В случае согласования проекта фз начальник бюро доу оформляет проект приказа об утверждении формы документа и передает его вместе с образцом фз на утверждение генеральному директору.

 

Регистрация формы записи и ознакомление

5.3.1. Утвержденную ФЗ начальник бюро ДОУ включает в «Альбом унифицированных форм Общества» и присваивает идентификационный номер в соответствии с требованиями ИД 710/04.

Начальник бюро ДОУ в течении двух рабочих дней извещает по электронной почте ответственных за управление документацией (ответственных за ДОУ, секретарей) в подразделениях Общества об изменениях в «Альбоме унифицированных форм» и располагает сообщение об изменениях в «Альбоме унифицированных форм Общества» на корпоративном сайте Общества.

Ознакомление персонала с изменениями в «Альбоме унифицированных форм Общества» производят руководители подразделений, в которые разослан приказ об изменениях в «Альбоме унифицированных форм Общества», подтверждением ознакомления персонала с утвержденной ФЗ является заполненный лист ознакомления с приказом либо подписи на оборотной стороне копии приказа с указанием расшифровки подписи, должности и даты ознакомления

 

Ведение записей

Записи ведут как на бумажных, так и на электронных носителях.

Ведение записей осуществляет лицо ответственное за ведение данного вида записей в соответствии со своей должностной и/или рабочей инструкцией.

Записи должны вестись в логической последовательности и иметь упорядоченный вид, позволяющий проводить обобщение и анализ этих записей, а также использовать их для компьютерной обработки.

Записи следует выполнять аккуратно и разборчиво с обязательным заполнением всех строк и столбцов формы.

Записи должны быть разборчивы, смысл записей должен быть понятен пользователям, персоналу, осуществляющему контроль ведения этих записей, и потребителям.

В случае отсутствия требуемых данных для заполнения формы записей необходимо ставить прочерк.

Все необходимые исправления производят зачеркиванием ошибочно указанной информации и написанием необходимой информации с указанием фамилией лица, производившего исправление, и датой.

Постоянный контроль за ведением записей осуществляет непосредственный руководитель, а периодический – внутренние аудиторы СМК в соответствии с программой аудита (ДП СМК 8.2.2-01).

 

Идентификация записей

Все виды записей для подтверждения подлинности и принадлежности к данной записи идентифицируют.

Записи в бумажном виде подписывают исполнители с указанием своей должности, даты простановки подписи, а также с расшифровкой подписи.

5.5.3. Основными реквизитами идентификации записи являются:

- заголовок (наименование) записи;

- дата регистрации /утверждения;

- регистрационный номер;

- номер страницы /количество страниц записи;

- отметка об исполнителе;

- подпись исполнителя /руководителя

- наименование организации /структурного подразделения.

5.5.4. Средствами идентификации записей являются :

- идентификационный код формы;

- код подразделения;

- штампы (входящий, исходящий и т.п.) и др.

Идентификационный код формы состоит из кода подразделения (по штатному расписанию) и через тире трехзначный порядковый номер в подразделении.

Пример - 700-001, где

700 – код отдела качества по штатному расписанию;

Порядковый номер по отделу качества.

Хранение записей

Записи хранят в подразделении оперативно (в течение одного года после окончания последней записи) секретарь/ответственный за ДОУ, после чего передают в архив Общества или госархив.

Секретарь/ответственный за ДОУ в подразделении хранит записи в местах, специально отведенных для этих целей.

Сроки хранения записей устанавливает ЭК совместно с начальником бюро ДОУ согласно ИД 710/04.

5.6.4. Документы, переданные на хранение в архив, должны быть систематизированы в соответствии с правилами формирования и оформления дел, описанными в ИД 710/04.

На хранящиеся в архиве документы ответственный за хранение документации составляет опись в соответствии с ИД 710/04.

 

Защита записей

Записи должны вестись и храниться в условиях, описанных в положении о сохранности документов при оперативном и архивном хранении в ООО «МИР».

 

Восстановление записей

Записи должны быть восстанавливаемыми, т.е. должны иметь возможность многократного восстановления данных.

