Работникам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка оформляется не позднее пяти дней после принятия на работу.

В трудовую книжку заносятся сведения о работе, поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации; сведения о взыскании в нее не заносятся.

Порядок ведения трудовых книжек определяется Кабинетом Министров Украины.

1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Она удостоверяет наличие трудового стажа работника, характер выполняемых им работ, причины увольнения, а также содержит сведения о возрасте, образовании, профессии работника.

Основные вопросы относительно ведения трудовых книжек устанавливаются постановлением Кабинета Министров Украины от 27.04.93 «О трудовых книжках работников», а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной приказом Министерства труда, Министерства юстиции, Министерства социальной защиты населения от 29.07.1993 г.

2. Трудовые книжки ведутся на всех работников предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, которые проработали на них более 5 дней, включая лиц, которые являются совладельцами (собственниками) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

На работников, которые работают на условиях трудового договора у предпринимателей, не имеющих прав юридического лица, а также на работников, которые работают у отдельных граждан по их обслуживанию (как домашние работницы, няньки, шофера, охранники и др.), трудовые книжки не ведутся. Их работа подтверждается справкой организации, с участием которой был заключен трудовой договор между нанимателем и работником, а также справкой об уплате взносов в фонд государственного социального страхования.

На лиц, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

3. При устройстве на работу работники обязаны предъявить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лица, которые впервые подыскивают работу и не имеют трудовой книжки, должны предъявить паспорт, диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке. Военнослужащие, высвобожденные из Вооруженных Сил Украины, Службы безопасности Украины, Погранвойск Украины, Управления охраны высших должностных лиц Украины и других военных формирований, созданных в соответствии с законодательством Украины, и военнослужащие, высвобожденные из Вооруженных Сил бывшего Союза ССР и Вооруженных сил государств — участниц СНГ, предъявляют военный билет.

Вышеуказанными Положением и Инструкцией регулируются также вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранением, изготовлением, снабжением и учетом.

4. Трудовые книжки и вкладыши к ним заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике: фамилия, имя и отчество, дата рождения; сведения о работе, переводе на другую постоянную работу, увольнении, сведения о награждениях и поощрениях; о награждении государственными наградами Украины и отличиями Президента Украины, поощрения за успех в работе и прочие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях. Взыскания в трудовую книжку не заносятся.

5. Записи в трудовой книжке при увольнении или переводе на другую работу должны проводиться в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

6. Все записи в трудовой книжке о принятии на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о наградах и поощрении вносятся собственником или уполномоченным им органом после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а в случае увольнения — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи выполняются арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если работник принят на работу 5 января 1993 г., в графе 2 трудовой книжки записывается «05.01.1993».

Записи выполняются аккуратно, шариковой ручкой или ручкой с пером, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Записи об увольнении, а также сведения о награждении и поощрении заверяются печатью.

7. Собственник или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника с каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) (например, о назначении на работу, переводе и увольнении и т.п.) под расписку в личной карточке.

8. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждении и поощрении и тому подобное, исправление выполняется собственником или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись.

9. Трудовая книжка на работника, который устраивается на работу впервые, заводится после первых 5 дней работы. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

После указания даты заполнение трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.

10. Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, которые имеют трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей является приказ учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на обучение и об отчислении из числа студентов, учеников, аспирантов, клинических ординаторов.

Для студентов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, которые ранее не работали и в связи с этим не имели трудовых книжек, сведения о работе в студенческих лагерях, на производственной практике, а также о выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики на основании справок вносятся предприятием, где в дальнейшем они будут работать.

11. В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой, со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов такие записи:

— о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и иных войсках, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

— о времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и иных учреждениях в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и тому подобное);

— о времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;

— о работе в качестве членов колхоза — в том числе, когда действующим законодательством предусмотрено включение этой работы в общий трудовой стаж работников;

— о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 дет, а также за пенсионером, который на основании заключения медицинского учреждения требует постоянного постороннего ухода (п. «е» ст. 56 Закона Украины «О пенсионном обеспечении»), в том числе за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению);

— безработным лицам о периоде получения помощи по безработице (вносится в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения). Предусмотренные этим пунктом записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии.

12. Трудовые книжки граждан, которые работают по трудовым договорам в иностранных представительствах, иностранных корреспондентов, сотрудников международных организаций и других приравненных к ним иностранцев на территории Украины хранятся: в г. Киеве — в Генеральной дирекции Киевской государственной администрации по обслуживанию иностранных представительств; в Республике Крым и областях — в департаментах внешних связей областных государственных администраций, в г. Севастополе — в городской государственной администрации. Эти организации делают отметки в трудовых книжках о принятии на работу и об увольнении с работы в соответствии с трудовыми договорами и справками нанимателей. Во время устройства на работу делается запись: «Принят на работу в систему Генеральной дирекции Киевской государственной администрации по обслуживанию иностранных представительств» и при увольнении делается запись: «Уволен с работы из системы Генеральной дирекции Киевской государственной администрации по обслуживанию иностранных представительств» со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины. Запись, сделанная в трудовой книжке иностранными представительствами, иностранными корреспондентами, сотрудниками международных организаций и иными приравненными к ним иностранцами на территории Украины, является недействительной.

13. В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о награждениях» вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Президента Украины; в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрении за успехи в работе.

В трудовые книжки не заносятся сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда, или выплата которых носит регулярный характер.

14. При увольнении запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением таких правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 — дата увольнения; в графе 3 — причина увольнения; в графе 4 отмечается, на основании чего внесена запись, приказ (распоряжение), его дата и номер.

Днем увольнения считается последний день работы.

15. В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии».

16. Если у работника в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, то она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, как и трудовая книжка. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10x25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же отмечаются серия и номер вкладыша. При каждой следующей его выдаче должен ставиться второй штамп и отмечаться серия и номер вкладыша. Сам вкладыш без трудовой книжки недействителен.

17. На каждом предприятии ведется документация относительно учета бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или иным подразделением предприятия, осуществляющим оформление приема и увольнения работников. В случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

Статья 66. Перерыв для отдыха и питания.

Работникам предоставляется перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов. Перерыв не включается в рабочее время. Перерыв для отдыха и питания должен предоставляться, как правило, через четыре часа после начала работы.