Профессия: читатель электронной почты

Американская компания «Forrester Consulting» обнаружила, что в США до 44% крупных корпораций принимают на работу людей, чья обязанность – читать электронную почту. Как выяснилось, читатели электронной почты необходимы для проверки исходящих писем на предмет наличия в них информации представляющей коммерческую тайну или интеллектуальную собственность.

Такого рода контроль – со штатными или без них – осуществляется в 48% крупных компаний. В целом же содержанием исходящей электронной почты в той или иной мере обеспокоены от 71% до 76% корпораций, работающих в сфере информационных технологий. Причём руководителей 64% компаний, помимо тайн, волнует распространение порно и непристойных шуток.

Электронная почта вообще вызывает много нареканий. Как выяснили по результатам опроса представители IT-компаний исследователи из «Message Labs», 60% фирм готовы отказаться от ее использования, если ситуация с распространением вирусов и спама не изменится в лучшую сторону. Остальные 40% признали, что испытывают «волнение» в связи с угрозами их бизнесу, так или иначе исходящими от электронной почты. Только 29% опрошенных выразили какой-то оптимизм по этому поводу. Надежда только на то, что e-mail через какое-то время безнадежно устареет и сольется с другими видами коммуникаций, вроде беспроводной и мгновенной передачи данных [17].

Новые информационные технологии позволяют создать виртуальные рабочие места (к. 43-1). При такой организации используются огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами.

Другой вариант организации рабочих мест – принцип телеработы (к. 43-2), когда служащие связаны со своим рабочим местом через компьютер.

Совершенствование информационных технологий может как повысить эффективность коммуникаций, так и снизить ее.

Поэтому для эффективного использования технических достижений необходимо придерживаться правил эффективной коммуникации (к. 44):

1. Определите, какая информация является срочной.

2. Какая информация должна копироваться или переадресовываться и кому.

3. Кому и какая информация должна поступать.

4. Установите периодичность уничтожения электронных и других документов.

5. Определите сроки ответа на каждый вид коммуникации.

6. Не превышайте установленный максимальный объем сообщений.

7. Выработайте правила проведения совещания.

Резюме по § 3.1.4

Кадр ЛОС № 45

1. В современном менеджменте применяются такие средства коммуникации, как компьютерные сети (в том числе Интернет, внутренние сети, электронная почта) и средства беспроводной связи (в том числе голосовая почта, теле- и видеоконференция). 2. Структура организации, а соответственно, и рабочего места, должна не только поддерживать, но и способствовать движению информационных потоков с высокой скоростью. Новые информационные технологии могут как повысить, так и снизить эффективность коммуникации.

3. Правила эффективной коммуникации регламентируют объем, содержание, срочность, предназначение информации, периодичность уничтожения документов, сроки ответа на каждое сообщение. Также менеджеру рекомендуется выработать правила проведения совещаний.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ (К. 47)

Обратимся к уже знакомой вам СЛС главы (к. 47). Итак, во введении к главе мы поставили вопросы: ч то же делает коммуникации эффективными, а что препятствует передаче информации в организации? В чем особенности коммуникационного процесса в современных условиях? Какими коммуникативными навыками должен обладать современный менеджер для создания нормальной связи в организации?

 

Кадр ЛОС № 47

Теперь мы знаем, что:

- информация является технологической основой менеджмента. Менеджер использует информацию в своей деятельности, и в то же время она является продуктом его деятельности в виде управленческих решений и нормативов деятельности (к. 47-1÷3);

- коммуникация имеет два аспекта: информационный и личностный (к. 47-11). Это необходимо учитывать в ходе обмена информацией (к. 47-9), и это учитывается при выделении элементов коммуникации (к. 47-1÷13);

- коммуникационный процесс (к. 47-15) обеспечивает движение информации в ходе осуществления управленческого воздействия и за счет обратной связи превращает его во взаимодействие, что значительно повышает качество управления (к. 47-16);

- коммуникативные навыки (к. 47-17) подразделяются на вербальные (слушание, речь, чтение, письмо) и невербальные (язык телодвижений и параметры речи);

- эффективность коммуникационного процесса зависит от того, учитывает ли менеджер в коммуникационном процессе имеющиеся барьеры (к. 47-18). Коммуникационные барьеры делятся на межличностные и организационные;

- объемы информации, циркулирующие в обществе, обусловили появление новых технологий работы с ней (к. 47-19), а это, в свою очередь, повлекло изменение рабочих мест (к. 47-20÷21). Так, если вы помните, в п. 3.1.4.2 мы с вами говорили о специалистах, читающих электронную почту.

Примерный перечень контрольных вопросов, на которые обучающиеся должны будут дать ответы на восьмом этапе обучения (контроль и оценка успешности изучения главы)

1. Почему информация является технологической основой менеджмента? Уровень усвоения – пятый.

2. Каким образом коммуникация влияет на эффективность менеджмента. Уровень усвоения – четвертый.

3. От чего зависит эффектность коммуникационного процесса? Уровень усвоения – пятый.

4. По каким направлениям идет совершенствование коммуникации в менеджменте? Уровень усвоения – пятый.

Основные понятия и их определения

Информация – сведения об окружающем мире, отраженные в сознании человека, зафиксированные каким-либо способом и поэтому обладающие свойством воспроизводимости.

 

Управленческая информация – совокупность сведений, с помощью которых разрабатываются управленческие решения и осуществляется управленческое воздействие.

Коммуникация – процесс взаимодействия людей посредством информации с участием тех человеческих качеств (долг, ценности, интересы, мотивы и пр.), которые определяют деятельностное восприятие информации.

Коммуникационный процесс – последовательность действий при общении людей.

Электронная почта – мгновенная передача письменных сообщений между компьютерами, связанными между собой.