Структура бухгалтерии предприятия

Главный бухгалтер

Схема 1. Структура бухгалтерии

Перечень служебных обязанностей разрабатывается главным бухгалтером для всех работников учета в центральной бухгалтерии и утверждается руководителем предприятия.

Все работники, занятые на предприятии бухгалтерским учетом и отчетность подчиняются по всем вопросам главному бухгалтеру.

При распределении обязанностей в бухгалтерии исходят из того, чтобы самые сложные и ответственные работы выполнялись наиболее квалифицированными работниками.

На промышленных предприятиях ведется автоматизированная форма бухгалтерского учета. При автоматизированной форме учета, вся необходимая информация вводится в компьютер и формируется там, в виде соответствующей базы данных. У каждого бухгалтера на рабочем месте имеется ПК (персональный компьютер), с пакетом программ «1С-бухгалтерия». Ввод данных в ПК осуществляется либо с первичных документов, составляемых в подразделениях и поступающих в бухгалтерию, а также путем прямого ввода информации в компьютер по специально разработанным макетам ввода с составлением в этом случае машинным способом и распечаткой аналогов первичных документов.

Такие обработки этой информации на ПК требуемых системы учета разрезах, формируется результатная информация и выводится из ПК в виде машинограмм, отчетных форм.

Важное организационное значение в бухгалтерском учете имеет план счетов. Каждое предприятие на основе плана счетов утверждающего приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. за №94н с применениями и дополнениями разрабатывают рабочий план счетов. Рабочий план счетов содержит полный перечень синтетических счетов, включая необходимые счета, учитывающие особенности деятельности предприятия.

Основой организации первичного учета на предприятии является утвержденный главным бухгалтером график документооборота.

В общем виде документооборот включает в себя следующие этапы:

составление первичных учетных документов по совершенным хозяйственным операциям;

перенос сведений из первичных учетных документов в учетные регистры;

систематизация переносимых сведений путем отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учета;

составление бухгалтерской отчетности организации по окончании отчетного периода на основании данных учетных регистров;

составление инвентаризационных описей, ведомостей, актов;

Обработку и систематизацию всех документов для последующей сдачи в архив.

Перечень и сроки составления, представления и обработки первичных учетных документов, сроки систематизации и регистрации учетных данных, а также сроки прохождения других стадий учетного процесса устанавливаются графиком документооборота. Он разрабатывается главным бухгалтером. На главного бухгалтера и сотрудников бухгалтерии возлагаются также и контроль над выполнением графика. График документооборота утверждается в виде приложения к приказу об учетной политике организации.

Правильно составленный график документооборота создает для улучшения качества всей учетной работы в организации, рационального распределения всех должностных инструкций между работниками, усиления контрольных функций бухгалтерии и своевременного составления отчетности. График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполненных работниками, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

На основе первичных документов составляют ордера, в которых группируют бухгалтерские записи. Данные этих ордеров группируют в систематическом регистре синтетического учета – Главной книге, где подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту каждого счета. Первичные учетные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательной передаче в архив.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» организация обязана хранить документы в течение сроков, установленных в соответствии с правами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались предприятием, организацией для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Для передачи в архив указанные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчетности – в сейфах или металлических шкафах, обеспечивающих их сохранность.

Ответственность за организацию и хранение учетных документов несет руководитель организации.

Главный бухгалтер несет ответственность за сохранность первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских балансов и отчетов, оформление и передачи их в архив.

Обработка документов для сдачи в архив производится ежегодно.

Обработанные учетные первичные документы относящиеся к определенному учетному регистру, должны комплектоваться в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу и т.д.) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их утери. На папках должны быть указаны наименование организации, период, за который скомплектованы документы (год, квартал, месяц), номера документов, общее количество листов в папке, срок хранения дела и другие справочные документы.

Первичные справочные документы хранятся на месте не менее пяти лет. По истечении указанного срока эти документы могут быть уничтожены. При этом оформляется акт, утвержденный руководителем организации.

Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения. Составляются четыре экземпляра и направляются на утверждение соответствующего архивного органа. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольно документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с соответствующими архивными органами и утверждаются руководителем организации.

К документам по личному составу относятся:

приказы о приеме, перемещении и увольнении работников (форма Т-1, Т-5, Т-8);

личные карточки на уволенных работников (форма Т-2);