Керівник і підлеглий. Як вітатися. Як звертатися. Як розмовлляти. Зовнішній виглад.

 

 

34. Ділові наради.

Інформаційні – на них знайомлять учасників з новими даними, положеннями, постановами – справді важливою інфою.

Дискусивні – кожен може вільно висловити думки і пропозиції, дискусія.

Не повинно бути багато позапланових. Про планові не повідомляють, а про непланові – заздалегіть, щоб встигли спланувати час.

Оперативна (селекторна, телефонна, комп'ютерна) нарада передбачає охоплювати збір інформації, її опрацювання та прийняття рішен­ня без скликання всіх учасників у певному місці.

Підготовка – визначення тематики, порядку денного, складу учасників (необхідні учасники, без зайвих), підготовка доповіді. Приміщення – вентильоване, нормальна температура. Час тривалості – не більше півтори години, потім думають не про питання, а коли скінчиться.

35. Подяка.

 

 

36. Вітаємося, прощаемося. Прохання - позитивна відповідь. Прохання - відмова.

Загальновживані форми привітання: Добридень, Доброго дня, Здрастуйте, Доброго ранку, Вітаю!, Зі святом!, Доброго здоров’я...

Привітання може супроводжуватися м’яким поклоном.Привітання слід вимовляти приязно, без поспіху, не машинально. Це перше враження при зустрічі, привітання позначається на настрої людини.

Мовний етикет надає перевагу таким формам прощання: Допобачення, До зустрічі, Всього найкращого, На все добре. З добре знайомими людьми можна обмежитися невербаольною формою, тобто жестом. Якщо необхідно завершити зустріч ввічливі форми: На жаль, мені час іти, Сподіваюсь, ми скоро побачимося.

Щоб збільшити можливість позитивно ї відповіді на прохання:

- ретельно обміркувати, враховуючи особу, вік, характер слухача;

- з’ясувати, наскільки можливе задоволення прохання;

- визначитися, з чого почати і чим закінчити;

- не висловлювати прохання “на ходу”.

Форми позитивної відповіді: Згоден, Я не заперечую, Домовилися, Гаразд, З приємністю, Ви маєте рацію, Авжеж, Чудово, Саме так, Обов’язково.

Відмову важко давати, особливо вголос. Форми відмови: На жаль, не можу Вам зараз допомогти, На жаль, це не в моїй компетентності; Шкодую, але не можу дати відповіді на це питання.

37. Ділові контакти; знайомство; звертаня; говорити – слухати; кілька слів про етику ділової людини.

Якщо нема нагоди для знайомства, слід представитися самому. Новий знайомий у подальшому при зустрічі може не вітатися, що утруднює майбутні контакти.

В ділових колах віддають перевагу знайомству через посередника, т.як воно може забезпечити подальші контакти. У такому випадку у подальшому новий знайомий за етикетом повинен вітатися чи відповідати на привітання.

Спочатку – привітання, потім імена і посади. За етикетом молодші відрекомендовуються старшим, підлеглі – начальнику, першими представляються жінці.

Знайомство – стримано, але без ніяковості, дивитися людині у вічі. Підвестися з місця. Жінка може не підводитися, якщо представляють не іншій старшій.

Забув чи недочув ім’я – краще перепитати; про відсутнього не слід говорити всім, слід дочекатися запрошення сісти.

Телефонна розмова,

Один з видів усного мовлення, специфіка якого в тому, що розмовляючі не можуть бачити одне одного, навіть підтвердження того, що вас слухають потребує словесного вираження.

Говорити слід середнім за силою голосом, не швидко, чітко вимовляти, говорити саме в мікрофон трубки, висловлюватися простими реченнями.

При встановленні зв’язку слід привітатися, представитися (назвати себе і свою організацію чи установу). Не сподіватися, що впізнають.

Виклад справи повинен бути чітким і лаконічним, поділити на головні і другорядні питання, так щоб вони вимагали конкретної короткої відповіді.

Завершення розмови – це звичайно ініціатива того, хто зателефонував (або жінка).

З9. Головуючий на нараді. Вимоги до головуючого. Мова учасників наради.

Наради – інформаційні, дискусивні. Не повинно бути багато позапланових. Про планові не повідомляють, а про непланові – заздалегіть, щоб встигли спланувати час.

Головуючий відповідає за організацію і регламент наради. Об’єктивність. Репліки – сидячи, але стоячи оголошує прізвище, посаду і тему виступу наступного оратора.Тон виступу спокійний і глолос не підвищений, темп неспішний.

