Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Можно ли осуществлять регистрацию документов на компьютере. Какие компьютерные программы можно использовать для регистрации и быстрого поиска зарегистрированных документов. А. Стукач.
Порядок регистрации документов в делопроизводстве определен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организаций, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 (далее - Инструкция по делопроизводству). Согласно данному нормативному правовому акту регистрация и электронных, и бумажных документов должна осуществляться в одинаковом порядке – в единых регистрационно-контрольных формах. Подобные формы могут представлять собой: · традиционные бумажные журналы; · бумажные регистрационно-контрольные карточки; · регистрационно-контрольные формы в автоматизированной системе ДОУ (далее - АСДОУ). Таким образом, Инструкция по делопроизводству допускает для регистрации документов использовать не только традиционные, но и автоматизированные (электронные) регистрационно-контрольные формы. Вместе с тем использование автоматизированной регистрации документов не во всех случаях может соответствовать требования Инструкции по делопроизводству. Во-первых, допуская регистрацию документов в электронной форме, Инструкция по делопроизводству определяет, что для этого должны использоваться не просто отдельные электронные регистрационно-контрольные форму, а комплексная АСДОУ. Вышеназванный нормативный правовой акт не поясняет, какие программно-технические средства можно отнести к категории АСДОУ, однако исходя из практики применения данного понятия можно сделать вывод, что к АСДОУ обычно относятся программные продукты, реализующие все (либо ключевые) функции производства: регистрацию, контроль исполнения, учет, хранения (документов в электронном виде или отсканированных образов бумажных документов) и т.д. В настоящее время такие системы нередко называют системами электронного документооборота (далее-СЭД). Во-вторых, согласно п.230 Инструкции по делопроизводству регистрационно-учетные данные о документах и связи между ними и самими документами должны сохраняться в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеческом виде. Это означает что должна обеспечиваться гарантия «читаемости», а так же подлинности и неизменности создаваемых регистрационно-учетных данных о документах на протяжении установленного срока хранения таких данных (по аналогии с самими документами или бумажными журналами).
С учетом сказанного выше правомерность использования для регистрации документов таких программ, как, например, MS Excel или MS Access оказывается под вопросом, поскольку подобное программное обеспечения нельзя к категории и неизменности создаваемых регистрационно-учетных данных о документах. В этом контексте хочется отметить, что современные СЭД, как правило, позволяют путем необходимой настройки прав доступа гарантировать подлинность и целостность хранимых в такой системе документов и регистрационных учетных данных о них. Среди основных СЭД, представленных в настоящее время на рынке Беларуси, позволяющих автоматизировать регистрацию документов и иные делопроизводственные процессы. Можно отметить следующие: «Дело», «Канцлер», «РЕКОРД», «DIRECTUM Bel». Помимо указанных выше проблем применения автоматизированной регистации документов существует также проблема обеспечения длительного хранения регистрационно-учетных сведений о документах, фиксируемых в электронной форме. Дело в том, что для отдельных категорий регистрационно-контрольных форм законодательством Республики Беларусь по делопроизводству установлены длительные сроки хранения. Например, регистрационно-контрольные формы, в которых регистрируются приказы о приеме, переводе и увольнении работников, должны храниться не менее 75 лет, а формы, в которых регистрируются приказы по основной деятельности, - постоянно (в негосударственных организация и организациях – источниках комплектования государственных архивов) либо 10 лет (в иных государственных организациях). Компьютерные технологии развиваются стремительными темпами, и зачастую в течение всего нескольких лет происходит смена поколений программного и технического обеспечения. В результате этого возрастает вероятность того, что информация из баз данных, в которых хранятся регистрационно-учетные и иные сведения о документах, станет недоступна (не будет возможности ее воспроизвести), а так же появляется риск невозможности миграции этих сведений в новые базы данных, в том числе на новой аппаратной платформе. Автору этих строк самому приходилось наблюдать ситуацию, когда некоторые организации сталкивались с невозможностью переноса данных из внедренных в середине 1990-х годов регистрационно-учетных баз данных в более новые и удобные программные комплексы и базы данных на новыйх аппаратных платформах. В подобной ситуации организациям приходится либо вручную переносить все данные в новую базу, либо отказываться от ее внедрения и продолжать пользоваться старой программой (базой данных) в надежде, что компьютер, на который была установлена эта база, не сломается, а сама база данных будет доступна в прежнем режиме.
С учетом указанной проблемы полный отказ от бумажных носителей для регистрации документов вызывает сомнения. Полагаем, что как минимум в отношении электронных регистрационно-учетных форм, подлежащих длительному хранению, целесообразно применять следующий порядок: на протяжении делопроизводственного года следует периодически распечатывать сведения о зарегистрированных документах, формируя, таким образом, эталонный массив данных на бумаге. Подобная практика позволяет создавать определённую гарантию неизменности регистрационно-учетных данных о документах, а так же в большей степени гарантировать сохранность и доступность регистрационно-учетых сведений в длительной перспективе. Такая распечатка данных может осуществляться: С определенной периодичностью (например, раз в день, раз в неделю, раз в месяц); По мере накопления данных (например, по мере накопления данных для распечатки листе формата А4). Листы с распечатываемыми данными следует формировать в отдельное дело, оформляемое по установленным делопроизводственными правилам, с присвоением ему индекса присвоенного в номенклатуре дел соответствующей электронной регистрационно-контрольной форме. В случае если вы задумались не столько об электронной регистрации, столько о создании эффективной справочно-поисковой системы по документам, а так же системы автоматизации контроля исполнения документов то здесь законодательство по делопроизводство не устанавливает жесткие рамки с точки зрения обеспечения подлинности и целостности сведений, хранимых в таких системах, допуская использование различных инструментов. Это обусловлено тем, что инструменты поиска и контроля исполнения документов обычно предназначены лишь для внутренних нужд организации и, как правило, не используются в доказательных целях при взаимодействии со сторонними организациями и государственными органами. В случае если организация посчитает нецелесообразным приобретение дорогостоящей АСДОУ (СЭД) лишь для оптимизации поиска и контроля исполнения документов, для этих целей может быть использовано широко распространенное програное обеспечение, например, уже упомянутые выше MS Excel или MS Acces. Такие компьютерные программы могут позволить упростить поиск регистрационно-контрольных данных о документах, автоматически создавать в соответствии с заданными критериями выборки по исполнителям или видам документов, формировать сводки контроля исполнения и т.д. В завершение хотелось бы отметить, что Инструкцией по делопроизводству определены примерные формы регистрационных журналов и карточек, которые можно доработать (дополнить нужными графами) под свои нужды, в том числе при создании электронных регистрационно-контрольных форм.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-08-14; просмотров: 133; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.15.147.215 (0.004 с.) |