Создание обработчика события открытия формы «Отчеты о продажах».

Для того, чтобы создать любой обработчик события на любой элемент управления необходимо перейти в диалоговое окно Свойства, выбрать в раскрывающемся списке объект, к которому будет создаваться обработчик события, перейти на вкладку События, выбрать из списка определенное действие, нажать напротив действия кнопку с тремя точками, выбрать в появившемся диалогом окне Построителя – Программа.

Создадим обработку события открытия формы, с помощью которого на экране появится диалоговое окно с вопросом о данных пользователя.

1. Для того, перейдите в диалоговое окно Свойства, в раскрывающемся списке объекта выбрать Форма, перейти на вкладку События, выбрать Открытие формы, нажать на кнопку напротив , выбрать в диалоговом окне Построителя пункт Программа, нажать кнопку Ок.

2. После этого, вам будет открыт редактор VBA, в котором уже будет создана готовая заготовка процедуры обработчика события, следующего вида:

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

End Sub

3. Внутри данной заготовки создадим ввод информации о данных пользователя. Спросим, например, ФИО и место работы/учебы.

С этой целью воспользуемся функцией InputBox(), которая выводит на экран диалоговое окно, содержащее сообщение и поле ввода, устанавливает режим ожидания ввода текста пользователем или нажатия кнопки, а затем возвращает значение типа String, содержащее текст, введенный в поле.

Синтаксис функции InputBox():

InputBox (prompt [, title] [, default] [, xpos] [, ypos] [, helpfile, context])

Где аргументы:

· prompt — строковое выражение, отображаемое как сообщение в диалоговом окне.

· title — строковое выражение, отображаемое в строке заголовка диалогового окна. Необязательный параметр.

· default — строковое выражение, отображаемое в поле ввода как используемое по умолчанию. Необязательный параметр.

· xpos — числовое выражение, задающее расстояние по горизонтали между левой границей диалогового окна и левым краем экрана. Необязательный параметр.

· ypos — числовое выражение, задающее расстояние по вертикали между верхней границей диалогового окна и верхним краем экрана. Необязательный параметр.

· helpfile — строковое выражение, определяющее имя файла справки, содержащего справочные сведения о данном диалоговом окне. Необязательный параметр.

· context - числовое выражение, определяющее номер соответствующего раздела справочной системы. Необязательный параметр.

С помощью диалогового окна ввода данных организуем запись данных пользователя в пустую надпись в заголовке формы под именем lblInform. Поэтому внутри нашей процедуры обработки события введите следующий код:

Dim S As String

S = InputBox("Введите пожалуйста информацию о себе(ФИО, место работы/учебы)", "Информация о пользователе")

lblInform.Caption = "Пользователь: " & S

 

где была объявлена промежуточная переменная S строкового типа String, затем в данную переменную присваиваем данные ввода InputBox, затем в значение (свойство Caption) надписи под именем lblInform была сохранена строка, объеденная из обычного текста заключенного в кавычки и строковой переменной S, где & -символ объединения строк.

Сохранитесь, выйдите из редактора, закройте и сохраните форму и запустите ее на выполнение. У вас при открытии появится диалоговое окно вида

Введите информацию о себе и нажмите кнопку Ок. Данная информация появится в заголовке формы, так как показано на рис.6.

Создание обработчика события нажатия кнопки формы «Просмотр формы»

1. Для того, выделите на форме кнопку «Просмотр формы», перейдите в диалоговое окно Свойства, перейти на вкладку События, выбрать Нажатие кнопки, нажать на кнопку напротив , выбрать в диалоговом окне Построителя пункт Программа, нажать кнопку Ок.

2. После этого, вам будет открыт редактор VBA, в котором уже будет создана готовая заготовка процедуры обработчика события, следующего вида:

Private Sub comOpenForm_Click()

End Sub

3. Сохраните форму.

4. Внутри данной заготовки создадим вывод данных о всех продажах поставщикам в форме.

Форму, которую мы будем выводить – это в нашем случае Приход. Эта форма подходит для вывода отчета продажи по всем поставщикам и продажи по определенному поставщику.

Однако, для вывода отчета вида «Сводный отчет с итогами» формы у нас. Ее нужно создать.

5. Чтобы создать сводную форму перейдите в окно базы данных. Вначале создадим запрос, на основе которого затем создадим форму и затем отчет.

