Ссылки на другие рабочие листы

Можно использовать ссылки на ячейки другого листа рабочей книги. Для этого надо поместить название листа и восклицательный знак (!) перед ссылкой на ячейку. Например, ссылка на ячейку А1 листа Лист1 выглядит следующим образом: Лист1!А1. Если лист будет переименован, в соответствующих ссылках следует указать его новое имя.

Использование операций в формулах

Операции, которые выполняются над элементами формул, задаются в формуле с помощью операторов.

Таблица 1

Оператор	Значение
( ) * / + − = & < <= > >= <>	Открыть скобку Закрыть скобку Умножить Разделить Сложить Вычесть Равно Присоединение текста Меньше Меньше или равно Больше Больше или равно Не равно

Арифметические операторы. Выполняют основные математические операции над числами; результатом выполнения арифметического оператора являются числовые значения.

Операторы сравнения. Сравнивают два значения, результат выполнения – логические значения Истина или Ложь.

Оператор текста. Объединяет два или более текстовых значения в единое текстовое значение. Оператор текста & соединяет или сцепляет два текстовых значения, создавая одно непрерывное текстовое значение.

В Excel предусмотрен определенный порядок выполнения операций.

Операторы представлены в табл. 1 в порядке убывания их приоритета при вычислениях.

Адресные операции позволяют в формулах ссылаться на различные группы ячеек. В табл. 2 приведены адресные операции Excel.

Таблица 2

Адресная операция	Описание
Диапазон (двоеточие)   Объединение (точка с запятой)   Пересечение (пробел)	Ссылка на все ячейки внутри границ диапазона включительно Ссылка на объединение отдельных ячеек или диапазонов Ссылка на общие ячейки диапазонов

Ошибки в формулах

В табл. 3 представлены значения ошибок и их возможные причины.

Таблица 3

Ошибка	Описание
#ДЕЛ/0	В формуле присутствует операция деления на ноль
#Н/Д	Формула ссылается на неопределенные данные
#ИМЯ?	В формуле используется неопределенное имя
#ПУСТО!	Формула содержит ссылку на пустое пересечение ячеек
#ЧИСЛО!	Формула использует неверное значение в качестве числового аргумента встроенной функции или возвращает результат, не попадающий в область допустимых значений
#ССЫЛКА!	В формуле используется недопустимая ссылка на ячейку
#ЗНАЧ!	Формула содержит недопустимый аргумент или операцию

Чтобы легче было найти ошибку, можно установить режим отображения формул, а не результатов. Для этого следует активизировать опцию Формула на вкладке Вид диалогового окна Параметры, меню Сервис. Ширина столбцов автоматически увеличится с целью улучшения обзора. Режим отображения результатов вычисления восстанавливается при выключении опции Формула.

 

Функции в формулах

Excel предоставляет в распоряжение пользователя множество специальныхфункций, которые можно применять в вычислениях. Существует несколько способов ввода функции:

- ввод вручную;

- использование кнопки Автосуммирования для вычисления суммы ячеек диапазона;

- использование Мастера функций, который управляет пошаговым построением функции.

Ввод функций вручную

Чтобы ввести функцию в активную ячейку, надо ввести знак равенства (=), затем имя функции, например СУММ, и открывающуюся скобку. После этого указать в качестве аргумента конкретную ячейку или диапазон, выделив его с помощью мыши или клавиатуры, и ввести закрывающуюся скобку. Нажать клавишу Enter, чтобы завершить ввод. В ячейке появится результат вычисления формулы.

Использование кнопки Автосуммирование

Чтобы вычислить сумму значений в ячейках диапазона, надо выделить ячейку, смежную с суммируемым диапазоном, и нажать кнопку Автосумма напанелиинструментов Стандартная. В активную ячейку будет автоматически введена формула с функцией СУММ и выделен диапазон с данными в столбце сверху или в строке слева от активной ячейки.

Использование Мастера функций

Мастер функций управляет процессом ввода функции. Для активизации Мастера функций выбрать команду Вставка, Функция. Появится диалоговое окно Мастер функций.

Встроенные функции Excel объединены в различные категории согласно типу производимых с их помощью расчетов. В списке Категория отображается набор всех категорий, а в списке Выберите функцию - набор функций выбранной категории в алфавитном порядке. Например, чтобы получить доступ к функции Дата, выделить элемент Дата и время в списке Категория и функцию Дата в списке Выберите Функцию. Нажать кнопку ОК. Указанная функция появится в строке формул. В следующем диалоговом окне ввести необходимые аргументы. Аргументом может быть ссылка на отдельную ячейку или на группу ячеек, число или другая функция. Некоторые функции имеют один или несколько аргументов, другие функции не имеют их вовсе. В формуле аргументы функции должны быть заключены в скобки и отделены друг от друга точкой с запятой.

