Общество с ограниченной ответственностью

МИР

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«МИР»

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «МИР» _____________Е.А. Смирнов ___ __________ 2006 г.

 

 

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

ДП СМК 4.2.4-01-2006

 

 

Разработал: Специалист по качеству ООО «МИР» ________________А.А. Иванов ___ ____________200__ г. Ответственный за процесс: Начальник бюро ДОУ ООО «МИР» _________________Н.В. Кочетова ____ ____________ 2006 г.

 

г.Новокузнецк 2006 г.

ПРЕДИСЛОВИЕ

1. Разработана отделом качества ООО «МИР».

2. Введена в действие приказом Генерального директора ООО «МИР» № ___ от _________2006 г.

3. Положения настоящей документированной процедуры (далее по тексту - ДП) разработаны для выполнения принципов и процедур системы менеджмента качества (СМК), в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001 (МС ИСО 9001:2000) «Системы менеджмента качества. Требования» и ГОСТ Р ИСО 9004-2001 (МС ИСО 9004:2000) «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности».

4. Настоящая ДП обязательна для применения во всех подразделениях ООО «МИР».

5. Введена впервые.

 

Содержание

Введение. 4

1. Область применения. 5

2. Нормативные ссылки. 5

3. Термины и определения. 5

4. Общие положении. 6

5. Описание процесса «Управление записями». 6

5.1....................................................................................................... Разработка форм записей. 7

5.2................................................................................ Согласование и утверждение формы.. 7

5.3.................................................................. Регистрация формы записи и ознакомление. 8

5.4.......................................................................................................................... Ведение записей. 88

5.5.......................................................................................................... Идентификация записей. 9

5.6....................................................................................................................... Хранение записей. 9

5.7........................................................................................................................... Защита записей. 10

5.8.......................................................................................................... Восстановление записей. 10

5.9........................................................................................................... Изъятие и уничтожение. 10

6. Ответственность. 10

Приложение А Перечень основных записей в подразделениях Общества, в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001. 12

Приложение Б Блок – схема процесса «Управление записями». 14

Приложение В Матрица ответственности по процессу «Управление записями». 15

Лист регистрации изменений. 166

Введение

Управление записями осуществляется с целью получения необходимой достоверной и своевременной информации о состоянии качества продукции (услуги), эффективности действующей СМК и принятия управленческих решений на основе анализа этой информации, а также свидетельств осуществленной деятельности.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 п. 4.2.4 устанавливает следующие требования к управлению записями:

Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества, а также свидетельств осуществленной деятельности. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА	Введена впервые
Управление записями	ДП СМК 4.2.4-01-2006

Дата введения: ___________2006 г.

 

Область применения

Настоящая ДП СМК устанавливает общие требования к процессу управления записями, являясь обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества ООО «МИР» (далее по тексту – Общество) в соответствии с п. 4.2.4 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 для получения и сохранения достоверной и своевременной информации о состоянии качества продукции (услуги) на всех этапах ее жизненного цикла и объективности функционирования СМК, а также свидетельств осуществленной деятельности.

 

Нормативные ссылки

В настоящем ДП СМК применяют следующие нормативные ссылки:

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь;

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования;

ГОСТ Р ИСО 9004-2001 Система менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности;

ДП СМК 4.2.3-01-2006 Управление документацией (Общие положения);

ДП СМК 8.2.2-01-2006 Внутренний аудит СМК;

ИД 710/04-2005 – Инструкция по делопроизводству;

 

3. Термины и определения

3.1. В настоящем ДП СМК применяют следующие термины с соответствующими определениями по ГОСТ Р ИСО 9000:

Информация - значимые данные;

Документ - информация и соответствующий носитель;

Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оп­тическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или комбинацией из них;

Запись - документ, содержащей достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности;

Анализ - деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности, результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей;

Результативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов;

Нестандартные определения:

Экспертная комиссия – комиссия отвечающая за отбор. Подготовку, передачу на хранение, проведение экспертизы ценности, выделение на уничтожение документов Общества и состоит, как правило, из штатных сотрудников.

3.2. В данной ДП СМК используют следующие сокращения:

ДП –документированная процедура;

СМК – система менеджмента качества;

РГ – регламенты о взаимодействии;

ТИ – технологическая инструкция;

ПТИ – производственно-техническая инструкция;

ДИТ – дирекция по информационным технологиям;

ДЛ – дирекция по логистике;

ДОУР – дирекция по огнеупорным работам;

ДПР – дирекция по производству;

ДП – дирекция по персоналу;

ДМ – дирекция по маркетингу;

ДОУ – документационное обеспечение управления;

ПР – подразделение-разработчик;

ФЗ – форма записи;

ЭК – экспертная комиссия Общества.

