Редактирование и форматирование диаграмм в Ecxel.

Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

Выбор данных. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для обрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:

• название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

• отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

• отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);

• описание построенных графиков (вкладка Легенда);

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);

• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее при щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат) Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных. Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу DELETE

Присвоение имен ячейкам в Ecxel.

Для возможности использования ссылок на ячейки и диапазоны ячеек в формулах имеет смысл именовать диапазоны. Например, диапазону ячеек A1:B2 можно присвоить имя Начало. Формула будет иметь вид "=SUM(Начало)". Даже после вставки или удаления строк и столбцов LibreOffice сможет корректно установить диапазоны, идентифицируемые по имени. Имена диапазонов не должны содержать пробелов.

Гораздо проще понять формулу для вычисления налога с продаж, если написать"= Сумма * Ставка_налога" вместо "= A5 * B12". В этом случае имя ячейки A5 - "Сумма", а ячейки B12 - "Ставка_налога".

Для определения имен наиболее часто применяемых формул или частей формул можно воспользоваться диалоговым окном Определить название. Определение имен диапазонов

1. Выберите диапазон ячеек, затем выберите в меню команды Вставка - Имена - Определить. Появится диалоговое окно Определение имен.

2. Введите имя выбранной области в поле Имя. Нажмите кнопку Добавить. Новое имя появится в списке ниже. Нажмите кнопку "OK", чтобы закрыть диалоговое окно.

Посредством ввода имени в поле и последующего выбора соответствующих ячеек в этом диалоговом окне можно присвоить имена различным диапазонам ячеек.

Если начать вводить имя в формулу, то после ввода первых символов появится все имя в виде подсказки.

§ Нажмите клавишу ВВОД, чтобы принять имя из подсказки.

§ Если с одних и тех же символов начинается несколько имен, можно прокрутить все имена с помощью клавиши TAB.

Сортировка данных в Ecxel.

Довольно часто данные требуется представить в соответствии с некоторым заданным критерием: в порядке возрастания, убывания либо в алфавитном порядке. Изменение порядка расположения строк называется сортировкой.

Для выполнения сортировки необходимо поместить курсор в любую ячейку поля, где будет происходить данная операция, и щелкнуть на одной из кнопок сортировки (по возрастанию или по убыванию), расположенных на стандартной панели инструментов.

Выполните сортировку по фамилиям в обоих списках, и вы увидите, что после этого данные, касающиеся одного сотрудника, будут находиться в одной строке.

Рис. 5.11. Результаты сортировки по фамилиям

Иногда возникает необходимость производить сортировку по нескольким столбцам одновременно. В нашем случае, например, может потребоваться отсортировать список сначала по сумме оклада в порядке убывания, а затем по фамилиям, по алфавитному признаку в порядке возрастания.

Используя только кнопки сортировки, вы можете не получить желаемого результата. Для того чтобы произвести одновременную сортировку более чем по одному полю, активизируйте команду Данные/Сортировка. В результате ее выполнения появится диалоговое окно Сортировка диапазона (рис. 5.12). В раскрывающемся списке Сортировать по выберите столбец и установите переключатель сортировки (по убыванию или по возрастанию). То же нужно сделать и для второго поля.

Рис. 5.12. Диалоговое окно Сортировка диапазона с выбранным порядком сортировки по окладу и по фамилии

Сортировка по второму полю (по фамилии) будет производиться только для тех строк, у которых в столбце "Оклад" имеются одинаковые значения. В нашем случае один и тот же размер оклада имеют работники Карпова и Петров. В соответствии с условием второй сортировки в списке сначала будет идти фамилия Карпова, а затем Петров. Полученный в результате такой сортировки список представлен на рис. 5.13.

Рис. 5.13. Список отсортирован Сначала пс критерию "Оклад" (по убыванию), а затем по критерию "Фамилия" (в алфавитном порядке по возрастанию)

В таблице, показанной на рис. 5.11, содержится небольшой объем информации (всего о 10 человеках). Но, как правило, приходится оперировать со значительно большим списком сотрудников, поэтому подход к процессу обработки должен быть таким, чтобы полностью исключить возможность появления и распространения ошибки.