5.8.2. Восстановленные записи должны сопровождаться информацией содержащей:

- отметку о том, что запись восстановлена;

- должность, фамилия лица выполнившего восстановление;

- дата восстановления.

 

Изъятие и уничтожение

По истечении срока хранения записи секретарь/ответственный за ДОУ изымает запись из мест, специально отведенных для хранения и уничтожает.

5.9.2. Уничтожение записей производят в соответствии с требованиями ИД 710/04.

 

Ответственность

Матрица ответственности по процессу «Управление записями» представлена в приложении В.

 

Наличие ДП СМК 4.2.4-01-2006 соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и разрешена для использования в системе менеджмента качества ООО «МИР».

СОГЛАСОВАНО

 

1. Представитель руководства по качеству - Директор по качеству ООО «МИР» ____________В.А. Новикова ___ ___________200__ г.	4. Куратор – Специалист по качеству ООО «МИР» ____________ Н.А. Попова ___ __________200__ г.
2. Руководитель Подразделения-разработчика - Директор по качеству ООО «МИР» ____________ В.А. Новикова ___ __________200__ г.	5. Начальник бюро ДОУ ООО «МИР» ____________ Н.В. Кочетова ___ __________ 200__ г.
3.Ответственный за СМК в ПР - Специалист по качеству ООО «МИР» ______________А.А. Кутузов ___ ___________ 200__ г.	6. Начальник отдела ДОУ ООО «МИР» _____________ В.С. Симонова _____________ 200__ г.

 

 

Приложение А

(Обязательное)

Перечень основных записей в подразделениях Общества, в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001

Таблица А.1 - Перечень основных записей в подразделениях Общества, в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

 

Номер подраздела ГОСТ Р ИСО 9001-2001	Записи, требуемые стандартом	Ответственное подразделение
4.2.3	Управление документацией	Отдел качества, бюро ДОУ
5.6.1	О проведении и результатах анализа со стороны руководства	Высшее руководство
6.2.2 (д)	По образованию, подготовке (обучению), навыкам и опыту персонала, выполняющего работу, которая влияет на качество продукта	ДП
7.1 (г)	О соответствии процессов жизненного цикла продукции и полученной продукции установленным требованиям	ДПР, ДОУР
7.2.2	0 результатах анализа требований потребителей и последующих действиях, вытекающих из анализа	ДМ, ДПР, ДОУР
7.3.2	Об определении входных данных, относящихся к требованиям на продукцию при проектировании и разработки	ДЛ
7.3.4	О проведении анализа и результатах анализа и последующих действий имеющих отношение к анализируемым стадиям проектирования и разработки продукции	ДПР, ДОУР
7.3.5	0 результатах верификации проектирования и разработки и всех необходимых действий	ДПР, ДОУР
7.3.6	О результатах валидации проектирования и разработки и всех необходимых действий	ДПР, ДОУР
7.3.7	0 результатах анализа изменений проектирования и разработки и любых необходимых действий	ДПР, ДОУР
7.4.1	О результатах оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки поставщиков	ДМ, ДПР, ДОУР
7.5.2	О результатах валидации процессов производства и обслуживания	ДПР, ДОУР
7.5.3	Управления специальной идентификацией продукта там, где прослеживаемость является требованием	ДПР, ДОУР

 

Окончание приложения А

Окончание таблицы А.1.

 

Номер подраздела ГОСТ Р ИСО 9001-2001	Записи, требуемые стандартом	Ответственное подразделение
7.6	О результатах поверки и/или калибровки измерительного оборудования	Главный инженер
8.2.2	Ответственность и требования к планированию и проведения аудитов, а также к отчетности о результатах проведения	Отдел качества
8.2.4	Свидетельства соответствия критериям приемки	УТК
8.3	О характере (сущности) несоответствий и любых последующих действиях, включая полученные разрешения на отклонения	ДПР, ДОУР
8.5.2	О результатах предпринятых корректирующих дей­ствий	Все подразделения
8.5.3	О результатах предпринятых предупреждающих действий	Все подразделения

 

 

Приложение Б

(Обязательное)