Порядок ввоза/вывоза оборудования и экспонатов

Порядок ввоза/вывоза оборудования и экспонатов

ДО ВВОЗА на ЦВК «Экспоцентр»:

Шаг 1. Оплатите участие в выставке и пришлите копию платежного поручения по факсу: 8 [phone].

Убедительная просьба своевременно решать вопросы с оплатой: компании, не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги до 23 марта 2014 г., не будут допущены к завозу экспонатов и оборудования на ЦВК «Экспоцентр» и монтажу экспозиции.

Шаг 2. Подготовьте необходимые документы:

1) Генеральную доверенность (D.01 Приложение №2) или доверенность для водителя-экспедитора транспортного средства или на лицо, сопровождающее груз (D.01А Приложение №3);

2) Письмо/разрешение (D.03 Приложение №4) на ввоз/вывоз экспонатов (2 экз.)

Письмо/разрешение должно быть подготовлено на бланке организации или товарно-транспортной накладной, заверено печатью компании и подписью руководителя.

Кроме экспонатов и оборудования в список необходимо включить ввозимые хозяйственные принадлежности, оргтехнику и бытовые приборы.

Шаг 3. ЗАРАНЕЕ отправьте заполненную Форму D.03 на e-mail: [e-mail].

 

Шаг 4. При необходимости получите согласования ввозимого имуществас(Приложение №1):

1) ПЧ №160 – обязательно в части экспонатов, строительных конструкций и материалов;

2) ИТО – необходимо в случае завоза тяжеловесных и крупногабаритных экспонатов;

3) Дирекцией выставки – химически, биологически и экологически опасные материалы, технологические процессы и оборудование, потенциально опасные для здоровья и жизни посетителей и участников выставки, места подвеса экспонатов и рекламы;

4) Сервис-бюро – необходимо в случае завоза презентационной техники, принадлежащей третьей стороне, а также при завозе радиоэлектронных средств и высокочастотных установок (РЭСиВЧ);

5) ЗАО «ЭкспоКонста» – обязательно в части планировки, этажности и конструкций стенда, строительных конструкций и материалов, ведения электро- и сантехнических работ, подвески элементов художественного оформления к конструкциям перекрытия павильона и т.п.;

Шаг 5. По возможности (в случае Вашего нахождения в г. Москве и Московской области) Ваш представитель на ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» может ЗАРАНЕЕ получить разовый пропуск в Дирекции выставки,Сервис-бюро, в администрации выставочных залов и павильонов (по месту нахождения Вашего выставочного стенда) и в случае довоза только экспонатов и выставочного оборудования стенда на передовых диспетчерских пунктах (ПДП) ПДП №1 у КПП №1 и ПДП №2 у КПП №2 ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР».

Время работы ПДП – последние 2 дня монтажа выставки с 8.00 до 20.00

Для этого предъявите генеральную доверенность (D.01) или доверенность (D.01А) для водителя-экспедитора, письма/разрешения (D.03), документы на автотранспорт, на котором осуществляется въезд.

Заезд в ночное время. (с 20.00 до 8.00)

при НАЛИЧИИ ЗАРАНЕЕ оформленного разового пропуска:

Шаг 1. Предъявите сотруднику охраны на КПП заполненный разовый пропуск, 1 экз. письма/разрешения (D.03) и пройдите досмотр Вашего автотранспорта на предмет безопасности.

Шаг 2. Получите у сотрудников охраны разрешение на въезд и проследуйте в ЗОНУ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ (см. схему выше).

Шаг 3. С 7.00 часов в течение всего периода монтажа у сотрудника охраны уточнить наличие свободных мест на парковке у павильона и времени подачи Вашего автотранспорта под погрузку/разгрузку. При наличии свободного места проследуйте к павильону.

Шаг 4. Для разгрузки предоставьте разовый пропуск на завоз/заезд, в 2-х экз. письмо/разрешение (D.03) администратору павильона, в котором находится Ваш стенд.