Чтобы ввести значение аргумента, необходимо поместить точку вставки в соответствующее поле ввода с помощью мыши. В области диалогового окна над полями ввода появится описание выбранного аргумента. Затем выделить с помощью мыши ячейку или диапазон, который нужно использовать в качестве аргумента функции, или ввести ссылку или имя соответствующего диапазона. Значение аргумента отображается справа от поля ввода.

Когда введены все обязательные аргументы функции, в текстовом поле Значение диалогового окна Мастера функций отображается результат вычисления функции. Нажать кнопку Готово, чтобы ввести формулу в ячейку. Диалоговое окно будет закрыто, а в активной ячейке появится результат вычисления формулы.

Контрольные вопросы

1. Какими способами можно создавать формулы?

2. С каких символов может начинаться ввод формулы?

3. Как увидеть формулу, записанную в ячейку?

4. Как сделать, чтобы в ячейке отображался не результат вычислений по формуле, а сама формула?

5. Как отредактировать формулу?

6. Что такое ссылка на ячейку?

7. Перечислите типы ссылок. Их назначение.

8. Каким образом будет записана ссылка на ячейку другого листа?

9. Перечислите виды арифметических операций, используемых в формулах.

10. Перечислите виды операторов, используемых в формулах.

11. Какие текстовые операторы используются в формулах?

12. Как записывается аргумент встроенной функции?

13. Как можно получить информацию о функциях?

14. Сколько вложенных функций может использоваться одновременно в формуле?

15. Назначение кнопки Автосуммирования?

16. Назначение Мастера функций?

17. Перечислите основные Категории функций.

18. В чём различие между функциями СУММ и СУММЕСЛИ?

19. В чём различие между функциями СЧЕТ и СЧЕТЕСЛИ?

20. В каких случаях используются логические функции?

 

Построение диаграмм

Важным элементом при анализе и выводе на печать результатов в Excel являются диаграммы. На каждой диаграмме можно выделить основные элементы (рис. 2).

В зависимости от места расположения и особенностей построения и редактирования различают два типа диаграмм: внедренные диаграммы – помещаются на том же рабочем листе, где и данные, по которым они построены, диаграммы на отдельных листах (листах диаграмм).

Оба типа диаграмм связаны с данными рабочего листа и автоматически обновляются при изменении данных.

 

Рис.2. Основные элементы диаграммы

 

Для создания диаграммы с помощью мастера диаграмм выполнить следующее:

1. Выделить диапазон, на основе которого будет строиться диаграмма. Для выделения несмежных диапазонов используется клавиша Ctrl. Выделенные области данных должны быть симметричные.

2. Для вызова мастера диаграмм выполнить команду Вставка, Диаграмма или нажать кнопку Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

3. В появившемся диалоговом окне мастера диаграмм (шаг 1 из 4) выбрать тип и вид диаграммы. Нажать кнопку Далее.

4. Кнопка Просмотр результатов позволяет предварительно просмотреть данные на текущей выбранной диаграмме.

5. В диалоговом окне мастера диаграмм (шаг 2 из 4) в поле Диапазон отображается адрес диапазона ячеек, выбранных для построения диаграммы в пункте 1. Задать ряды данных, которые будут отображаться на диаграмме можно на вкладке Ряд. Для перехода к следующему шагу нажать кнопку Далее.

6. Диалоговое окно мастера диаграмм (шаг 3 из 4) позволяет задать различные детали оформления: название диаграммы, названия осей, размещение легенды, добавление подписи данных и таблицы данных, отображение линий сетки. После внесения необходимых изменений нажать кнопку Далее.

7. На последнем, четвертом, шаге мастера диаграмм выбрать место размещения диаграммы – на текущем (имеющемся) листе или на отдельном. Нажать кнопку Готово.

Для корректировки диаграммы после нажатия на кнопку Готово захватить диаграмму мышью за область диаграммы и перетащить на новое место.

Для редактирования и форматирования полученной диаграммы используются контекстное меню и команда меню Диаграмма.

Контрольные вопросы

1. Перечислите основные этапы построения диаграмм в электронной таблице?

2. Перечислите основные типы диаграмм.

3. Как выделить для построения диаграмм несмежные области данных?

4. Как отредактировать построенную диаграмму?

5. Что означают понятия: а) ряд данных; б) категория; в) легенда?

6. Как отредактировать на диаграмме: а) название диаграммы; б) названия осей Х и Y; в) легенду; г) изменить тип диаграммы; д) добавить новые данные?