Бухгалтерський документообіг на підприємстві

Документи з моменту їх складення або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять перший шлях. Відомо, що первинні документи несуть інформацію про факти господарського життя і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється і накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі і звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечує певний порядок організації складення і опрацювання документів, або документообіг.

Документообігом називається порядок і шляхи руху документів і чим коротше і швидше буде організований цей процес, тим він буде ефективнішим і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи свою специфіку господарської діяльності та структуру управління визначає напрями і обсяги документів. Організовує документообіг на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію опрацювання облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складення первинних документів або реєстрація таких, що надійшли зі сторони, облікове опрацювання та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він повинен визначати здійснення систематичного контролю за складенням і строками проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалтерії. План (графік) документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складення і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Графік документообігу, в якому наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи

При надходженні документів до бухгалтерії проводиться їх перевірка.

o за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

o за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

o арифметична (перевірка правильності поставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес опрацювання в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розрахунок (таксування), групування і бухгалтерське проведення (котирування).

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20.07.1998 р. № 41, документи поіменовані в розділі 42. Бухгалтерський облік та звітність зберігається від 3 до 5 років. Так, наприклад, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, акта документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особові рахунки робітників та службовців, студентів - 15 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

 

Положення бухгалтерського обліку

Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку — нормативно-правовий акт, затверджений Міністерством фінансів України, що визначає принципи та методи ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, що не суперечать міжнародним стандартам (МСФЗ).

В Україні затверджено 35 Положень (стандартів) бухгалтерського обліку:

· П(С)БО 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності"

· П(С)БО 2 "Баланс"

· П(С)БО 3 "Звіт про фінансові результати"

· П(С)БО 4 "Звіт про рух грошових коштів"

· П(С)БО 5 "Звіт про власний капітал"

· П(С)БО 6 "Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах"

· П(С)БО 7 "Основні засоби"

· П(С)БО 8 "Нематеріальні активи"

· П(С)БО 9 "Запаси"

· П(С)БО 10 "Дебіторська заборгованість"

· П(С)БО 11 "Зобов'язання"

· П(С)БО 12 "Фінансові інвестиції"

· П(С)БО 13 "Фінансові інструменти"

· П(С)БО 14 "Оренда"

· П(С)БО 15 "Дохід"

· П(С)БО 16 "Витрати"

· П(С)БО 17 "Податок на прибуток"

· П(С)БО 18 "Будівельні контракти"

· П(С)БО 19 "Об'єднання підприємств"

· П(С)БО 20 "Консолідована фінансова звітність"

· П(С)БО 21 "Вплив змін валютних курсів"

· П(С)БО 22 "Вплив інфляції"

· П(С)БО 23 "Розкриття інформації щодо пов'язаних сторін"

· П(С)БО 24 "Прибуток на акцію"

· П(С)БО 25 "Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва"

· П(С)БО 26 "Виплати працівникам"

· П(С)БО 27 "Необоротні активи, утримувані для продажу, та припинена діяльність"

· П(С)БО 28 "Зменшення корисності активів"

· П(С)БО 29 "Фінансова звітність за сегментами"

· П(С)БО 30 "Біологічні активи"

· П(С)БО 31 "Фінансові витрати"

· П(С)БО 32 "Інвестиційна нерухомість"

· П(С)БО 33 "Витрати на розвідку запасів корисних копалин"

· П(С)БО 34 "Платіж на основі акцій"

· Примітки до річної фінансової звітності

 

Визначення статутного капіталу

Статутний капітал, як визначено у П(С)БО-2 «Баланс» — зафіксована в установчих документах загальна вартість активів, які є внеском власників (учасників) до капіталу підприємства.

Умови та мінімальний розмір статутного капіталу визначається згідно з Законом України «Про господарські товариства».

В акціонерних товариствах статутний капітал на момент створення не може бути менше суми еквівалентної 1250 мінімальним заробітним платам, а ТОВ — не менше суми, еквівалентної 100 мінімальним заробітним платам.

Сума статутного капіталу ділиться на визначену кількість акцій рівної номінальної вартості і несе відповідальність за зобов’язання тільки майном товариства. Сума статутного капіталу, відображена у фінансовому обліку і звітності, повинна дорівнювати загальній номінальній вартості випущених акцій, вказаній в установчих документах.

Акції можуть бути:

— іменними;

— на пред’явника;

— простими;

— привілейованими.

Усі акціонерні товариства повинні випускати прості акції, яким надається право голосу. Власники привілейованих акцій не мають права брати участь в управлінні АТ, якщо інше не передбачено його статутом. Власником привілейованих акцій надається першочергове право під час сплати дивідендів і розподілу активів у разі ліквідації товариства, тому сума простих акцій — це залишковий капітал підприємства.

Бланки акцій обліковуються на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку», за дебетом якого відображається надходження бланків акцій власної емісії, а за кредитом — їх списання при видачі акціонерам після повної сплати їх вартості.

Облік пайового капіталу

Пайовий капітал відображає суму пайових внесків членів спілок та інших підприємств, що передбачена установчими документами, і означає, що це сукупність коштів фізичних і юридич­них осіб, добровільно розміщених у товаристві для здійснення його господарсько-фінансової діяльності.

Облік пайового капіталу здійснюється на рахунку 41 «Пайовий капітал». Цей рахунок застосовується тими підприємствами, у яких частина власного капіталу формується у вигляді пайових внесків (членів можливого товариства, колективного сільськогос­подарського підприємства, житлово-будівельного кооперативу, кредитної спілки, інвестиційних фондів тощо) і призначений для обліку і узагальнення інформації про суми пайових внесків.