при отсутствии ЗАРАНЕЕ оформленного разового пропуска:

Шаг 1. Предъявите сотруднику охраны документы, подтверждающие, что данный груз должен быть доставлен для участника выставки «Фотоника. Мир лазеров и оптики-2014», проходящей на ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»: генеральную доверенность (D.01) или доверенность (D.01А) для водителя-экспедитора и 1 экз. письма/разрешения (D.03), пройдите досмотр Вашего автотранспорта на предмет безопасности.

Шаг 2. Получите у сотрудника охраны разрешение на въезд и проследуйте в ЗОНУ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ (см. схему).

 

Шаг 3. С 8.00 часов утра в течение всего периода монтажа подойдите к администрации павильона предъявите генеральную доверенность (D.01) или доверенность (D.01А) для водителя-экспедитора, 1 экз. письма/накладной (D.03), документы на автотранспорт, на котором осуществляется въезд.

Шаг 4. Получите разовый пропуск на заезд.

 

Шаг 5. У сотрудника охраны уточните наличие свободных мест на парковке у павильона и времени подачи Вашего автотранспорта под погрузку/разгрузку. При наличии свободного места проследуйте к павильону.

 

Шаг 6. Для разгрузки предоставьте администратору павильона, в котором находится Ваш стенд разовый пропуск на завоз/заезд и в 2-х экз. письмо/разрешение (D.03)

 

1 экз. письма/накладной остается у экспонента; другой экземпляр передается администрации павильона или открытых площадок.

Заезд в ДНЕВное время И РАЗГРУЗКА

при НАЛИЧИИ ЗАРАНЕЕ оформленного разового пропуска:

Шаг 1. Предъявите сотруднику охраны на КПП заполненный разовый пропуск, 1 экз. письма/ разрешения (D.03) и пройдите досмотр Вашего автотранспорта на предмет безопасности.

Шаг 2. У сотрудника охраны уточните наличие свободных мест на парковке у павильона и времени подачи Вашего автотранспорта под погрузку/разгрузку.

 

Шаг 3. При наличии свободного места проследуйте к павильону. В случае отсутствия свободного места под погрузочно-разгрузочные работы проследуйте в ЗОНУ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ (см. схему). Сотрудники охраны сообщат Вам дополнительно о возможности подачи автотранспорта к павильону.

 

Шаг 4. Для разгрузки предоставьте разовый пропуск на завоз/заезд, в 2-х экз. письмо/разрешение (D.03) администратору павильона, в котором находится Ваш стенд

 

1 экз. письма/накладной остается у экспонента; другой экземпляр передается администрации павильона или открытых площадок.

 

при отсутствии ЗАРАНЕЕ оформленного разового пропуска:

Шаг 1. Предъявите сотруднику охраны документы, подтверждающие, что данный груз должен быть доставлен для участника выставки «Фотоника. Мир лазеров и оптики - 2014», проходящей на ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»: генеральную доверенность (D.01) или доверенность (D.01А) для водителя-экспедитора и 1 экз. письма/разрешения (D.03) пройдите досмотр Вашего автотранспорта на предмет безопасности.

Шаг 2. Получите у сотрудника охраны разрешение на въезд и проследуйте в ЗОНУ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ (см. схему).

Шаг 3. Подойдите к оператору ПДП, администратору павильона, Дирекцию выставки или Сервис-бюро предъявите генеральную доверенность (D.01) или доверенность (D.01А) для водителя-экспедитора, 1 экз. письма/разрешение (D.03), документы на автотранспорт, на котором осуществляется въезд.

Шаг 4. Получите разовый пропуск на заезд.

 

Шаг 5. У сотрудника охраны уточните наличие свободных мест на парковке у павильона и времени подачи Вашего автотранспорта под погрузку/разгрузку. При наличии свободного места проследуйте к павильону.