 

40. Що таке культура управління?

Культура управління - сукупність вимог, що висуваються до зовнішньої сторони цього процесу, а також як вимоги до індивідуальних якостей безпосередніх керівників. Включає в себе:

а) високі вимоги до культури виробництва;

б) правильне ведення, оформлення та зберігання документації;

в) дотримання етичних і моральних норм взаємин із колега­ми, партнерами;

г) правильну самооцінку особи.

Чи не найголовніша роль в організації колективу та плідної безконфліктної атмосфери в ньому належить безпосередньо керівнику. Він, безперечно, мусить бути особистістю-лідером, умілим організатором і тонким аналітиком-психологом, людиною слова і фахівцем справи. Крім того, керівник ще:

- знає ім'я та ім'я по батькові своїх працівників;

- завжди вітається з усіма;

- не зганяє злість на інших, коли винен сам;

- не підвищує голосу під час розмови;

- не нагадує підлеглому безліч разів про зроблену ним помилку, а свої помилки визнає;

- вміє оцінити добрий жарт і посміється разом з усіма (якщо це не висміювання когось із колективу);

- довіряє своїм працівникам;

- цінує їх час і не відволікає від роботи якимись дрібницями;

- по можливості відгукується на прохання особистого характеру;

- дає завдання підлеглим у ввічливій формі;

- знає вади своїх підлеглих (а також власні) і враховує у повсякденній роботі.

Варто додати ще два пункти, хоча їх напевно набагато більше:

- заохочує та хвалить привселюдно, а робить зауваження чи дорікає віч-на-віч;

- не має морального права вимагати від підлеглих дотримувати тих норм і правил, які порушує сам.

41. Яким в очах підлеглих має бути керівник?

Див. питання про культуру управління.

Керівник – зразок для підлеглих.

Фахівець.

Першою вимогою у стосунках керівника і підлеглих є вимога поваги і доброзичливості. Керівник ніколи не повинен проявляти неповагу до підлеглого. В основі цих стосунків має бути авторитент керівника, який забезпечується чесністю, добросовісністю, прекрасним знанням своєї справи, принциповість, повага до людей.

Керівник повинен відзначатися принциповістю, діловитістю (більше конкретних рішень і домагатися їх виконання), оперативністю (негайно розв’язувати виниклі питання).

42. Загальні вимоги до мови документа: ясність викладу, точність опису, свобода від суперечностей.

Ясність викладу, точність опису. Чим глибше в сутність справи вникає працівник, що створює док-т, тим точніше про неї висловлюється і тим яснішою буде вона для того, хто знайомитиметься з док-м.Перш ніж остаточно викласти док-т, слід детально обдумати його і дібрати слова і вирази, які найбільш лаконічно і водночас повно та точно передадуть його зміст і суть. З правильного добору слів і словосполучень починається якість викладу.

Свобода від суперечностей – чи не найвища вимога до док-тів. Полягає у тому, що обрані автором слова не повинні належати до різних сфер мовлення, що утруднює сприйняття. Не повинно бути суперечностей смислового плану.

43. Загальні вимоги до мови документа: переконливість, лаконічність, етикет ділових паперів,

Переконливість забезпечує обгрунтування висловленої думки, доказовість матеріалу. Док-т має бути лаконічним, у ньому мають бути відображені основні положення і аргументи. Потреба в переконливості тоді враховується, але втілюється на границі, в якій надто поверхові чи недосконалі словесні форми.

Лаконічність досягається попереднім обдумуванням док-ту, складанням його плану. Лаконічний док-т не має зайвих слів, повторень. Складні звороти потребують напруження, уваги. Кожен аспект питання, викладеного в док-ті, повинен мати певне місце у його логічній структурі, не збігатись з іншими аспектами.

Найголовнішим проявом етикету є переконливість док-ту.

44. Мовний етикет.

1.) Мовний етикет — це правила мовленнєвої пове­дінки, прийняті національним колективом мовців. Мовлен­нєвий етикет охоплює стійкі формули спілкування (слова, словосполучення, мовні звороти-кліше) в ситуаціях уста­новлення контакту із співбесідником, підтримки спілку­вання в доброзичливій тональності.

2.) Етикет – це сукупність норм і правил, прийнятих в даному суспільстві в даний час. Вони можуть бути змінні, але їхня сутність лишається незмінною – вона покликана висловити повагу до іншої людини. Культура мови і культура поведінки пов’язані між собою.

