Использование учётно-аналитической информации в обеспечении внутреннего контроля движения и сохранности денежных средств СХПК «Воля»

Финансовые средства предприятия могут выражаться в двух основных видах: наличные деньги и безналичные деньги. Учет наличных денежных средств ведется в кассе (в рублях, инвалюте), а безналичных - на счетах в банке (на расчетном счете, специальном счете, депозитах).

При этом руководитель предприятия совместно с главным бухгалтером обязаны организовать, с учетом специфики деятельности предприятия, такую систему внутреннего контроля, которая смогла бы обеспечить наименьшие потери денежных и материальных средств на любой стадии производственной, финансовой и хозяйственной деятельности.

Система внутреннего контроля - это политика организации, направленная на выявление, исправление и предотвращение ошибок и искажений информации, которые могут появиться в бухгалтерской отчетности.

Термин «система внутреннего контроля» означает:

1) совокупность организационных мер, методик и процедур, возможных к использованию руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности;

2) совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудиторской фирмы в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности;

3) совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых аудитором в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности;

4) совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности.

 

Основными целями внутрихозяйственного контроля являются:

· организация и создание такой системы внутреннего контроля на предприятии (в организации), которая включает в себя функционирование такого комплекса мероприятий, которые смогли бы полностью исключить риск при осуществлении производственной, финансовой и хозяйственной деятельности всеми структурными подразделениями предприятия и обеспечить рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;

· организация и осуществление постоянного предварительного, текущего и последующего контроля за производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельностью;

· выявление всех предпосылок и условий к совершению утрат, недостач и мошенничеству с денежными и материальными средствами;

· своевременное выявление ошибок и искажений в бухгалтерском и налоговом учете;

· организация постоянного контроля за выполнением своих функций всеми структурными подразделениями (службами, отделами) предприятия, а также за качественным и полным выполнением своих функциональных (должностных) обязанностей каждым работником;

· на основе мониторинга произведенных контрольных процедур внешними и внутренними контрольными органами разрабатывать и осуществлять мероприятия, направленные на получение максимальной прибыли при осуществлении разрешенной коммерческой деятельности, укрепление финансовой устойчивости предприятия (организации);

· организация целенаправленной подготовки предприятия к внешним ревизиям и проверкам, которые проводят органы государственного и внутриведомственного контроля.

 

Система внутреннего контроля включает: контрольную среду, систему бухгалтерского и налогового учета, отдельные средства контроля, непосредственно применяемые на предприятии.

Под контрольной средой следует понимать практические действия, производимые руководителем предприятия, которые направлены на организацию и поддержание постоянного функционирования элементов системы внутреннего контроля:

1. Оптимизация организационной структуры предприятия с учетом осуществляемой им финансово-экономической и хозяйственной деятельностью.

2. Организация и четкое распределение ответственности и полномочий между всеми структурными подразделениями (службами) и сотрудниками предприятия.

3. Постоянное совершенствование методов управления предприятия.

4. Совершенствование проводимой кадровой политики на предприятии.

5. Порядок подготовки и представления бухгалтерской и налоговой отчетности для внешних пользователей и внутренних пользователей.

6. Организация и функционирование внутреннего управленческого учета.

7. Обеспечение соответствия осуществляемой предприятием финансово-экономической и хозяйственной деятельности требованиям действующего законодательства.

Учитывая то, что через систему бухгалтерского и налогового учета проходят все факты финансовой и хозяйственной деятельности предприятия, основное значение для внутреннего контроля имеют следующие задачи бухгалтерского и налогового учета, а именно:

1. все финансовые и хозяйственные операции на предприятии выполняются только после согласования их с руководителем, как в целом, так и в конкретных случаях;

 

2. все операции фиксируются в суммах, соответствующих первичным оправдательным документам, с обязательным отражением на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета, в соответствующем периоде времени и в соответствии с принятой экономическим субъектом учетной политикой;

3. подготовка бухгалтерскими работниками учетных данных для составления и представления достоверной бухгалтерской, налоговой и другой отчетной документации для внешних и внутренних пользователей;

4. доступ к активам учреждения возможен только с разрешения руководителей соответствующих уровней;

5. соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов.

Подразделение (служба) внутреннего аудита, контрольно-аналитический отдел или другое структурное подразделение предприятия, наделенное контрольной функцией, являются одним из существенных элементов в системе управления предприятием, а также существенным элементом внутреннего контроля за производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия.

Внутренняя контрольная служба является отдельным административным подразделением, которое непосредственно подчинено руководителю предприятия или его собственникам, и представляет собой часть системы внутреннего контроля.

Основной причиной создания внутренних контрольных органов является все большая направленность финансово-хозяйственной деятельности предприятий на повышение стоимости бизнеса и защита интересов предприятия при проведении контрольно-ревизионных мероприятий внешними контрольными органами.

 

Мониторинг существующей практики работы отдельных структурных подразделений внутреннего контроля в области учета и движения денежных средств показывает, что основными их задачами являются:

1. Осуществление контроля за выполнением требований документов, регламентирующих порядок ведения учетных операций с денежными средствами.