 

Шаг 6. Для разгрузки предоставьте администратору павильона, в котором находится Ваш стенд разовый пропуск на завоз/заезд и в 2-х экз. письмо/разрешение (D.03)

 

1 экз. письма/накладной остается у экспонента; другой экземпляр передается администрации павильона или открытых площадок.

Номера телефонов ПДП и администраторов павильонов

	Городской телефон	Местный
ПДП-1	8 [phone]	39-59
ПДП-2	8 [phone]	27-29
Павильон №7 (залы 1, 2)	8 [phone]	26-62

Время работы павильонов

в период монтажа	23 – 24 марта 2014 г. с 8.00 до 20.00
в период работы выставки	25 – 27 марта 2014 г. с 8.00 до 20.00
в период демонтажа	28 марта 2014 г. с 8.00 до 20.00

 

Оформление выезда разгруженного автотранспорта

Шаг 1. Предъявите 1 экз. письма/разрешения (D.03), оставшегося у Вас, администратору павильона, в котором находится Ваш стенд, и получите отметку в разовом пропуске о времени выезда. Без отметки администратора павильона охрана на КПП не выпустит Ваш автомобиль.

Шаг 2. При выезде передайте разовый пропуск сотрудникам охраны. В случае превышения допустимого времени нахождения автотранспорта для проведения погрузо-разгрузочных работ автомобиль может быть задержан, до выяснения причин в администрации павильона.

Для продления времени работы павильона необходимо оформить разрешение в администрации павильона, в котором Вы арендуете выставочную площадь (услуга платная, см. «Ставки за услуги»).

Внос на территорию ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» выставочного имущества в качестве ручной клади, осуществляется по разовым пропускам. Разовые пропуска можно получить у администратора павильона, в котором находится Ваш стенд. Разовые пропуска выдаются на основании заполненного письма/разрешения (D.03) 2 экз.: (1-й экз. письма/разрешения остается у Вас, 2-й экз. передается администратору павильона).

Внимание!

В последний день монтажа (24 марта 2014 г.) до 18.00 все грузы (экспонаты) должны быть распакованы и пустая тара, оставшиеся от строительства, материалы и конструкции выставочного стенда вывезены из павильона и с территории выставочного комплекса.

ВЫВОЗ

при НАЛИЧИИ ЗАРАНЕЕ оформленного разового пропуска:

Шаг 1. Заполните Форму (D.03) в части, касающейся пунктов АВТОТРАНСПОРТ (1-я стр. в рамке) и ЗАРАНЕЕ отправьте на e-mail: [e-mail]. Получение формы можно уточнить по телефону: 8 [phone].

Шаг 2. Предъявите сотруднику охраны на КПП заполненный разовый пропуск, 1 экз. письма/разрешения (D.03) и пройдите досмотр Вашего автотранспорта на предмет безопасности.

Шаг 3. При наличии свободного места проследуйте к павильону. В случае отсутствия свободного места по погрузочно-разгрузочные работы проследуйте в ЗОНУ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ (см. схему). Сотрудники охраны сообщат Вам дополнительно о возможности подачи автотранспорта к павильону.

 

Шаг 4. Предъявите 1 экз. письма/разрешения (D.03), оставшегося у Вас, администратору Вашего павильона, и получите отметку в разовом пропуске о времени выезда. Без отметки администратора павильона охрана на КПП не выпустит Ваш автомобиль.

Шаг 5. При выезде передайте разовый пропуск сотрудникам охраны. В случае превышения допустимого времени нахождения автотранспорта для проведения погрузо-разгрузочных работ автомобиль может быть задержан до выяснения причин, в администрации павильона.

 

при ОТСУТСТВИИ ЗАРАНЕЕ оформленного разового пропуска:

Шаг 1. Заполните Форму (D.03) и ЗАРАНЕЕ отправьте на e-mail: [e-mail]. Получение формы можно уточнить по телефону: 8 [phone].