Общие положении

Данные, которые возникают в результате деятельности Общества постоянно или с определенной периодичностью, фиксируют все сотрудники Общества в документах соответствующих унифицированных форм, перечень которых отражен в «Альбоме унифицированных форм Общества» Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности является записью.

4.2. К записям относят:

- обязательные записи в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 представленные в приложении А;

- записи, которые ведут в Обществе исходя из собственных потребностей.

Все формы, которые ведут подразделения Общества, формирует начальник бюро ДОУ в «Альбом унифицированных форм Общества» с образцами их заполнения.

Описание процесса «Управление записями»

Блок-схема процесса «Управления записями» представлена в приложении Б и включает следующие действия:

-разработка формы записи;

-согласование формы записи;

-утверждение формы записи;

-регистрация формы записи и ознакомление;

-заполнение формы записи;

-хранение записи;

-изъятие и утилизация записи.

 

Разработка форм записей

Формы записей разрабатывает начальник бюро ДОУ по заявке/заказу ответственного за СМК либо руководителя подразделения Общества, в котором возникает необходимость ведения записей (далее по тексту – Инициатор).

5.1.2. Допускают формы записей отражать в нормативных документах (например, ДП СМК, РГ, ТИ, ПТИ, положениях и т.п.).

5.1.3. Формы записей должны отвечать следующим требованиям:

- наглядность и четкость построения;

- унификация и стандартизация;

- исключение дублирования информации и противоречия с ранее утвержденными формами.

При возникновении необходимости ведения записи в подразделении Общества Инициатор оформляет на имя начальника бюро ДОУ служебную записку с обоснованием необходимости разработки формы записи и образцом желаемой формой записи.

5.1.5. Начальник бюро ДОУ на основании служебной записки в течение 5 рабочих дней разрабатывает форму и/или дорабатывает предложенный проект формы записи в соответствии с корпоративными правилами оформления документов и действующими формами записей Общества и присваивает предварительный шифр проекта формы записи, после чего направляет на согласование.

 

Согласование и утверждение формы

Согласование проектов форм записей проходит в электронном виде. В случае если нет возможности согласовать в электронном виде (отсутствие сети, компьютера и т.п.), то согласование допустимо провести в бумажной форме, оформив лист визирования в соответствии с «Альбомом унифицированных форм Общества».

5.2.2. При рассылке на согласование начальник бюро ДОУ обязан указать в теме сообщения цель письма, наименование проекта ФЗ и дату его разработки (например, /: на согласование: проект форм документов по нарушителям трудовой дисциплины_10.10.06/), а в тексте сообщения отметить сроки предоставления предложений и замечаний и полное наименование проекта ФЗ.

5.2.3. Начальник бюро ДОУ согласовывает проект формы записи:

- с Инициатором на предмет соответствия поставленным целям и задачам;

- со специалистом (по качеству) на предмет соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001;

- с пользователями, определенными Инициатором, на предмет удобства использования формы записи;

- с начальником отдела ДОУ управляющей организации на предмет согласования формы документа единым корпоративным стандартам.

Срок согласования форм записей составляет три рабочих дня с момента приема проекта формы записи на согласование. Фактом приема проекта формы записи на согласование является отправка электронного сообщения-подтверждения получения документа и/или отметка о передаче документа в листе визирования.

5.2.5. Замечания и предложения выполняют в режиме рецензирования в тексте электронного письма, либо оформляют отдельным файлом с обоснованием предложения (замечания). Согласованный проект ФЗ высылают по электронной почте в адрес начальника бюро ДОУ с обязательным содержанием в теме сообщения наименование проекта ФЗ, фамилию согласующего и дату проверки.

Для начальника бюро ДОУ срок доработки (корректировки) проекта формы по поданным предложениям (замечаниям) от согласующих лиц составляет два рабочих дня после истечения срока согласования проекта формы.

При отсутствии предложений (замечаний) по проекту формы согласующее лицо в установленный срок направляет ответ разработчику по электронной почте с указанием в теме сообщения наименования проекта ФЗ, а в тексте сообщения отметки «Замечаний нет», фамилии согласующего и даты проверки.

Начальник бюро ДОУ в течении двух рабочих дней извещает по электронной почте ответственных за управление документацией (ответственных за ДОУ, секретарей) в подразделениях Общества об изменениях в «Альбоме унифицированных форм» и располагает сообщение об изменениях в «Альбоме унифицированных форм Общества» на корпоративном сайте Общества.

