.

При создании нового запроса все таблицы или запросы перечисляются в диалоговом окне Добавление таблицы (рис.4.1). Выделив желаемую таблицу и/или запрос и щелкнув на кнопке Доба­вить, эти элементы располагают в панели таблиц окна запроса. Иначе, этого можно достичь, дважды щелкнув на каждом элементе в диалоговом окне.

 

 

Рисунок 7.2.. Бланк запроса

 

Добавление таблицы.

Способы добавления таблиц или запросов в существующий запрос:

· Использование меню. Чтобы добавить новую таблицу или запрос, выберите команду Запрос | Добавить таблицу.

· Также можно воспользоваться кнопкой Добавить таблицу для добавления таблиц в существующий запрос. Щелчок на этой кнопке открывает диалоговое окно Добавление таблицы, как если бы пользователь вызвал новый запрос.

· Для добавления таблиц или запросов в запрос также можно выполнить следующие действия:

1. Расположите имеющийся запрос так, чтобы он находился только на половине экрана.

2. Нажмите клавишу F11 для открытия контейнера базы данных.

3. Расположите контейнер базы данных так, чтобы он находился на другой половине экрана.

4. Щелкните на вкладке Tables или Queries, содержащем элементы, которые должны быть помещены в запрос.

5. Щелкните на таблице или запросе, чтобы выделить их, и, удерживая кнопку мыши нажатой, пере­тащите элемент в панель таблиц окна запроса. Когда указатель мыши находится над областью табли­цы запроса, появляется маленький белый прямоугольник со знаком плюс, прикрепленным к указателю.

6. Освободите кнопку мыши, чтобы оставить таблицу или запрос в панели таблиц запроса.

ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ: Если в области таблицы запроса находятся несколько объектов, между ними должна существовать связь.

Простое добавление таблиц или запросов является только первым шагом в создании запроса. Чтобы получился запрос, в сетке запроса должны появиться, по крайней мере, одна таблица или запрос и одно поле. Запрос является компилятором данных. Эти данные могут удовлетворять различным условиям отбора. Ре­зультатом запроса являются данные, выбранные согласно условию, примененному к полям из объектов в панели таблиц окна запроса. Запрос не может выполняться, если он не имеет, по крайней мере, одного поля вывода. Поля вывода получают, помещая поля из объектов в панели таблиц окна запроса в сетку запроса.

Для выполнения составленного запроса нажмите на кнопку не закрывая режим конструктора.

Контрольные вопросы:

1. Как создать новый запрос?

2. Как модифицировать ранее созданный запрос?

3. Из каких частей состоит окно запроса?

4. Как включить поле в запрос?

5. Как установить условие на поле в запросе?

 

Лабораторная работа №8

Цель работы: Количество часов:2

 

научиться составлять запросы используя вычисляемые поля.

 

Рабочее задание: