Какие документы относятся к справочно-информационной документации?

Особенностью справочно-информационных документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, из подведомственной организации в вышестоящую.

к справочно-информационным документам относятся: протокол, акты, справки, объяснительная, служебная, докладная записки, уведомление, переписка, расписка и др.

 

28. Какие требования предъявляются к оформлению и составлению докладной записки, справки?

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

· внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

· внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

· наименование структурного подразделения;

· вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

· дата;

· регистрационный номер;

· заголовок к тексту;

· текст;

· адресат;

· подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной запискибудет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Пример 2

Приложение: акт проверки от 03.03.2006 № 33 на 1 л. в 3 экз.

29. Определение, структура, технология подготовки и оформление трудового договора, В чем особенности заключения трудового договора с государственными служащими?

Определение трудового договора — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением. Так же своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

Структура ТД - трудовой договор состоит из вводной части, обязательных и дополнительных условий. Вводная часть содержит вид документа, дату, регистрационный номер, место заключения трудового договора.

Оформление ТД - трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах без помарок, ошибок и исправлений. Каждый экземпляр подписывается сторонами. Один из них передается работнику, второй хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Особенности заключения трудового договора с гос.служащими

Предусмотрено предоставление дополнительных по сравнению с общим законодательством документов при поступлении на государственную службу. В частности, при поступлении на гражданскую государственную службу необходимо представить документы о гражданстве Российской Федерации, о профессиональном образовании, справку из органов государственной налоговой службы о сведениях об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья. В ст. 22 предусмотрено прохождение конкурса или конкурса-испытания при поступлении на государственную службу. Поэтому заключению трудового договора с государственным служащим предшествует прохождение конкурса либо конкурса-испытания. Испытательный срок может быть установлен государственному служащему не только при поступлении на государственную службу, но и при переводе на должность государственной службы иной группы и иной специализации. Срок испытания установлен от трех до шести месяцев вместо трех месяцев, который является максимальным по общим правилам.

30. Как оформляется приказ о приеме на работу? Какое назначение имеет приказ, какие формы приказа используются?

Правила оформления приказа. На основании заключенного трудового договора издается приказ (распоряжение) работодателя, которым оформляется прием на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Нельзя в приказе (распоряжении) определять условия, которые не предусмотрены в трудовом договоре. В приказе указываются: фамилия, имя, отчество работника, наименование профессии, специальности или должности, разряд, класс, квалификация, дата начала работы, а также размер тарифной ставки (должностного оклада).

Назначение приказа. С изданием приказа (распоряжения) работодателя завершается прием на работу. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в 3-дневный срок со дня подписания трудового договора.

Формы приказа. Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу: форму № Т-1 составляет лицо, ответственное за прием, на одного работника, № Т-1а — на группу работников.

 

31.Какие документы должны составляться при оформлении перевода сотрудника на другую работу?