За кредитом рахунка відображається збільшення пайового капіталу, за дебетом — зменшення.

Аналітичний облік сум пайового капіталу ведеться за видами капіталу та щодо кожного члена товариства.

Облік додаткового капіталу

У балансі сума додаткового капіталу розкривається двома стат­тями:

— Додатково оплачений капітал

— Інший додатковий капітал.

Додатково оплачений (вкладений) капітал — це сума, на яку вартість реалізації випущених акцій перевищує їхню номінальну вартість від первинної емісії. Це створює емісійний дохід.

Інший додатковий капітал — це суми дооцінки необоротних активів підприємства, вартість активів безоплатно отриманих під­приємством від інших юридичних або фізичних осіб та інші види додаткового капіталу.

Для обліку додаткового капіталу призначений у Плані рахунків пасивний рахунок 42 «Додатковий капітал», за кредитом якого відображається збільшення додаткового капіталу, за дебетом — зменшення.

Рахунок 42 «Додатковий капітал» має такі субрахунки:

421 «Емісійний дохід»

422 «Інший вкладений капітал»

423 «Дооцінка активів»

424 «Безоплатно одержані необоротні активи»

425 «Інший додатковий капітал».

 

Облік вилученого капіталу

Рахунок 45 «Вилучений капітал» призначений для обліку вилученого капіталу, який має бути повернутий у разі викупу власних акцій у акціонерів з метою їх перепродажу або анулювання, а також у разі зменшення номінальної вартості акцій.

Ці акції повинні бути реалізовані або анульовані у строк не біль­ше одного року. Протягом цього періоду розподіл прибутку, а також голосування і визначення кворуму на загальних зборах акціонерів провадиться без урахування придбаних АТ власних акцій.

За дебетом цього рахунка відображаються суми вкладів, що повертаються учаснику товариства, вартість викуплених у акціонерів власних акцій за покупною ціною, за кредитом — вартість анульованих або перепроданих акцій. Дебетове сальдо цього рахунка являє собою вартість викуплених власних акцій на кінець звітного періоду (перелік операцій вже був наведений в поперед­ніх складових частинах цього розділу).

Облік кредитів банку

Для поповнення нестачі власних коштів для операційної діяль­ності підприємство оформляє в банку позику строком до одного року. Для її одержання з банком укладається договір, в якому передбачається: цільове використання позикових коштів, строк користування позикою, сума і плата за позику (процент, що сплачується підприємством). Після оформлення кредитного договору банк відкриває для підприємства кредитний рахунок, на якому і обліковуються надані та погашені кредити.

Синтетичний облік розрахунків за короткостроковими позиками ведеться на рахунку 60 «Короткострокові позики». За кредитом цього рахунка обліковуються суми зобов’язань перед банком за одержані позики. Найчастіше одержана позика зарахо­вується на поточні рахунки і відображається згідно з випискою банку на рахунках:

Д-т 31 «Рахунки в банках»

К-т 60 «Короткострокові позики».

Але короткострокова позика може бути направлена на погашення заборгованості перед постачальниками і підрядчиками, на погашення заборгованості перед бюджетом з податків і на інші цілі. В такому разі суми одержаної позики обліковується на рахунках:

Д-т 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками»

Д-т 64 «Розрахунки з бюджетом»

та деякі інші

К-т 60 «Короткострокові позики».

За користування короткостроковими позиками підприємство згідно з кредитним договором нараховує і сплачує проценти, сума яких відображається на рахунках:

Д-т 951 «Проценти за кредит»

К-т 684 «Розрахунки за нарахованими відсотками».

За дебетом рахунка 60 «Короткострокові позики» відображаються операції з погашення зобов’язань щодо позик, а також щодо переведення короткострокової позики в довгострокову в зв’яз­ку зі змінами умов кредитування.

 

Облік відсотків за кредит

За користування короткостроковими позиками підприємство згідно з кредитним договором нараховує і сплачує проценти, сума яких відображається на рахунках:

Д-т 951 «Проценти за кредит»

К-т 684 «Розрахунки за нарахованими відсотками».

За дебетом рахунка 60 «Короткострокові позики» відображаються операції з погашення зобов’язань щодо позик, а також щодо переведення короткострокової позики в довгострокову в зв’яз­ку зі змінами умов кредитування.

Погашення короткострокової позики і процентів за її користування відображається на рамках:

Д-т 60 «Короткострокові позики» (на суму самої позики)

Д-т 684 «Розрахунки за нарахованими відсотками» (на суму нарахованих відсотків»

К-т 31 «Рахунки в банках».

Проценти за користування короткостроковими позиками наприкінці звітного періоду відображаються у складі фінансових результатів підприємства:

Д-т 792 «Результат фінансових операцій»

К-т 951 «Проценти за кредит».

При відстроченні оплати короткострокових позик (переведенні в розряд довгострокових):

Д-т 60 «Короткострокові позики»

К-т 50 «Довгострокові позики».

Аналітичний облік короткострокових позик організується окре­мо за кожною позикою. Аналітичні рахунки об’єднуються в такі субрахунки:

601 «Короткострокові позики банків у національній валюті»

602 «Короткострокові позики банків в іноземних валютах»

603 «Відстрочені короткострокові позики банків в національній валюті»

604 «Відстрочені короткострокові позики банків в іноземній валюті»

605 «Прострочені позики в національній валюті»

606 «Прострочені позики в іноземній валюті».

 

18. Облік поточних зобов`язань підприємства за товари, роботи та послуги