Приемы фактического контроля.

К приемам фактического контроля относятся инвентаризация; контрольный обмер; обследование объектов; лабораторный анализ; контрольные проверки и другие.

Инвентаризация - это способ проверки соответствия фак­тического наличия хозяйственных средств (или обязательств организации) с данными бухгалтерского учета.

Необходимость инвентаризации вызвана следующими об­стоятельствами:

· фиксирование хозяйственных явлений, не поддающихся повсе­дневному наблюдению в текущем учете. К ним относятся из­менения массы или количества материальных ценностей в свя­зи с изменением условий их хранения (усушка, распыл и т.д.);

· устранение расхождений между данными учета и фактическим наличием средств в организации, которые возникают в процес­се текущего учета. Они могут быть вызваны ошибками в учете (описки, неправильное отражение на счетах), неточностями при приеме и отпуске средств (просчеты, промеры);

· контроль за материально ответственными лицами. С его помо­щью выявляются расхождения между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и данными учета, которые возникают в результате обмеров или обвесов при приемке или передаче ценностей, обсчетов при выдаче денег, хищений.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации подразделяются на полные и частичные.

При полной инвентаризации проверке подвергаются все без исключения средства хозяйства и подразделения, где имеются ма­териальные ценности или денежные средства. Частичная инвен­таризация охватывает лишь какую-либо одну часть хозяйствен­ных ресурсов организации, т.е. проверке подлежат материальные или денежные средства, находящиеся в одном из подразделений либо числящиеся за одним материально ответственным лицом.

По периодичности инвентаризации подразделяются на пла­новые и внеплановые.

Плановая инвентаризация проводится в установленные сро­ки.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся в целях контроля за сохранностью ценностей у материально ответствен­ных лиц либо при замене материально ответственных лиц по рас­поряжению администрации или по требованию ревизора.

Во всех случаях инвентаризация проводится комиссией во главе с председателем. В комиссию, как правило, входят: представители администрации; работник бухгалтерии; материально ответственное лицо; ревизор.

По итогам инвентаризации составляется инвентаризационная ведомость, куда вписываются фактические остатки материаль­ных ценностей или денежных средств. Ведомость подписывают члены комиссии. Затем ее передают в бухгалтерию, где на ее основе составляется сличительная ведомость, куда кроме данных из инвентаризационной ведомости заносятся данные учетных ре­гистров в бухгалтерии.

После сопоставления данных по каждой позиции выявляются расхождения между учетными данными и фактическим наличием (по данным комиссии). Если обнаружены излишки, они прихо­дуются в организации. При недостаче принимается решение по их списанию.

Для проведения обмеров выполненных работ создается комиссия с обязательным привлечением специалиста по строительству (инже­нера-строителя, техника-строителя, мастера). Комиссия производит обмер объекта, определяет объем фактически выполненных работ: кладка фундамента (в кубических метрах); кладка стен (в кубичес­ких метрах); настил полов (в квадратных метрах) и т.п. Результаты обмера оформляются актом. Если контрольный обмер проводился с целью проверки правильности расходования материалов, то на осно­ве акта составляется сличительная ведомость, в которой приводятся данные о наименовании материалов, израсходованных на фактичес­кие объемы выполненных работ по установленным нормам, факти­ческий расход материалов по данным бухгалтерского учета и резуль­тат обмера (списано больше или меньше).

В ходе ревизионных процедур широко используется обследование объектов.

Лабораторные анализы чаще всего применяются при проверках соответствия качества готовой продукции действующим стандартам.

На многих участках производственно-финансовой деятельности ревизоры используют разные по своему содержанию контрольные проверки. Они применяются для изучения полноты оприходования грузов, прибывших автомобильным, водным и железнодорожным транспортом, достоверности совершаемых операций по отпуску ма­териальных ценностей со складов, качества инвентаризаций, прово­димых в процессе ревизии, соблюдения правил отпуска материалов, готовой продукции и других ценностей.

Этапы проведения ревизии

Проведение ревизии — это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время преды­дущей ревизии.

Ревизионная работа состоит из следующих этапов;

1) подготовка к проведению ревизии;

2) проведение ревизии в соответствии с программой;

3) подготовка и оформление результатов ревизии;

4) реализация материалов ревизии;

5) контроль за выполнением решений по результатам ревизии.

1 этап. В соответствии со сроками, предусмотренными планом, руково­дитель ревизующего органа заблаговременно (за 3— 5 дней до начала ревизии) назначает приказом комплексную или не комплексную ре­визию деятельности предприятия. На проведение каждой ревизии выдается удостоверение, в кото­ром указываются наименование органа, выдавшего удостоверение, фамилия, имя, отчество проверяющего, его должность, цель провер­ки и сроки ее проведения.

На основании задач, поставленных перед ревизией, и изучения материалов, характеризующих хозяйственно-финансовую деятель­ность проверяемого предприятия, руководитель ревизионной груп­пы (ревизор) составляет программу ревизии. Программа включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период, за кото­рый должна быть проведена ревизия, и используемые способы и при­емы контроля.

Руководитель ревизионной группы должен ознакомить всех ее членов с содержанием программы и распределить задания между ни­ми. На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии поручен­ных им участков деятельности предприятия, которые утверждаются руководителем ревизионной группы.

В рабочем плане указываются перечень работ, подлежащих вы­полнению во время поведения ревизии, сроки их выполнения и спо­соб проверки. После приезда на ревизуемое предприятие и ознаком­ления с конкретными условиями работы в рабочий план могут быть внесены соответствующие дополнения и изменения.

2 этап. По прибытии на ревизуемое предприятие руководитель ревизи­онной группы (ревизор) предъявляет руководителю этого предприя­тия приказ или распоряжение о проведении ревизии. Ревизия начинается с проверки кассовой наличности (инвентаризация кас­сы). Далее осуществляется проведение ревизии в соответствии с программой.

3 этап. По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт. Если нарушений нет – составляется справка.

В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление мо­жет быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт.

Акт составляется руководителем ревизионной группы. В нем излагаются результаты изучения всех вопросов, кото­рые были поставлены в программе ревизии.

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследо­вательской) частей. Во вступительной части указываются:

полное наи­менование документа (акта), дата и место его составления;

основание для проведения ревизии (дата и № приказа о назначении ревизии, наз­вание организации, издавшей приказ), ее начало и окончание;

состав ревизионной группы (должность, фамилия, имя, отчество каждого ли­ца, осуществлявшего ревизию);

наименование ревизуемого предприя­тия (объединения) и период производственной и хозяйственно-финан­совой деятельности, за который проводилась ревизия;

фамилии и ини­циалы должностных лиц ревизуемого предприятия, ответственных за его производственную и финансово-хозяйственную деятельность.

сведения о предыдущей ревизии (кем проведена и за ка­кой период деятельности предприятия). Это позволяет установить пре­емственность ревизии, т. е. не был ли пропущен без контроля какой-ли­бо период в деятельности ревизуемого предприятия.

способы документальной проверки, какие опера­ции (кассовые, банковские, расчеты с подотчетными лицами и т.д.) проверены сплошным способом, а какие — выборочным.

Заканчивается вступительная часть акта сте­реотипной фразой: "Настоящей ревизией установлено следующее...", после чего следует изложение результативной части.

Результативная (исследовательская) часть акта ревизии пред­ставляет собой систематизированный перечень выявленных наруше­ний, недостатков и злоупотреблений в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия (объедине­нии) или организации. Эта часть акта состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Построение результативной части акта ревизии строго не регла­ментируется.

Каждая ревизия — это отдельное самостоятельное исследование ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии излагаются резуль­таты этого исследования. Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать какие-то конкрет­ные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предпри­ятий (организаций) невозможно.

Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя предприятия и главного бухгалтера. Все замечания или возражения должны быть тщательно проверены ревизором, в случае необходимости вносятся изменения, дополнения или уточнения в черновой вариант акта. Акт или справка подписываются ревизором, руководителем и главным бухгалтером проверяемого предприятия.

