Переименование, вставка и удаление листов

Занятие 5

Электронные таблицы Excel.

Прикладная программа Excel управления электронными таблицами используется для организации и анализа деловых данных, выполнения вычислений, графического представления данных. Файл представляет собой книгу, состоящую из листов.

Прежний вид меню и кнопок Excel заменен этой новой лентой со вкладками, при нажатии которых появляются команды. Лента предназначена для того, чтобы упростить работу с Excel и помочь быстро находить и использовать нужные команды.

 

Лента содержит три основных типа объектов:

Вкладки Вкладок всего семь, и они находятся в верхней части окна. Каждая из них предоставляет возможность выполнять основные задачи, предусмотренные в Excel.

Группы Каждая вкладка состоит из групп, объединяющих связанные друг с другом элементы.

Команды Команда — это кнопка, поле для ввода данных или меню.

 

 

Основные команды Excel собраны на первой вкладке — Главная. По мнению корпорации Майкрософт, эти команды являются наиболее часто используемыми при выполнении основных задач с листами. Например, команды Вставить, Вырезать и Копировать расположены первыми на вкладке Главная в группе Буфер обмена. Далее в группе Шрифт находятся команды форматирования шрифта. Команды для центрирования или выравнивания текста по левому или правому краю расположены в группе Выравнивание, а команды для вставки и удаления ячеек, строк, столбцов и листов находятся в группе Ячейки.

В группах собраны все команды, которые могут понадобиться для выполнения конкретной задачи, и в процессе ее выполнения они всегда находятся в поле зрения, готовые к использованию, а не скрытые в меню. Эти важные команды отображены над рабочей областью.

Если в ячейке нужно отобразить текст в несколько строк, не нужно выбирать команду меню, вкладку диалогового окна, а затем — вариант в диалоговом окне. Вместо этого можно просто нажать кнопку Переносить по словам в группе Выравнивание на вкладке Главная.

 

Если в правом нижнем углу группы находится эта кнопка со стрелкой (которая называется кнопка вызова диалогового окна), значит, для этой группы доступны дополнительные параметры

 

Например, на вкладке Главная в группе Шрифт расположены все часто используемые команды для изменения шрифтов: команды для изменения шрифта и его размера, а также для применения полужирного шрифта, курсива или подчеркивания.

Если нужны другие возможности, например верхний индекс, нажмите кнопку со стрелкой справа от пункта Шрифт, и появится диалоговое окно Формат ячеек, содержащее верхний индекс и другие параметры, относящиеся к шрифтам.

 

В Excel 2007 поддерживается новый формат файлов. Это необходимо, чтобы повысить безопасность файлов, уменьшить риск повреждения файлов, уменьшить размер файлов, а также добавить новые возможности. В Excel 2007 можно открыть файлы, созданные в предыдущих версиях Excel, от Excel 95 до Excel 2003 включительно.

Старые файлы останутся прежними, пока не выбран другой вариант. Если файл был создан в Excel 2003, Excel 2007 сохранит его в формате 2003, если не задано иное.

Можно легко создать копию книги в формате Excel 2007. Для этого используйте команду Сохранение документа и сохраните файл в формате книги Excel (XLSX-файл). Эта копия файла будет содержать все возможности Excel 2007.

Ввод данных

 

На пересечении строк и столбцов образуются ячейки. Одна ячейка на рабочем столе выделена всегда – эта ячейка называется текущей. Текущая ячейка является в программе чем-то вроде курсора. С помощью клавиши ТАВ осуществляется перемещение позиции курсора на одну ячейку вправо, при нажатии клавиши ВВОД - перемещение позиции курсора на одну ячейку вниз.

Адреса ячеек

У каждой ячейки есть свой уникальный адрес. Он образуется из имен столбца и строки, пересечением которых она образована (например, С4). Адрес ячейки всегда отображается в поле Имя.

Строка формул

Строка формул -э то поле, в котором отображается содержимое текущей ячейки.