Логические функции в Ecxel.

Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения. Ниже представлен список операторов сравнения Excel

= Равно

> Больше

< Меньше

>= Больше или равно

<= Меньше или равно

<> Не равно

Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ (IF) имеет следующий синтаксис:

 

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

 

Следующая формула возвращает значение 10, если значение в ячейке А1 больше 3, а в противном случае - 20:

 

=ЕСЛИ(А1>3;10;20)

 

В качестве аргументов функции ЕСЛИ можно использовать другие функции. В функции ЕСЛИ можно использовать текстовые аргументы. Например:

 

=ЕСЛИ(А1>=4;"Зачет сдал";"Зачет не сдал")

 

Можно использовать текстовые аргументы в функции ЕСЛИ, чтобы при невыполнении условия она возвращала пустую строку вместо 0.

Например:

 

=ЕСЛИ(СУММ(А1:А3)=30;А10;"")

 

Аргумент логическое_выражение функции ЕСЛИ может содержать текстовое значение. Например:

 

=ЕСЛИ(А1="Динамо";10;290)

 

Эта формула возвращает значение 10, если ячейка А1 содержит строку "Динамо", и 290, если в ней находится любое другое значение. Совпадение между сравниваемыми текстовыми значениями должно быть точным, но без учета регистра.

Функции И, ИЛИ, НЕ Функции И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT) - позволяют создавать сложные логические выражения. Эти функции работают в сочетании с простыми операторами сравнения. Функции И и ИЛИ могут иметь до 30 логических аргументов и имеют синтаксис:   =И(логическое_значение1;логическое_значение2...) =ИЛИ(логическое_значение1;логическое_значение2...)   Функция НЕ имеет только один аргумент и следующий синтаксис:   =НЕ(логическое_значение)   Аргументы функций И, ИЛИ, НЕ могут быть логическими выражениями, массивами или ссылками на ячейки, содержащие логические значения. Приведем пример. Пусть Excel возвращает текст "Прошел", если ученик имеет средний балл более 4 (ячейка А2), и пропуск занятий меньше 3 (ячейка А3). Формула примет вид:   =ЕСЛИ(И(А2>4;А3<3);"Прошел";"Не прошел")   Не смотря на то, что функция ИЛИ имеет те же аргументы, что и И, результаты получаются совершенно различными. Так, если в предыдущей формуле заменить функцию И на ИЛИ, то ученик будет проходить, если выполняется хотя бы одно из условий (средний балл более 4 или пропуски занятий менее 3). Таким образом, функция ИЛИ возвращает логическое значение ИСТИНА, если хотя бы одно из логических выражений истинно, а функция И возвращает логическое значение ИСТИНА, только если все логические выражения истинны. Функция НЕ меняет значение своего аргумента на противоположное логическое значение и обычно используется в сочетании с другими функциями. Эта функция возвращает логическое значение ИСТИНА, если аргумент имеет значение ЛОЖЬ, и логическое значение ЛОЖЬ, если аргумент имеет значение ИСТИНА. Вложенные функции ЕСЛИ Иногда бывает очень трудно решить логическую задачу только с помощью операторов сравнения и функций И, ИЛИ, НЕ. В этих случаях можно использовать вложенные функции ЕСЛИ. Например, в следующей формуле используются три функции ЕСЛИ:   =ЕСЛИ(А1=100;"Всегда";ЕСЛИ(И(А1>=80;А1<100);"Обычно";ЕСЛИ(И(А1>=60;А1<80);"Иногда";"Никогда")))   Если значение в ячейке А1 является целым числом, формула читается следующим образом: "Если значение в ячейке А1 равно 100, возвратить строку "Всегда". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 80 и 100, возвратить "Обычно". В противном случае, если значение в ячейке А1 находится между 60 и 80, возвратить строку "Иногда". И, если ни одно из этих условий не выполняется, возвратить строку "Никогда". Всего допускается до 7 уровней вложения функций ЕСЛИ.