2. Совершенствование организации бухгалтерского и налогового учета в учреждении и повышение его роли в рациональном и экономическом использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

3. Всестороннее изучение постановки учета и внутрихозяйственного контроля за сохранностью собственности предприятия, установленного контроля за сохранностью собственности предприятия, установление полноты, своевременности и достоверности отражения хозяйственных и финансовых операций в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, контроль за осуществлением мероприятий прогрессивных форм и методов учета, оптимизация и автоматизация учетных работ [61]. Поскольку наличие подразделения внутреннего контроля не является обязательным и не разработаны стандарты внутреннего аудита, то и задачи, стоящие перед внутренними аудиторами, руководителем предприятия или собственниками устанавливаются самостоятельно. Руководитель (собственник, собрание учредителей) предприятия своим приказом (распоряжением, решением) определяет численность работников службы внутреннего контроля и назначает ее руководителя, а также определяет источник содержания данной службы. Обязанности сотрудников службы внутреннего контроля и уровень их квалификации должны быть зафиксированы в должностных инструкциях. В случае возникновения спорных вопросов служба внутреннего контроля должна участвовать в формировании единого методического подхода к их решению и доводить его до всех руководителей структурных подразделений предприятия.

 

СХПК «Воля» над денежными средствами осуществляет внутренний контроль и выполняет следующие функции:

1. Отдельное хранение и отдельный учет денежных средств.

2. Учет всех операций, произведенных за наличный расчет.

3. Хранение только необходимого остатка в кассе.

4. Периодические проверочные подсчеты остатков в кассе.

5. Физический контроль денежных средств.

6. Контроль над поступлениями.

Организация внутреннего контроля на предприятии включает в себя разработку и установление стандартов внутреннего контроля, которые разрабатываются непосредственно на предприятии с учетом специфики его производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, определение допустимых отклонений и сопоставимость результатов контроля и проведение постоянного мониторинга реально достигнутых результатов внутреннего контроля с установленными стандартами контроля.

Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно доводить до сведения соответствующих специалистов предприятия (организации) установленные стандарты и достигнутые результаты контроля.

Учитывая, что персонал предприятия является неотъемлемым элементом внутреннего контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления, руководителю, внутреннему аудитору или другим должностным лицам предприятия, осуществляющим функции внутреннего контроля, при разработке процедур контроля обязательно надо принимать во внимание поведение людей. Необходимо формировать у персонала поведенческую модель, ориентированную на постоянство и непрерывность внутреннего контроля в повседневной деятельности, исключать возможность у персонала предприятия выдавать руководству непригодную, недостоверную или заведомо ложную информацию.

Цель предварительного контроля заключается в предупреждении незаконных действий должностных лиц, незаконные и экономически нецелесообразные хозяйственные операции, ведущие к нерациональному использованию денежных средств). Его субъектами могут быть внутрихозяйственные планы и программы, бизнес-планы, проектно-сметная документация, документы на выдачу денежных средств.

Текущий контроль (оперативный), осуществляется в процессе совершения различных хозяйственных операций.

Заключительный (последующий), осуществляется после совершения хозяйственных операций. Последующий контроль осуществляется в форме ревизий и аудиторских проверок.

К объектам фактического контроля денежных средств относятся: наличные деньги в кассе, бланки строгой отчетности.

Тесная связь документального и фактического контроля позволяет зачастую их использовать совместно, что позволяет устанавливать действительное состояние объекта проверки.

Методы контроля за движением денежных средств разнообразны, среди них можно выделить:

 

1) ревизия - совокупность мероприятий и действий за деятельностью структурного подразделения организации, при которых осуществляется установление законности и достоверности, а также экономической целесообразности совершенных хозяйственных операций, правильность понимания своих должностных обязанностей работниками разных организационных уровней;

2) аудит - экспертиза (проверка) состояния бухгалтерского учета денежных средств, финансового состояния предприятия, его платежеспособности и ликвидности, а также осуществление аудиторских консультаций;

3) тематическая проверка - это проверка определенной темы (задачи) производственной или финансово-хозяйственной деятельности предприятия или организации, относящейся к движению денежных средств [26].

Финансовый анализ представляет собой совокупность показателей отчетности, их структуру, качество управления финансами, деятельность на рынках денежных средств и капитала.

Методические приемы документального и фактического контроля, используемые при проведении внутреннего контроля, представляют собой совокупность различных организационных, экономических, финансовых, фактических и технических способов и процедур.

При грамотном сочетании различных способов и процедур контроля, используемых должностными лицами, осуществляющими функции внутреннего контроля в учреждении по проверке производственной, финансово-экономической и хозяйственной деятельности учреждения, можно достигнуть максимальной эффективности и реальных результатов от проведения контрольных мероприятий.

Инвентаризация - обязательный, но не дешевый методологический прием последующего контроля. Поэтому проводить ее надо именно тогда, когда в этом возникает необходимость, не раньше, но и не позже.

 

Руководитель предприятия (организации) несет ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации денежных средств и за обеспечение ее внезапности.

Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризации, отражения в учете ее результатов.

Для повышения действенности инвентаризации руководитель предприятия (организации) должен практиковать контрольные проверки (перепроверки) ее материалов. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом. Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерией в специальной книге. В ряде случаев материалы инвентаризации уточняются при помощи дополнительных методологических приемов фактического контроля, таких, как осмотр, обследование и др., а также при помощи методологических приемов документального контроля, таких, как контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета и др.

Результаты инвентаризации в соответствии с законодательством подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий и отражению в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.