Управление внешним видом листа.

Если на отдельных листах и во всей рабочей книге содержатся большие объёмы данных, перемещаться по данным и находить нужную информацию становится затруднительно.

Чтобы познакомиться со средствами управления видом листа, подготовим следующую рабочую таблицу.

1. Переименуйте любой чистый лист (если нужно – вставьте новый лист) на Большая таблица.

2. Введите в ячейку А1 строку Данные по зарплате.

3. Наберите в В2: 2010 год.

4. Введите в В3: Январь.

5. Проведите автозаполнение из этой ячейки на 23 столбца вправо. В ячейках третьей строки вы получите Январь, Февраль…Декабрь, Январь…Декабрь.

6. Наберите в N2: 2011 год.

7. В ячейки А4:А6 введите три любые фамилии.

8. Выделите диапазон А4:А6 и методом автозаполнения протяните мышь до 50-й строки.

9. Теперь заполним диапазон В4:Y50. Параллельно познакомимся с тем, как использовать стандартные функции. Перейдите в ячейку В4.

10. На панели инструментов найдите значок мастера функций и щёлкните на нём. В появившемся окне выберите категорию Математические и найдите функцию СЛЧИС. Прочтите пояснение в нижней части диалогового окна. Нажмите ОК, затем ещё раз ОК.

11. Нажмите клавишу F2 отредактируйте формулу: =СЛЧИС()*10000. Нажмите ввод.

12. Вернитесь в В4, дайте команду Формат ® Ячейки ® Числовой. В поле Число десятичных знаков установите 0. Нажмите ввод.

13. Используйте автозаполнение для диапазона В4:Y4, а затем сразу до 50-й строки. Вся таблица заполнится.

 

Такой способ использован для быстрого получения большой таблицы, содержимое ячеек которой сейчас нам не важно.

Просмотр листов в нескольких окнах.

Иногда возникает необходимость иметь в поле зрения одновременно несколько различных частей одной таблицы или несколько листов рабочей книги. Для того чтобы создать новое окно для активной рабочей книги дайте команду Окно ® Новое. Теперь укажите Окно ® Расположить ® Слева направо. Обратите внимание, что в строке заголовка указываются название рабочей книги и номер окна. Видим, что прокрутка в одном окне не вызывает прокрутки в другом. В каждом из окон можно установить независимый масштаб, например, с помощью соответствующей кнопки на панели Стандартная. Это должно быть число в диапазоне 10 - 400.

Теперь закройте второе окно, а первое разверните.

Разделение листа.

Установите курсор в среднюю часть экрана (в любую ячейку). Дайте команду Окно ® Разделить. С помощью линеек прокрутки расположите для обзора в левой верхней панели диапазон А1:G18, а в правой нижней - I25:P39. Чтобы вернуться к первоначальному виду экрана, выполните команду Окно ® Снять разделение.

Закрепление областей.

Если мы будем просматривать сведения о зарплате, находящиеся правее столбца с заголовком О, то столбец с фамилиями уйдёт из поля зрения, что вызовет очевидные неудобства. Эта проблема решается закреплением областей. Установите курсор в ячейку В4 и дайте команду Окно ® Закрепить области. Посмотрите, что происходит при прокрутке.

Курсор помещают в ячейку, находящуюся под строкой и справа от столбца, которые надо закрепить. Для отмены закрепления используйте Окно ® Снять закрепление областей.

Работа со строками и столбцами.

Если вам нужно вставить новую строку между, например, 5-й и 6-й, установите курсор в любую ячейку 6-й строки и дайте команду Вставка ® Строки. Если выделить 6-ю-9-ю строки, то вставятся сразу четыре строки. Проделайте то же со столбцами.

Для удаления строк или столбцов выделите и нажмите Правка ® Удалить. В диалоговом окне выберите нужное. В отличие от листов, такое удаление можно отменить (обычным способом).

Ранее мы форматировали в ячейке Лист1!А1 текст Рассмотрим вопрос форматирования текста в ячейке. Вернёмся к этому вопросу и рассмотрим возможности изменения высоты строк и ширины столбцов.

В строке формул мы видим, что текст в ячейке А1 состоит из трёх строк, хотя в самой ячейке их казалось бы больше. Нажмите Формат ® Столбец ® Ширина. По умолчанию она равна 8,43 символа (64 пиксел). Введите в диалоговом окне 35, ОК. Теперь Формат ® Столбец ® Автоподбор ширины. Далее Формат ® Строка ® Автободбор высоты. По умолчанию высота строки - 12,75 принятых в издательском деле пунктов (17 пиксел). Щёлкните на кнопке выравнивания по центру панели Форматирование.

Вы можете устанавливать высоту строк и ширину столбцов такими, какими считаете удобным для просмотра данных. Для этого можно воспользоваться ещё одним способом - перемещением границы строки или столбца с помощью мыши.

Для скрытия (отображения) строк воспользуйтесь Формат ® Строка ® Скрыть (Отобразить). При этом в случае отображения нужно выделить строки, включающие скрытую (если вы покинули скрытую строку). Аналогично со столбцами. Если вы хотите распечатать лист, содержащий в некоторых строках конфиденциальную информацию, воспользуйтесь этим методом.

То же для первой строки:

Правка ® Перейти ® А1 ® Формат ® Строки ® Отобразить.

Копирование и перемещение диапазонов.

Мы рассмотрим несколько способов копирования (перемещения) на простом примере. Вы можете использовать любые.

Перейдите на чистый лист.

1. Введите в ячейку А1 слово Копирование.

2. Нажмите ввод и вернитесь в А1.

3. Нажмите Правка ® Копировать. Перейдите в С1 и нажмите Правка ® Вставить. Это копирование с помощью строки меню.