Если строка формул не отображается, на вкладке Вид на ленте найдите группу Отображение и установите флажок Строка формул

 

Формат ячейки

Для оформления ячеек удобно использовать разное представление данных. В окне формат ячеек можно выбрать вкладку Число, в котором можно задать тип числовых данных, содержащихся в ячейке: общий (если никакой конкретный формат не задан- в этом формате можно выполнять математические операции); числовой (для отображения числа вместе с десятичными знаками); денежный (можно задать символ денежной единицы). Увеличить разрядность (вкладка Главная, группа Число) до тех пор, пока число десятичных знаков не будет равно двум.

 

Создание формул

Приложение Excel используется для работы с числами и выполнения математических действий. Иногда пользователю приходится вводить формулы.

Знак равенства- признак формулы. В ячейку, в которой необходимо получить результат вычисления, прежде всего, вводят знак равенства. Если нет знака равенства программа распознает содержимое ячейки как простой текст.

Использование ссылок на ячейки (т.е. указание адреса ячейки) позволяет автоматически обновлять результат вычислений по формуле при изменении значений ячейки.

 

Ссылка на ячейку	Относится к
A10	ячейке в столбце A, строке 10
A10,A20	ячейкам A10 и A20
A10:A20	диапазону ячеек: столбец A, строки 10-20
B15:E15	диапазону ячеек: строка 15, столбцы B-E
A10:E20	диапазону ячеек: столбцы A-E, строки 10-20

 

Копирование формулы

Копирование в соседнюю ячейку с помощью маркера заполнения.

Щелкните в ячейке с формулой и поместите указатель мыши в правом нижнем углу ячейки, чтобы он принял форму черного крестика (+).

Перетащите маркер заполнения на ячейку, в которую требуется скопировать формулу, и отпустите кнопку мыши.

При копировании формулы автоматически изменяется адрес ячейки, такой адрес называется относительным. Для того, чтобы адрес ячейки в формуле оставался неизменным при копировании необходимо сделать его абсолютным. Для этого в адрес ячейки перед символом, который должен быть постоянным вводится знак $.

Сообщения об ошибках

При работе с формулами нередко возникают ошибки, обнаружив ошибку, программа выдает сообщение, в той ячейке, при расчете которой ошибка была обнаружена.

 

Ошибки обозначаются специальными символами:

 

##### - Столбец недостаточно широк для отображения содержимого. Увеличьте ширину столбца, уменьшите содержимое ячейки или используйте другой формат числа.

#ССЫЛКА! - Ссылка на ячейку неверна. Ячейки могли быть удалены или вставлены поверх.

#ИМЯ? - Опечатка в имени функции.

В ячейках с ошибкой #ИМЯ? может быть отображен цветной треугольник. Если выделить ячейку, будет отображена кнопка ошибки , предлагающая несколько вариантов устранения ошибки.

#ДЕЛ/0 - попытка деления на ноль. Скорее всего, в знаменателе формулы используется ссылка на пустую ячейку.

#ЗНАЧ -при вводе функции пропущен ее обязательный параметр. Если в качестве параметра используется ссылка на ячейку, надо проверить не пуста ли она, или в ней стоят данные не того типа, которые необходимы.

 

Создание диаграмм

Диаграмма помогает быстро передать суть рассматриваемой задачи. С помощью диаграммы можно преобразовать данные электронной таблицы таким образом, чтобы продемонстрировать сравнительные сведения, образцы и тенденции.

 

 

1. Чтобы создать диаграмму, выберите нужные данные, включая заголовки столбцов и заголовки строк. Заголовки строк будут включены в легенду диаграммы, которая расположена справа, а заголовки столбцов будут находиться в нижней части диаграммы.

 

2. Затем щелкните вкладку Вставка и в группе Диаграммы нажмите кнопку Гистограмма. Можно задать другой тип диаграммы, но для отображения сравнения обычно используются гистограммы, поскольку они наиболее наглядные.

3. При нажатии кнопки Гистограмма будет предложено выбрать один из доступных типов гистограмм. Щелкните Гистограмма с группировкой, первый тип диаграммы в списке Гистограмма. Если навести мышь на тип диаграммы, появится всплывающая подсказка с его именем. В подсказке содержится также описание выделенного типа диаграммы и сведения о его использовании.

Если нужно изменить тип диаграммы после того, как она создана, щелкните кнопкой мыши в области диаграммы. На вкладке Конструктор в разделе Работа с диаграммами в группе Тип щелкните Изменить тип диаграммы и выберите нужный тип.