Функции ИСТИНА и ЛОЖЬ

Функции ИСТИНА (TRUE) и ЛОЖЬ (FALSE) предоставляют альтернативный способ записи логических значений ИСТИНА и ЛОЖЬ. Эти функции не имеют аргументов и выглядят следующим образом:

 

=ИСТИНА()
=ЛОЖЬ()

 

Например, ячейка А1 содержит логическое выражение. Тогда следующая функция возвратить значение "Проходите", если выражение в ячейке А1 имеет значение ИСТИНА:

 

=ЕСЛИ(А1=ИСТИНА();"Проходите";"Стоп")

 

В противном случае формула возвратит "Стоп".

Функция ЕПУСТО

Если нужно определить, является ли ячейка пустой, можно использовать функцию ЕПУСТО (ISBLANK), которая имеет следующий синтаксис:

 

=ЕПУСТО(значение)

 

Аргумент значение может быть ссылкой на ячейку или диапазон. Если значение ссылается на пустую ячейку или диапазон, функция возвращает логическое значение ИСТИНА, в противном случае ЛОЖЬ.

Аргументы Ecxel.

СРЗНАЧ (значение1;значение2;...) среднее арифметическое числовых значений Категория «Статистические». Минимальное количество аргументов — 1, максимальное — 30. В качестве аргументов могут быть числовые значения, адреса отдельных и диапазонов ячеек. Непустые ячейки, содержащие нулевые значения, учитываются. В англоязычной версии —AVERAGE..

МИН (значение1;значение2;...) и МАКС(значение1;значение2;...) минимальное и максимальное значение множества числовых значений Категория «Статистические». Минимальное количество аргументов — 1, максимальное — 30. В качестве аргументов могут быть числовые значения, адреса отдельных ячеек и диапазонов ячеек. Если среди аргументов чисел нет, то результат равен нулю. В англоязычной версии — MIN и МАХ.

СЧЕТ (значение1;значение2;...) количество ячеек, содержащих числовые значения Категория «Статистические». Минимальное количество аргументов — 1, максимальное — 30. В качестве аргументов могут быть числовые значения, адреса отдельных ячеек и диапазонов ячеек. В англоязычной версии — COUNT.

ОКРУГЛ (значение;количество_цифр) округление числового значения Категория «Математические». Оба аргумента обязательны. Первый аргумент — числовое значение или адрес отдельной ячейки, второй — количество знаков после десятичного разделителя, до которого необходимо округлять. Если второй аргумент равен нулю, то выполняется округление до ближайшего целого числа. Если второй аргумент является отрицательным числом, то округление выполняется до десятков (-1), сотен (-2), тысяч (-3) и т. д. В англоязычной версии — ROUND.

В этой функции, как правило, в качестве первого аргументы выступает другая функция, выполняющая действия над числами, т. е. функция ОКРУГЛ обычно используется для округления результатов других функций. Например, ОКРУГЛ(ПРОИЗВЕД(А2;В2), -1).

ТДАТА () текущие дата и время: Категория «Дата и время». Без аргументов. С системных часов компьютера вводятся текущие дата и время, которые затем обновляются вручную (во всех книгах — F9, только в текущей таблице — Shift+F9) или автоматически (при загрузке и закрытии документа, при печати). В англоязычной версии - NOW

ЕСЛИ (логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ ложь) логический выбор: Категория «Логические». Первый аргумент представляет собой условие, которое необходимо проверить. Второй и третий аргументы — это или текст (заключается в кавычки), или числовое значение, или формула. В англоязычной версии — IF. Если проверяемое условие выполняется, то на экран в ячейке выводится второй аргумент, если нет — третий. Например, если в ячейку ввести: =ЕСЛИ(А2>=100;А2*1.5;"А2 меньше 100") то в том случае, когда неравенство А2>100 выполнено, в ячейке будет показан результат вычисления произведения А2*1,5. Если же это условие не выполняется, то в ячейке появится текст «А2 меньше 100».

Ошибки в Ecxel.

Ошибка #### - показывает нам, что число, которые мы хотим ввести в ячейку, слишком большое. Обычно для её решения нужно просто увеличить ширину столбца.