4. Нажмите Ctrl+C. Перейдите в А3 и нажмите Ctrl+V. Это копирование с помощью клавиатуры.

5. В А3 щёлкните правой кнопкой мыши и выберите Копировать. Перейдите в С3, вызовите контекстное меню и выберите Вставить. Это копирование с помощью контекстного меню.

6. Нажмите кнопку Копировать на панели Стандартная. Перейдите в А5 и нажмите Вставить этой же панели. Это копирование с помощью панели инструментов.

7. Наведите указатель мыши на границу табличного курсора так, чтобы указатель стал стрелкой и протяните мышь в С5, удерживая клавишу Ctrl. Это копирование с помощью перетаскивания.

8. Проделайте копирование с помощью автозаполнения из С5 в С10.

Пункты 3-7 можно использовать и для перемещения, выбирая Вырезать вместо Копировать. В 3. вместо Ctrl+C нажмите Ctrl+X, в 7. не держите клавишу Ctrl. Проделайте всё.

То, что мы делали, справедливо и для диапазонов.

Нам потребуется новая таблица для отработки различных навыков. Введите следующее (не проводя форматирования!)

1 Перейдите на Лист3. Переименуйте его в Оплата счетов.

2 В ячейку А1 введите Оплата счетов за текущий месяц.

3 В ячейки А2:Е2 введите: № Фирма Сумма в счёте Сумма оплаты Долг.

4 Познакомимся ещё с одним способом автоматизации ввода. В ячейку А3 введите 1. Выделите диапазон А3:А6. Нажмите Правка ® Заполнить ® Прогрессия. Укажите По столбцам и примите все установки. Вы получите 1, 2, 3, 4.

5 В ячейки В3:В6 введите: Рубин Горизонт Сокол Рекорд.

6 С помощью прогрессии получите в С3:С6 100 200 300 400 (шаг 100).

7 Скопируйте данные из С3:С6 в D3:D6. Замените в D5 300 на 150.

Формулы в Excel.

Формула всегда начинается со знака равенства.

1. Введите в ячейку Е3: =С3-D3. Это можно сделать так: набрать =, щёлкнуть по ячейке С3, нажать -, щёлкнуть по D3. Нажмите ввод и вернитесь в Е3. Теперь в Е3 - 0, а в строке формул - сама формула.

2. Сделайте автозаполнение до Е6.

3. Иногда необходимо видеть не одну текущую формулу, отображаемую в строке формул, а несколько. Нажмите Сервис ® Параметры ® Вид ® установите флажок Формулы, ОК. Посмотрите на внешний вид листа. Если вы хотите отменить этот режим - снимите флажок Формулы.

Специальная вставка.

Рассмотрим новые способы автоматизации.

Предположим, как это часто случается, вы ошибочно ввели данные не в строку, а в столбец (или наоборот). Необходимо транспонирование. Скопируйте в буфер обмена диапазон А3:А6. В ячейке А8 вызовите контекстное меню и выберите пункт Специальная вставка. В диалоговом окне установите флажок Транспонировать и нажмите ОК.

Удалите экспериментальный диапазон. Добавьте Новый лист, скопируйте диапазон А1:Е6 в буфер обмена. Перейдите на Новый лист, сделайте специальную вставку и укажите Вставить связь. Проверьте, что изменения данных на листе Оплата счетов отражаются на Новом листе. При обычном копировании этого не происходит.

Скопируйте диапазон С3:С6 в ячейки С8:С11 обычным способом. Скопируйте диапазон D3:D6 в буфер обмена, в ячейке С8 вызовите Специальную вставку. Щёлкните в поле Сложить, ОК. Теперь в ячейках С8:С11 - сумма соответствующих диапазонов.

Форматирование таблиц.

Продолжим работу с таблицей Оплата счетов. (Работать с исходной таблицей, а не со связанной по вставке).

1. В ячейку А7 введите Всего. В ячейках С7:Е7 получите результаты с помощью автосуммы и автозаполнения.

2. Объедините ячейки А1:Е1 и отцентрируйте заголовок. Мышью сделайте высоту 1-й строки 24 пункта. Установите размер 12, Полужирный.

3. Нажмите Формат ® Ячейки ® Выравнивание ® По вертикали ® По центру.

4. Установите высоту 2-й строки 27 пунктов: Формат ® Строка ® Высота ® 27.

5. Выделите всю строку щелчком по её заголовку. Нажмите Формат ® Ячейки ® Выравнивание ® Переносить по словам. Смысл переноса по словам таков: если ячейка узка, то слова переходят вниз. При этом высота строки должна быть достаточной для обзора текста.

6. Нажмите Формат ® Ячейки ® Выравнивание ® Горизонтальное и Вертикальное по центру.

7. Сделайте горизонтальное выравнивание по центру для 1-го столбца. На вкладке Выравнивание обратите внимание на возможности ориентации текста.

8. Установите курсор в ячейке С2 перед буквой «в» и нажмите Alt+Enter. Вы делаете это, если не хотите заканчивать строку предлогом.

9. Закрасьте 2-ю строку с заголовками зелёным цветом через Формат ® Ячейки ® Вид, с помощью клавиши Ctrl выделите 4-ю и 6-ю строки и закрасьте их салатным цветом, 7-ю строку - жёлтым.

10. С помощью Формат ® Ячейки ® Граница вставьте рамку. Это и многое другое вы можете сделать с помощью панели Форматирование.

Условное форматирование.

Часто ячейки форматируют, исходя из их содержания. Например, важным является наличие не равных нулю чисел в столбце Долг.

1. Выделите диапазон Е3:Е6 (в действительности ячеек может быть гораздо больше).

2. Нажмите Формат ® Условное форматирование.

3. Выберите Значение Не равно 0 Формат ® Полужирный ® Красный цвет, ОК.