После создания диаграммы появится панель Работа с диаграммами, содержащая три вкладки: Конструктор, Макет и Формат. Эти вкладки содержат команды, необходимые для работы с диаграммами.

Вкладка Конструктор используется для изменения типа или перемещения диаграммы, вкладка Макет — для изменения названия или других элементов диаграммы, а вкладка Формат — для добавления цветов заливки или изменения стиля линий. Создав диаграмму, щелкните в области вне ее. Панель Работа с диаграммами более не будет отображаться. Чтобы восстановить ее, щелкните в области внутри диаграммы, и вкладки появятся снова.

 

Рекомендуется добавить в диаграмму названия описательного характера, чтобы при ее изучении не приходилось гадать, к чему эта диаграмма относится. Можно дать название самой диаграмме, а также осям диаграммы, которые служат для измерения и описания данных диаграммы. Слева находится вертикальная ось (которая также называется осью значений или осью «y»). Эта ось содержит числовую шкалу, позволяющую оценить высоту столбцов. Горизонтальная ось (называемой также осью категорий или осью «x»).

 

Чтобы быстро добавить названия в диаграмму, щелкните нужную диаграмму (это действие выделит ее), а затем перейдите в группу Макеты диаграмм на вкладке Конструктор. Нажмите кнопку Дополнительно , чтобы просмотреть доступные макеты. При выборе разных параметров будут показаны различные макеты, определяющие расположение элементов диаграммы.

На рисунке показан макет «Макет 9», который добавляет рамки для названий диаграммы и осей. Названия вводятся непосредственно в диаграмму.

Название данной диаграммы.

Название вертикальной оси.

Название горизонтальной оси снизу.

Можно будет видеть, как нужно вводить названия. Кроме того, можно рассмотреть другие макеты, чтобы понять, как меняется расположение различных элементов диаграммы, таких как легенда и название.

Еще один способ задать названия — ввод их на вкладке Макет в группе Подписи. Там можно добавлять названия, щелкнув элементы Названия диаграммы и Названия осей.

 

Практическое задание

 

1. Загрузите программу Excel, переименуйте лист, задав ему Ваше имя, и измените цвет ярлычка. Добавьте дополнительный лист в рабочую книгу.

2. На листе, названном Вашим именем, постройте следующую таблицу.

 

Занятие 5

Электронные таблицы Excel.

Прикладная программа Excel управления электронными таблицами используется для организации и анализа деловых данных, выполнения вычислений, графического представления данных. Файл представляет собой книгу, состоящую из листов.

Прежний вид меню и кнопок Excel заменен этой новой лентой со вкладками, при нажатии которых появляются команды. Лента предназначена для того, чтобы упростить работу с Excel и помочь быстро находить и использовать нужные команды.

 

Лента содержит три основных типа объектов:

Вкладки Вкладок всего семь, и они находятся в верхней части окна. Каждая из них предоставляет возможность выполнять основные задачи, предусмотренные в Excel.

Группы Каждая вкладка состоит из групп, объединяющих связанные друг с другом элементы.

Команды Команда — это кнопка, поле для ввода данных или меню.

 

 

Основные команды Excel собраны на первой вкладке — Главная. По мнению корпорации Майкрософт, эти команды являются наиболее часто используемыми при выполнении основных задач с листами. Например, команды Вставить, Вырезать и Копировать расположены первыми на вкладке Главная в группе Буфер обмена. Далее в группе Шрифт находятся команды форматирования шрифта. Команды для центрирования или выравнивания текста по левому или правому краю расположены в группе Выравнивание, а команды для вставки и удаления ячеек, строк, столбцов и листов находятся в группе Ячейки.

В группах собраны все команды, которые могут понадобиться для выполнения конкретной задачи, и в процессе ее выполнения они всегда находятся в поле зрения, готовые к использованию, а не скрытые в меню. Эти важные команды отображены над рабочей областью.

Если в ячейке нужно отобразить текст в несколько строк, не нужно выбирать команду меню, вкладку диалогового окна, а затем — вариант в диалоговом окне. Вместо этого можно просто нажать кнопку Переносить по словам в группе Выравнивание на вкладке Главная.