Ошибка #ДЕЛ/0! - такое мы лицезреем если пытаемся поделить что-то ноль, как мы знаем, на ноль делить нельзя! Никогда и нигде! Обычно ошибка возникает, когда формула использует нулевые значения или пустую ячейку для деления.

Ошибка #Н/Д! - это сокращение "неопределенные данные". Если укажем в формуле ссылку на пустую ячейку - получим этот тип ошибки.

Ошибка #ИМЯ? - случается когда формула использует удалённое имя или просто ещё не заданное. Тут нужно определить и исправить имя области данных, функции, или чего-то другого.

Ошибка #ПУСТО! - если задать пересечение двух областей, которые фактически не могут иметь общих ячеек - вылазит эта ошибка Excel. В основном код этой ошибки указывает на то, что нами была допущена ошибка, когда вводили ссылки на диапазоны ячеек.

Ошибка #ЧИСЛО! - если используем неверный формат или неверные значения аргументов, то появляется эта ошибка. Нужно исправить её и поставить правильные числа.

Ошибка #ССЫЛКА! - как видно из названия, эта проблема касается определённо ссылки. Она указывает на использование в формуле недопустимой ссылки.

Ошибка #ЗНАЧ! - показывает нам на недопустимый тип аргументов или операнд. Например, если вместо чисел ввести текст.

Фильтрация данных в Ecxel.

Использование сортировки и фильтрации данных является одним из самых удобных методов анализа созданного документа, который позволяет находить по условиям и отображать нужные данные в списках.

Фильтрация позволяет выводить на экран только те значения, которые отвечают заданным условиям отбора для столбцов, не внося изменений в сам документ.

Рассмотрим, как фильтровать текстовый диапазон ячеек, используя простую фильтрацию. В окне открытого листа выделите в таблице диапазон ячеек, содержащий текстовые данные.

Перейдите на вкладку «Данные» и в группе «Сортировка и фильтр» щелкните по кнопке «Фильтр».

Как вы можете заметить, на заголовках столбцов нашей таблицы появились кнопки. Раскройте меню кнопки фильтрации в диапазоне ячеек с текстовыми данными.

В открывшемся контекстном меню вы сможете произвести фильтрацию по различным признакам. Здесь есть уже знакомая нам фильтрация по алфавитному порядку, также вы можете отфильтровать данные, используя условия, предоставленные в списке «Текстовые фильтры». И наконец, вы можете выбрать нужные вам данные, активируя в списке соответствующих ячейкам текстовых значений те строку, по которой необходимо провести фильтрацию. Например, снимите галочку «Выделить все» и выберите необходимую строку.

Примите условия фильтра, нажав кнопку «ОК».

Аналогичным способом можно отфильтровать и числовые значения. Стоит отметить, что для получения корректных результатов фильтрации рекомендуется не использовать в одном столбце данные разных форматов, например текст и числа, числа и даты, поскольку для каждого столбце может использоваться только один тип команды фильтра. В противном случае, если в столбце будет находиться несколько форматов, то отображена будет команда только для преобладающего формата.

Вы можете производить отбор сразу по нескольким столбцам, то есть можно применять одновременно несколько фильтров. При этом каждый следующий фильтр отбирает данные, уже отфильтрованные предыдущим фильтром.

Таким образом, фильтры программы «Microsoft® Excel® 2010» помогают выбрать вам из таблицы только необходимые значения.

Расширенный фильтр в Ecxel.

В отличие от Автофильтра и Пользовательского автофильтра - Расширенный фильтр практически не имеет ограничений на количество условий, налагаемых на список. Но (бесплатных пирожных не бывает!) требует некоторых подготовительных операций. А именно:

· В любую свободную область (лучше всего вставить над списком несколько пустых строк) нужно скопировать из "шапки" списка заголовки столбцов, по которым будут вводиться условия.

· Затем, ниже скопированных заголовков в пустые ячейки вводятся условия для фильтрации. Причем, условия введенные в ячейки одной строки Excel будет связывать логическим "И", а в ячейки разных строк - логическим "ИЛИ".