4 этап. Завершающим этапом ревизии является реализация ее материа­лов. Основными формами такой реализации являются:

· устранение недостатков по мере их выявления в ходе ревизии;

· обсуждение ре­зультатов ревизии на ревизуемом предприятии (объединении);

· пере­дача дел в судебно-следственные органы;

· принятие вышестоящей ор­ганизацией по результатам ревизии решения в виде письма, распоря­жения или приказа.

5 этап. Эффективность ревизии зависит не только от качества ее прове­дения, но и от организации контроля за выполнением решения, при­нятого по ее результатам.

В практической работе применяются различные способы контро­ля за выполнением решения по результатам ревизии. К ним относят­ся:

· получение письменных отчетов о выполнении предложений по итогам ревизии или оперативной информации посредством техни­ческих средств связи (телефонной, телефакса и др.);

· проверка выпол­нения решения, принятого по результатам ревизии, по данным отчет­ности и другим материалам, представляемым в ревизующий орган;

· вызов руководителя и специалистов предприятия с отчетом о выпол­нении решения, принятого по материалам ревизии;

· проверка на мес­те, осуществляемая работниками ревизующей организации;

· провер­ка в ходе следующей ревизии и отражение ее результатов в основном акте ревизии.

 

Тема 1.4 Планирование, учет и отчетность контрольно-ревизионной работы

Контрольно-ревизионная служба составляет перспективные и текущие планы, которые разли­чаются продолжительностью планируемого периода.

Перспективные планы составляются на три — пять лет и более. Они включают в себя мероприятия по организации контрольно-ре­визионной работы, ее совершенствованию, по внедрению передовых форм и методов хозяйственного контроля, по разработке норматив­но-справочных материалов, по подготовке и повышению квалифика­ции кадров контрольно-ревизионного аппарата.

Текущие планы составляют на предстоящий календарный год. Они отличаются большей детализацией и включают в себя перечень работ, связанных непосредственно с осуществлением контрольных функций. Годовой план контрольно-ревизионной работы состоит из 2 раз­делов: документальные ревизии и тематические проверки.

В годовом плане обычно указывают: наименование и местона­хождение ревизуемых предприятий; сведения о предыдущей реви­зии по каждому предприятию (когда, за какой срок и кем она прово­дилась); ревизуемый период; вид ревизии; срок проведения ревизии; продолжительность ревизии (в днях); исполнителей.

К годовому плану обычно прилагаются график отпусков, список работников, направляемых на курсы повышения квалификации, и планы проведения совещаний, семинаров и др.

При планировании контрольно-ревизионной работы следует предусмотреть равномерную загрузку работников ревизионного ап­парата. В среднем на одного ревизора планируется около 8 ревизий. Это примерно 2/3 рабочего времени ревизора. Остальное время отводится на подготовку к ревизиям, проведение внеплановых ревизий и проверок, учебу, участие в семинарах, на очередной отпуск и др.

Планируемая продолжительность ревизии (в днях) зависит от объема работы предприятия и документооборота, вида ревизии, коли­чества и квалификации, ревизующих и не может превышать 30 дней. Продление срока ревизии допускается с разрешения руководителя ор­гана, назначившего ревизию. Основанием для продления срока могут быть следующие причины:

· проведение ревизии за время, превышаю­щее один год;

· изменение программы в ходе осуществления ревизии;

· необходимость сплошной проверки хозяйственных операций с целью ус­тановления полного размера причиненного материального ущерба при выявления фактов хищений, злоупотреблений и других нарушений;

· болезнь ревизора на срок до одного месяца (при болезни на срок более одного месяца рекомендуется назначить другого ревизора) и т.п.

Составляются также планы проведения тематических проверок: сохранности товарно-материальных ценностей; своевременности и правильности проведения инвентаризации и отражения ее результа­тов в учете; полноты и своевременности оприходования продукции и т.д.

На основании годовых планов контрольно-ревизионной работы каждый работник контрольно-ревизионного аппарата разрабатывает Индивидуальный план-график работы на год.

Для учета выполнения планов контрольно-ревизионной работы и результатов ревизий и проверок в министерствах и ведомствах, имею­щих в штате ревизионную службу, ведется журнал регистрации прове­денных ревизий и проверок и принятых по ним решений.