Документы по учёту личного состава, труда и его оплаты.

Для учёта личного состава, начисления и выплат заработной платы ЗАО «Боровичи-Мебель» использует унифицированные формы первичных учётных документов, утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. № 26.

Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (форма № Т-1) (см. прилож. 3.1 ) и приказ (распоряжение) о приёме работников на работу (форма № Т-1а) применяются для оформления и учёта принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за приём (в ЗАО «Боровичи-Мебель» эту работу выполняет менеджер по работе с персоналом), на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия, испытательный срок, а также условия приёма на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определённой работы и др.).

Подписанный руководителем организации, приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счёт работника.

Личная карточка работника (форма № Т-2) (см. прилож. 3.2) заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приёме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщённых о себе работником.

Штатное расписание (Форма № Т-3) (см. прилож. 3.3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Изменения в штатном расписании вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) (см. прилож. 3.4) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются для оформления и учёта перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счёте, вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (см. прилож. 3.5) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учёта отпусков, представляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации, объявляется работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счёте и производится расчёт заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику» (см. прилож 3.15.)

График отпусков (форма № Т-7) (см. прилож. 3.6)предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма № Т-8) (см. прилож. 3.7) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма № Т-8а) (см. прилож. 3.8) применяются для оформления и учёта увольнения работника(ов). Заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации, объявляется работнику(ам) под расписку.

На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счёте, трудовой книжке, производится расчёт с работником по форме № Т-61 «Записка-расчёт при прекращении действия трудового договора с работником» (см. прилож. 3.9).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) (см. прилож. 3.10)и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) (см. прилож. 3.11) применяются для оформления и учёта направлений работника(ов) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии командируемых, а также цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) (см. прилож. 3.12) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих произведённые расходы.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) (см. прилож. 3.13) применяются для оформления и учёта поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма № Т-12) и табель учёта использования рабочего времени (форма № Т-13) (см. прилож. 3.14)применяются для осуществления табельного учёта и контроля трудовой дисциплины.

Форма Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Табельный учёт охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается табельный номер, который указывается во всех документах по учёту труда и заработной платы. Сущность табельного учёта заключается в ежедневной явке работников на работу, уход с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

В организации «Боровичи-Мебель» применяют расчётные ведомости (форма № Т-51) и платёжные ведомости (форма № Т-53) (см. прилож. 3.16). В расчётной ведомости содержатся все расчёты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платёжную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Расчётно-платёжные ведомости или замещающие их расчётные и платёжные ведомости применяют для расчётов с работниками за целый месяц.

Аванс за первую половину месяца выдают по платёжным ведомостям. Сумму аванса определяют из расчёта 40 % заработка по тарифным ставкам или окладам с учётом отработанных работниками дней.

Заработную плату выдают из кассы в течение трёх дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы по истечении трёх дней сдают в банк на расчётный счёт.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

Журнал регистрации платёжных ведомостей (форма № Т-53а) применяется для учёта и регистрации платёжных ведомостей по произведённым выплатам работникам организации. Ведётся работником бухгалтерии.

В организации на каждого работника открывают лицевые счета (форма № Т-54 и форма № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Форма № Т-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учёту выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данного лицевого счёта составляют расчётную ведомость по форме № Т-51.

Форма № Т-54а применяется при обработке учётных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчёту заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счёт. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Каждому работнику выдаётся расчётный листок за месяц (см. прилож. 3.17), в котором указывается ФИО работника, его табельный номер, число отработанных дней и часов за период, начисленная сумма, сумма удержаний и фактически выплаченная сумма.