Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи их по счетам предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов: 1. Проверка документов. а) формальная (полнота его содержания). При формальной проверке определяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений. б) счетная проверка (арифметическая). Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. в) проверка по существу – выявление законности, зафиксированной в документе хозяйственной операции. 2. Таксировка – перевод натуральных измерителей в денежные. 3. Гашение – отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа «получено», «оплачено» или «погашено». 4. Группировка документов по однородным признакам (по кассе, расчетному счету). 5. Перенос содержания документов в учетные регистры. На каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры. 6. Подшивка документов по группам и сдача в архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.¹

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

 

Учетные регистры.

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источников его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством, - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством

Сведения из первичных документов группируются, накапливаются и регистрируются в учетных регистрах. Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой книги (кассовая, главная), карточки (инвентарная, учета основных средств, учета материалов), журналы (свободные листы). По видам производимых в них записей учетные регистры бывают хронологические (регистрационный журнал), систематические (главная книга счетов), комбинированные (журналы-ордера). По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают синтетические (главная книга счетов), аналитические (карточки), комбинированные (журналы-ордера). В зависимости от степени автоматизации учетных работ регистры бывают с ручной и машинной записью.

В регистрах учета совершается весь учетный процесс, хранится вся учетная информация. Данные

учетных регистров используются для оперативного руководства и управления. По данным учетных регистров составляется отчетность организации. Сочетание различных учетных регистров и технических средств образует разные формы бухгалтерского учета. Они отличаются одна от другой количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием; взаимосвязью логических и систематических, синтетических и аналитических регистров; последовательностью и тех-

никой записи в учетные регистры; степенью автоматизации учетно-вычислительных работ.

Формы бухгалтерского учета

I Строение учетных регистров, применяемых в бухгалтерском учете, их взаимосвязь, последовательность и способы записи в них хозяйственных операций определяются формой бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета - это совокупность• учетных регистров для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и• группировке соответствующими приемами записей.

Формы бухгалтерского учета непрерывно развиваются.

В связи с организацией огромного количества малых предприятий получила развитие упрощенная форма бухгалтерского учета на малых предприятиях. Форма бухгалтерского учета выбирается организацией самостоятельно, и в течение отчетного периода принятая форма учета не должна изменяться.

Существуют следующие формы бухгалтерского учета:- журнал-главная;- мемориально-ордерная;

- журнально-ордерная; - автоматизированная. Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:- назначение, содержание и внешний вид применяемых учетных регистров;

Форма ≪Журнал-главная≫

Наиболее простой является форма ≪Журнал-главная≫, так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций по накопительному документу) записывается в книгу

≪Журнал-главная≫, в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за отчетный

период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и вычисляются остатки по счетам на конец от-четного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс. Эта форма находит применение в организациях с небольшой численностью работающих и незначительным количеством хозяйственных операций. В этом случае обеспечивается наглядность записей, книгу ведет один бухгалтер. Вариантом этой формы является рекомендованная. Министерством финансов для малых предприятий простая форма бухгалтерского учета, в которой журнал-главная носит название книги хозяйственных операций и отдельно предусматривается ведение ведомости учета заработной платы.

Мемориально-ордерная форма

В мемориально-ордерной форме учета отдельно ведутся хронологическая и систематическая записи.

В этой форме производится оформление бухгалтерских проводок специальными учетными документами - мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов (или накопительных по однородным операциям). Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная(ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записей хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс. По сравнению с журналом-главной мемориально ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения} труда между учетными работниками и автоматизацией учетного процесса. Но вместе с тем в этой форма многократно повторяются одни и те же записи в раз-

Журнально-ордерная форма

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы (в хронологическом порядке) по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов в разрезе корреспондирующих счетов. Кредитовый оборот переносится на счет Главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете Главной книги учитывается развернуто в корреспонденции с конкретными счетами. В счете Главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов ордеров на счета Главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета и определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Автоматизированная форма учета, основанная на использовании электронно-вычислительной техники, представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информа-взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;- последовательность и способы записей в учетные регистры;

- степень компьютеризации - с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных. Обработка учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.

Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. личных учетных регистрах, что при ручном учете увеличивает объем работ. Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода. Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.