Ознакомление персонала с изменениями в «Альбоме унифицированных форм Общества» производят руководители подразделений, в которые разослан приказ об изменениях в «Альбоме унифицированных форм Общества», подтверждением ознакомления персонала с утвержденной ФЗ является заполненный лист ознакомления с приказом либо подписи на оборотной стороне копии приказа с указанием расшифровки подписи, должности и даты ознакомления

 

Ведение записей

Идентификация записей

Пример - 700-001, где

700 – код отдела качества по штатному расписанию;

Хранение записей

Защита записей

Восстановление записей

Изъятие и уничтожение

Ответственность

Матрица ответственности по процессу «Управление записями» представлена в приложении В.

 

Наличие ДП СМК 4.2.4-01-2006 соответствует требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и разрешена для использования в системе менеджмента качества ООО «МИР».

СОГЛАСОВАНО

 

1. Представитель руководства по качеству - Директор по качеству ООО «МИР» ____________В.А. Новикова ___ ___________200__ г.	4. Куратор – Специалист по качеству ООО «МИР» ____________ Н.А. Попова ___ __________200__ г.
2. Руководитель Подразделения-разработчика - Директор по качеству ООО «МИР» ____________ В.А. Новикова ___ __________200__ г.	5. Начальник бюро ДОУ ООО «МИР» ____________ Н.В. Кочетова ___ __________ 200__ г.
3.Ответственный за СМК в ПР - Специалист по качеству ООО «МИР» ______________А.А. Кутузов ___ ___________ 200__ г.	6. Начальник отдела ДОУ ООО «МИР» _____________ В.С. Симонова _____________ 200__ г.

 

 

Приложение А

(Обязательное)

Перечень основных записей в подразделениях Общества, в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001

Таблица А.1 - Перечень основных записей в подразделениях Общества, в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001.

 

Номер подраздела ГОСТ Р ИСО 9001-2001	Записи, требуемые стандартом	Ответственное подразделение
4.2.3	Управление документацией	Отдел качества, бюро ДОУ
5.6.1	О проведении и результатах анализа со стороны руководства	Высшее руководство
6.2.2 (д)	По образованию, подготовке (обучению), навыкам и опыту персонала, выполняющего работу, которая влияет на качество продукта	ДП
7.1 (г)	О соответствии процессов жизненного цикла продукции и полученной продукции установленным требованиям	ДПР, ДОУР
7.2.2	0 результатах анализа требований потребителей и последующих действиях, вытекающих из анализа	ДМ, ДПР, ДОУР
7.3.2	Об определении входных данных, относящихся к требованиям на продукцию при проектировании и разработки	ДЛ
7.3.4	О проведении анализа и результатах анализа и последующих действий имеющих отношение к анализируемым стадиям проектирования и разработки продукции	ДПР, ДОУР
7.3.5	0 результатах верификации проектирования и разработки и всех необходимых действий	ДПР, ДОУР
7.3.6	О результатах валидации проектирования и разработки и всех необходимых действий	ДПР, ДОУР
7.3.7	0 результатах анализа изменений проектирования и разработки и любых необходимых действий	ДПР, ДОУР
7.4.1	О результатах оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки поставщиков	ДМ, ДПР, ДОУР
7.5.2	О результатах валидации процессов производства и обслуживания	ДПР, ДОУР
7.5.3	Управления специальной идентификацией продукта там, где прослеживаемость является требованием	ДПР, ДОУР

 

Окончание приложения А

Окончание таблицы А.1.

 

Номер подраздела ГОСТ Р ИСО 9001-2001	Записи, требуемые стандартом	Ответственное подразделение
7.6	О результатах поверки и/или калибровки измерительного оборудования	Главный инженер
8.2.2	Ответственность и требования к планированию и проведения аудитов, а также к отчетности о результатах проведения	Отдел качества
8.2.4	Свидетельства соответствия критериям приемки	УТК
8.3	О характере (сущности) несоответствий и любых последующих действиях, включая полученные разрешения на отклонения	ДПР, ДОУР
8.5.2	О результатах предпринятых корректирующих дей­ствий	Все подразделения
8.5.3	О результатах предпринятых предупреждающих действий	Все подразделения

 

 

Приложение Б

(Обязательное)

Приложение В

(Обязательное)

МИР

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«МИР»

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «МИР» _____________Е.А. Смирнов ___ __________ 2006 г.