Етика ділового спілкування ґрунтується на таких правилах і нормах поведінки партнерів, колеґ, які сприяють розвиткові співпраці, розв'язанню поставлених проблем. А це й зміцнення взаємодовіри, постійне інформування партнера щодо своїх намірів та дій, а також запобігання обману й порушенню взятих зобов'я­зань

Етикет – у привітанні, прощанні, проханні і відповіді на прохання.

45. Що таке культура мови?

Культура мови є основною ознакою загального культурного рівня людини і разом з цим його складовою. Чим вища мовна культура людини, тим вищий творчий потенціал людини. Вірний вибір мовних засобів (лексичних, морфорлогічних, синтаксичних, мовноетичних) для передачі думки відповідно до змісту, мети і ситуації ділового спілкування.

Культура – це досягнення людства у будь-якій галузі діяльності (музична к-ра, виробнича к-ра).

 

44 - 45:

Важливим компонентом ділового спілкування є етика мов­лення. Недаремно один мудрий філософ сказав: «Заговори, щоб я тебе побачив». Вислів віками не втрачає своєї актуальності. Адже те, якими лексичними засобами володіє мовець, яку має інтонацію, вимову, як послуговується жестами, емоціями - вказує на рівень його освіченості й культури.

Виховану людину завжди вирізняє ввічливість, привіт­ність, доброзичливість, тактовність, стриманість, повага до співрозмовника, здатність до співчуття та розуміння ото­чуючих. І особливу роль у цьому відіграє слово: вчасне, доречне, вагоме, переконливе.

Не завжди на належному рівні ведуться ділові переговори, виступи перед співробітниками чи незна­йомою аудиторією. І, на жаль, частково огріхи припадають на невдало підібрані й сказані слова. Наприклад, доповідачі, лектори у своїх виступах часто вживають російські слова в українському варіанті або ж навпаки, тобто калькують їх. Насичують свою мову просторіччям, територіальними діа­лектами, нехтують вимовою, а іноді й роблять це навмисне. Часто можна почути, як через мовознавчу некомпетен­тність порушується граматична й лексична структура слів.

Не завжди розрізняється й логічна структура слів. Наприклад: прошу (будь ласка) і прошу (звертаюся з проханням), икода (про жалість, втрату) і шкода (даремно, не варто). Трапляється, що не точно коментується значення і зживання паронімів. Наприклад: відігравати (роль), грати на чомусь) і ґрати (конструкція).

З'явилась проблема і у використанні букви ґ. Дехто нама­жеться вживати її взагалі замість г. У випадках сумніву слід звернутися до українського правопису.

Іноді мовці у виступах використовують книжні слова, різні граматичні звороти, маловідому термінологію. Така мова не сприймається слухачами, стомлює їх, створює дискомфорт і свідчить про низький рівень виступаючого.

Бувають випадки, коли доповідач чи лектор нав'язливо звертається до слухачів «Вам зрозуміло?», «Вам ясно?». За­питання такого типу свідчать, що виступаючий недооцінює слухачів і цим ображає їх.

Отже, аби не траплялося подібних ситуацій, потрібно ско­ристатися загальноприйнятими нормами ділового етикету.

Мова виступу, доповіді, лекції має бути бездоганною, простою, зрозумілою широкому колу слухачів. Слід уникати іншомовних слів, якщо є українські відповідники; сполуч­ників типу: тому що; через те, що; у зв'язку з тим, що; враховуючи те, що; з огляду того, що; зважаючи на те, що; так, як; про те, що і т. д.

Важливим є також правильне й доречне використання вставних слів і виразів, обережне послуговування крилатими словами та іншими фразеологізмами. Тут треба враховувати професіональний і віковий контингент слухачів.

Для ефективності ділових взаємин варто зорієнтуватися не лише в собі, а й в тих, хто оточує, виробити свою манеру спілкування. Спілкуючись, треба триматися скромно й впев­нено. Належить подбати й про атмосферу приязності, то­вариськості, вільного й рівноправного обміну думками. Необхідно передбачати і враховувати реакцію слухачів.

Доповідач повинен говорити чітко, переконливо, не по­спішаючи, в ході мовлення змінювати інтонацію, щоб мова не була монотонною. Буває й так, що спілкуючись, спів­розмовники не завжди розуміють один одного. Не слід забу­вати, що в будь-якій ситуації можна дійти згоди. Запорукою успіху в цьому є взаємодовір'я.

Отже, уважне, дбайливе ставлення до мови є зовнішньою ознакою мовного етикету.