XIII. Організація обліку платників податків в органах державної податкової служби

13.1. Функції обліку платників податків у органі державної податкової служби здійснюють відповідні підрозділи згідно з затвердженою структурою такого органу (далі - підрозділ реєстрації та обліку платників податків).

13.2. Органи державної податкової служби в районах, містах без районного поділу, районах у містах, міжрайонні, об'єднані та спеціалізовані:

ведуть облік платників податків;

наповнюють Єдиний банк даних юридичних осіб та Реєстр самозайнятих осіб інформацією щодо реєстраційних даних платників податків на підставі отриманих від платників податків та від органів реєстрації відомостей, документів, заяв, повідомлень тощо;

формують та ведуть журнали щодо обліку платників податків, передбачені цим Порядком;

формують та ведуть облікові справи (реєстраційну частину) платників податків, які зберігаються до ліквідації платника податків або переведення на облік до іншого органу державної податкової служби;

формують і передають Зведену інформацію "Про стан обліку платників податків" у терміни, встановлені центральним органом державної податкової служби.

13.3. Органи державної податкової служби в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі:

ведуть Єдиний банк даних юридичних осіб та Реєстр самозайнятих осіб;

забезпечують обмін інформацією між державними податковими органами за місцезнаходженням платника податків з центральним органом державної податкової служби;

накопичують зміни та доповнення та проводять контроль, звірку й аналіз даних щодо платників податків.

13.4. Центральний орган державної податкової служби:

забезпечує ведення Єдиного банку даних юридичних осіб та ДРФО;

накопичує, поновлює, аналізує інформацію, що надходить з податкових органів нижчих рівнів, веде архів щодо платників податків.

13.5. Для забезпечення повноти обліку платників податків органи державної податкової служби станом на 1-е число кожного місяця проводять звірку районного рівня Єдиного банку даних юридичних осіб, а також Реєстру самозайнятих осіб з даними інформаційної бази Єдиного державного реєстру. Якщо за результатами звірки з даними Єдиного державного реєстру встановлено, що юридична особа (відокремлений підрозділ юридичної особи, фізична особа - підприємець) за даними Єдиного державного реєстру має стан такої, що здійснює діяльність та при цьому не перебуває на обліку чи знята з обліку у відповідному органі державної податкової служби, то цим органом проводяться заходи щодо отримання відповідних відомостей від державного реєстратора та постановки на облік такого платника податків згідно з цим Порядком.

13.6. Для забезпечення повноти обліку платників податків, якщо юридична особа, що має відокремлений підрозділ, перебуває на обліку в іншому органі державної податкової служби, після взяття відокремленого підрозділу на облік орган державної податкової служби в 10-денний строк надсилає повідомлення про взяття на облік, створення, унесення змін до відомостей, закриття відокремленого підрозділу платника податків за ф. N 17-ОПП (додаток 28) до органу державної податкової служби за основним місцем обліку такої юридичної особи. Таке повідомлення може бути направлене у паперовому вигляді або засобами електронної пошти органів державної податкової служби.

У разі надходження до органу державної податкової служби за основним місцем обліку юридичної особи відомостей із Єдиного державного реєстру про створення відокремленого підрозділу юридичної особи, про внесення змін до відомостей про відокремлений підрозділ або про закриття відокремленого підрозділу юридичної особи такий орган державної податкової служби направляє повідомлення за ф. N 17-ОПП та зазначені відомості до органу державної податкової служби за основним місцем обліку відокремленого підрозділу.

13.7. Органи державної податкової служби забезпечують достовірність даних про платників податків в Єдиному банку даних юридичних осіб та ДРФО, реєстрі представництв платників податків - нерезидентів та інших реєстрах, що формуються та ведуться органами державної податкової служби згідно з цим Порядком, їх захист від несанкціонованого доступу, оновлення, архівування та відновлення даних.

13.8. Для забезпечення достовірності, повноти та актуальності реєстраційних частин облікових справ платників податків та відомостей про платників податків у реєстрах платників податків, а також для приведення у відповідність із вимогами нормативно-правових актів документів із облікових справ платників податків може проводитись інвентаризація реєстраційних частин облікових справ платників податків.

З'ясування причин розбіжностей, невідповідностей, що були виявлені за результатами інвентаризації, їх усунення, актуалізація Єдиного банку даних юридичних осіб чи інших реєстрів платників податків, їх наповнення чи внесення змін, а також доукомплектування реєстраційних частин облікових справ платників податків відповідними документами може проводитись із залученням платників податків шляхом звірки.

13.9. Інформація, що збирається, використовується та формується органами державної податкової служби у зв'язку з обліком платників податків, вноситься до інформаційних баз даних і використовується з урахуванням обмежень, передбачених для податкової інформації з обмеженим доступом.

13.10. Органи державної податкової служби координують свою діяльність з питань обліку платників податків з:

органами державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

органами, що здійснюють реєстрацію незалежної професійної діяльності або видають дозволи на право самостійного провадження такої діяльності; органами, що ведуть облік або реєстрацію рухомого майна та інших активів, які є об'єктами оподаткування;

фінансовими установами;

іншими органами відповідно до Податкового кодексу України та інших нормативно-правових актів.

13.11. Застосування форм документів, які не передбачені цим Порядком, не допускається.

13.12. Журнали, передбачені цим Порядком, можуть вестись у паперовому або електронному вигляді.

Сторінки в журналах повинні мати наскрізну нумерацію, номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша.

Якщо журнал ведеться в паперовому вигляді, він має бути прошнурованим та скріпленим печаткою органу державної податкової служби.

Електронний журнал може вестись виключно засобами програмного забезпечення, встановленого центральним органом державної податкової служби, з обов'язковим друкуванням та збереженням друкованих копій журналу в кінці кожного робочого дня, протягом якого вносились нові записи до журналу. Кожна його копія за день засвідчується підписом керівника підрозділу реєстрації та обліку платників податків та відповідною печаткою. Якщо заповнення окремих полів існуючих записів електронного журналу проводиться не одночасно з формуванням такого запису, до паперової копії журналу відповідні записи вносяться вручну.

13.13. Підрозділ реєстрації та обліку платників податків про взяття на облік, зняття з обліку, внесення змін до облікових даних платників податків тощо інформує інші структурні підрозділи органу державної податкової служби для подальшого супроводження таких платників податків та виконання покладених законом повноважень.

Підрозділи реєстрації та обліку платників податків по закінченні поточного бюджетного року виключають із загальної кількості знятих з обліку платників податків, друкують списки всіх знятих з обліку платників податків і доводять їх до відома та використання у роботі до всіх структурних підрозділів органу державної податкової служби.

Директор Департаменту податкової, митної політики та методології бухгалтерського обліку

М. О. Чмерук

 

Додаток 1 до Порядку обліку платників податків і зборів

Форма N 2-ОПП