· Перейдите на вкладку Запрос, нажмите кнопку Конструктор.

· Добавьте в запрос формы Приход и Ввод_прихода, Поставщик и Товары.

· Добавьте последовательно все поля из двух таблиц Приход и Ввод_прихода.

· Добавьте поле Название_поставщика из таблицы Поставщики и поле Название_товара из таблицы Товары.

· Сохраните запрос под именем «Запрос_для_сводных_данных».

 

6. Перейдите на вкладку Формы, нажмите кнопку Создать, в диалоговом окне выберите Сводная таблица. В качестве источника данных выберите из раскрывающегося списка –Запрос_для_сводных_данных. Нажмите кнопку Ок.

7. У вас отобразится мастер сводных таблиц, см. рис.7. нажмите кнопку Далее.

8. На следующем шаге добавьте все поля. нажмите кнопку Готово.

9. Будет создана пустая заготовка сводной таблицы. Необходимо добавить поля в области строк, столбцов, добавить поле для итогов, добавить поле для фильтрации данных.

10. Выберите из списка полей поле Название_поставщика и перетащите его мышью в область строк, поле Название_товара и перетащите его мышью в область столбцов, поле Сумма и перетащите его мышью в область итогов, поле Дата_накладной по месяцам и перетащите его мышью в область фильтра.

11. Сохраните форму под именем «Сводная форма».

12. Просмотрите получившуюся форму в режиме просмотра.

Примечание. Сводные таблицы — мощное и удобное средство анализа, уже давно прекрасно зарекомендовавшее себя в Microsoft Excel.

Сводная таблица — позволяют превратить обычную таблицу или результирующее множество запроса, содержащее большое число записей и непригодное для анализа, в компактную таблицу, включающую только итоговые данные. Причем, в отличие от перекрестных запросов, структура сводной таблицы легко трансформируется, позволяя просматривать данные в различных разрезах и с различной степенью детализации, что и требуется для анализа. Кроме того, данные, представленные в табличной форме, могут быть легко преобразованы в графическую форму с помощью сводных диаграмм, что делает их еще более наглядными.

Сейчас в таблице отображаются данные о продажах по всем товарам и всем поставщикам. Она напоминает результат перекрестного запроса, но далее вы убедитесь, как легко можно с ней манипулировать, отображая в ней разные данные. Например, она может быть очень легко изменена, когда требуется посмотреть выборочно данные по отдельному поставщику или поставщикам и некоторым товарам, или по месяцам продажи, т. е. по тем полям, которые отображаются в области фильтра, области строк и области столбцов.

Справа от названия каждого из этих полей видна небольшая стрелка вниз. Щелкните по этой стрелке в поле "Дата_накладной" в области фильтра. Появится небольшое окно со списком значений поля, которые присутствуют в исходных данных. По умолчанию у каждой даты установлен флажок.

Сводные таблицы предназначены только для чтения, данные в них нельзя изменять. Но зато пользователь может очень легко трансформировать сводную таблицу: добавлять новые строки и столбцы, менять их местами, изменять названия полей и уровень детализации отображаемых данных.

В каждой области таблицы может размещаться не одно, а несколько полей данных. Чтобы добавить неиспользованные поля запроса в сводную таблицу, просто перетащите их мышью в нужную область.

Вы можете легко поменять местами поля из области фильтра и из области столбцов или строки поменять местами со столбцами.

В отличие от аналогичных таблиц в перекрестном запросе, данные в сводной таблице легко сортировать. Для этого используются стандартные кнопки Сортировать по возрастанию (Sort Ascending) и Сортировать по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.

 

 

13. После создания сводной формы закройте ее и вернитесь обратно к нашей форме «Отчеты о продажах», откройте редактор кода VBA, и перейдите в обработчик события comOpenForm_Click().

14. Необходимо учитывать выбор пользователя вида отчета, а именно – продажи по всем поставщикам, сводный отчет с итогами и продажи по определенному поставщику. А также необходимо учитывать период времени в течение, которого необходимо выводить информацию о продажах.

Все эти условия будут входить в строку условия отбора данных из запроса.

Необходимо соответственно создать три условия на выбор вида отчета, определение элемента из списка поставщика, добавление в условие периода дат.

Решим вначале задачу без учета дат (листинг 3).

Листинг 3. Обработчик события нажатия кнопки «Просмотр форм»

 

Private Sub comOpenForm_Click()