Например, чтобы отобрать из списка сотрудников в нашем файле потенциальные пары молодоженов, можно задать условия следующим образом:

Excel отберет всех мужчин с окладом 1000 и более, неженатых и женщин не старше 1 января 1950 года рождения, незамужних, с детьми.

Для того, чтобы отфильтровать данные по критериям из нашей таблицы, выделите любую ячейку исходного списка сотрудников и выберите в меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр (Data - Filter - Advanced Filter). Откроется окно Расширенного фильтра, в которое необходимо ввести адрес исходного диапазона, адрес диапазона условий и указать место, куда поместить результаты фильтрации:

Подготовка таблицы к печати и вставка колонтитулов.

После того как данные введены, и таблица оформлена, необходимо подготовить её к печати.

Параметры страницы. Вкладка СтраницаДля того чтобы определить внешний вид печатаемых страниц, необходимо задать параметры страницы. Эта операция выполняется с помощью команды Файл/Параметры страницы.

В появившемся окне на вкладке Страница можно выбрать книжную или альбомную ориентацию, изменить масштаб печатаемого документа, задать размер листа бумаги, качество печати и номер первой страницы.

Почти все команды известны вам по редактору Word. Скажем несколько слов о режимах блока Масштаб и о поле Номер первой страницы.

Excel позволяет менять размер печатаемых таблиц двумя способами:

заданием масштабного коэффициента — от 10 до 400 %,

указанием общего числа страниц для всего документа.

ВНИМАНИЕ! Excel применяет заданный масштабный коэффициент к обоим размерам: и по горизонтали и по вертикали. Например, если исходная таблица при стандартных размерах занимает 2 страницы в высоту и 1 страницу в ширину, а вы попросите Excel разместить её на одной странице, то таблица будет сужена в два раза.

Поле Номер первой страницы актуально только в том случае, если вы будете создавать колонтитул. Отсчёт можно начать с любого числа (в том числе и с отрицательного).

Колонтитулом называют текст, который повторяется в верху или в низу каждой страницы документа.

Обычно в колонтитул включают номера страниц, дату печати документа, название глав или параграфов, название документа и тому подобное.

Конечно, вы можете вставлять в колонтитул и любой другой текст или же картинку.

Как добавить колонтитул

1. Откройте меню «Вид» и щелкните по строке «Колонтитулы».

В верху появится область верхнего колонтитула. Она выделена пунктирной рамкой. А также рядом появится панель Колонтитулы.

2. Введите текст в верхний колонтитул.

3. Для ввода текста в нижний колонтитул, щелкните по кнопке «Верхний/нижний колонтитул».

На рисунке эта кнопка обведена красной рамкой.

4. Чтобы вернуться к основному тексту документа, щелкните по кнопке «Закрыть».

На панели Колонтитулы слева находится кнопка «Вставить автотекст», которая раскрывает список уже готовых шаблонов.

На мой взгляд, интерес представляет последняя строчка «Стр. № из всего».

Она показывает, сколько всего страниц в этом документе и номер текущей страницы.

Форматировать текст колонтитула можно, как и обычный текст, только предварительно нужно выделить нужный колонтитул (верхний или нижний) двойным щелчком мыши.

Такой колонтитул будет стоять на всех страницах вашего документа.

Если вам нужно различать колонтитулы на четных и нечетных страницах, то нужно вызвать диалоговое окно «Параметры страницы».

Для этого на панели Колонтитулы щелкните по кнопке «Параметры страницы».

В окне «Параметры страницы» перейдите на вкладку Источник бумаги и отметьте нужные опции.

Кстати, если вы поставите галочку у «первой страницы», то колонтитул будет напечатан на титульном листе. Нужно это вам или нет, решайте сами.

Если вам нужно чтобы на разных страницах колонтитулы были разными, то сделайте следующее:

1. На предыдущей странице, то есть перед той, где будет другой колонтитул, введите разрыв раздела, выполнив команду меню Вставка > Разрыв > Новый раздел > со следующей страницы.

2. Включите непечатаемые символы и посмотрите, как обозначаются разрывы разделов.

3. Дважды щелкните в области верхнего колонтитула.

4. Откорректируйте нужный колонтитул и закройте панель Колонтитулы.