 

Если в правом нижнем углу группы находится эта кнопка со стрелкой (которая называется кнопка вызова диалогового окна), значит, для этой группы доступны дополнительные параметры

 

Например, на вкладке Главная в группе Шрифт расположены все часто используемые команды для изменения шрифтов: команды для изменения шрифта и его размера, а также для применения полужирного шрифта, курсива или подчеркивания.

Если нужны другие возможности, например верхний индекс, нажмите кнопку со стрелкой справа от пункта Шрифт, и появится диалоговое окно Формат ячеек, содержащее верхний индекс и другие параметры, относящиеся к шрифтам.

 

В Excel 2007 поддерживается новый формат файлов. Это необходимо, чтобы повысить безопасность файлов, уменьшить риск повреждения файлов, уменьшить размер файлов, а также добавить новые возможности. В Excel 2007 можно открыть файлы, созданные в предыдущих версиях Excel, от Excel 95 до Excel 2003 включительно.

Старые файлы останутся прежними, пока не выбран другой вариант. Если файл был создан в Excel 2003, Excel 2007 сохранит его в формате 2003, если не задано иное.

Можно легко создать копию книги в формате Excel 2007. Для этого используйте команду Сохранение документа и сохраните файл в формате книги Excel (XLSX-файл). Эта копия файла будет содержать все возможности Excel 2007.

Переименование, вставка и удаление листов

Для переименования листов выполните следующие действия:

1. Запустите Microsoft Office Excel 2007. Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа в нижней части окна, а затем выберите команду Переименовать. (Или на вкладке Главная ленты в группе Ячейки щелкните стрелку на кнопке Формат, а затем выберите пункт Переименовать лист.)
2. Введите новое название, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Для назначения цвета ярлычкам листов выполните следующие действия:

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа в левой нижней части окна, укажите мышью Цвет ярлычка, а затем выберите нужный цвет. (Или на вкладке Главная ленты в группе Ячейки щелкните стрелку на кнопке Формат, выделите мышью Цвет ярлычка, а затем выберите нужный цвет.)

Для вставки нового листа выполните следующие действия:

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок листа. Нажмите кнопку Вставить лист (справа от ярлычков листов). (Или на вкладке Главная ленты в группе Ячейки щелкните стрелку на кнопке Вставить, а затем выберите команду Вставить лист.)

Для удаления листа выполните следующие действия:

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок удаляемого листа. Нажмите кнопку Удалить. (Или на вкладке Главная ленты в группе Ячейки щелкните стрелку на кнопке Удалить, а затем выберите пункт Удалить лист.

Совет. Если нужно, чтобы число листов в каждой новой книге было больше или меньше трех, это число можно изменить. Щелкните кнопку Microsoft Office слева вверху. Затем выберите Параметры Excel ниже справа. Нажмите кнопку Основные. В группе При создании новых книг в поле число листов введите или выберите количество листов, которое должны содержать новые книги.

Если приложение Excel уже открыто, для создания новой книги нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Создать. В окне Новая книга выберите вариант Чистая книга.

 

Ввод данных

 

На пересечении строк и столбцов образуются ячейки. Одна ячейка на рабочем столе выделена всегда – эта ячейка называется текущей. Текущая ячейка является в программе чем-то вроде курсора. С помощью клавиши ТАВ осуществляется перемещение позиции курсора на одну ячейку вправо, при нажатии клавиши ВВОД - перемещение позиции курсора на одну ячейку вниз.

Адреса ячеек

У каждой ячейки есть свой уникальный адрес. Он образуется из имен столбца и строки, пересечением которых она образована (например, С4). Адрес ячейки всегда отображается в поле Имя.

Строка формул

Строка формул -э то поле, в котором отображается содержимое текущей ячейки.

Если строка формул не отображается, на вкладке Вид на ленте найдите группу Отображение и установите флажок Строка формул

 

Формат ячейки

Для оформления ячеек удобно использовать разное представление данных. В окне формат ячеек можно выбрать вкладку Число, в котором можно задать тип числовых данных, содержащихся в ячейке: общий (если никакой конкретный формат не задан- в этом формате можно выполнять математические операции); числовой (для отображения числа вместе с десятичными знаками); денежный (можно задать символ денежной единицы). Увеличить разрядность (вкладка Главная, группа Число) до тех пор, пока число десятичных знаков не будет равно двум.