Шаг 2. Предъявите сотрудникам охраны документы, подтверждающие, что данный автотранспорт прибыл за грузом участника выставки «Фотоника. Мир лазеров и оптики-2014», проходящей на ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»: генеральную доверенность (D.01) или доверенность (D.01А) для водителя-экспедитора и 1 экз. письма/разрешения (D.03) пройдите досмотр Вашего автотранспорта на предмет безопасности.

 

Шаг 3. Получите у сотрудника охраны подтверждение на въезд и проследуйте в ЗОНУ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ (см. схему).

 

Шаг 4. Подойдите к администратору павильона, предъявите генеральную доверенность (D.01) или доверенность (D.01А) для водителя-экспедитора, 1 экз. письма/разрешение (D.03), документы на автотранспорт, на котором осуществляется въезд.

 

Шаг 5. Получите разовый пропуск.

 

Шаг 6. При наличии свободного места проследуйте к павильону. В случае отсутствия свободного места под погрузочно-разгрузочные работы проследуйте в ЗОНУ СПЕЦИАЛЬНОЙ ПАРКОВКИ (см. схему). Сотрудники охраны сообщат Вам дополнительно о возможности подачи автотранспорта к павильону.

 

Шаг 7. Предъявите 1 экз. письма/разрешения (D.03), оставшегося у Вас, администратору Вашего павильона, и получите отметку в разовом пропуске о времени выезда. Без отметки администратора павильона охрана на КПП не выпустит Ваш автомобиль.

Шаг 8. При выезде передайте разовый пропуск сотрудникам охраны. В случае превышения допустимого времени нахождения автотранспорта для проведения погрузо-разгрузочных работ автомобиль может быть задержан до выяснения причин, в администрации павильона.

Вынос ручной кладью экспонатов и оргбыттехники осуществляется по разовым пропускам. Разовые пропуска можно получить у администратора павильона, в котором находится Ваш стенд на основании заполненного письма/разрешения (D.03).

 

Внимание!

Приложение

ПЧ №160

1.1. Радиоактивные, пожаро- и взрывоопасные экспонаты и материалы экспонатов;

1.2. Экспонаты и технологические процессы, демонстрация которых связаны с возможностью возгорания: использование открытого огня, сварка, газо-, плазморезка материалов, пайка;

1.3. Горюче-смазочные материалы, горючие и летучие жидкости, растворители;

1.4. Сосуды и баллоны с горючими газами и газами под высоким давлением;

1.5. Конструкции и материалы, используемые для строительства стендов.

Дирекцией выставки

3.1. Химически, биологически и экологически опасные материалы;

3.2. Технологические процессы и оборудование, потенциально опасные для здоровья и жизни посетителей и участников выставки;

3.3. Места подвеса экспонатов и рекламы.

 

Сервис-бюро

4.1. Радиоэлектронные средства и высокочастотные устройства;

4.2. ЖК и плазменные панели, мощные проекционные установки, звукоусилительное оборудование и осветительные концертные приборы.

 

ЗАО «ЭКСПОКОНСТА»

5.1. Конструктивные элементы стенда (стеновые панели, ковролин, декоративные конструкции и элементы и т. п.);

5.2. Планировка и этажность стенда, строительные конструкции и материалы, ведение электро- и сантехнических работ, подвеска элементов художественное оформление к конструкциям перекрытия павильона и т.п.;

5.3. Экспонаты или баннеры, которые должны быть подвешены к конструкциям перекрытия павильона.

 

Приложение №2

D.01

 

 

Доверенность №

 

Дата выдачи «____» ___________ 20__ г.

 

Доверенность действительна по «__» __________ 20__ г.

 

_________________________________________________________________________________________

(наименование фирмы и адрес)

_________________________________________________________________________________________

(наименование плательщика и его адрес)

 

Счет № _______________________________ в __________________________________________________

(наименование банка)

Доверенность выдана _____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность)

Паспорт: серия ____________________ №__________________________________________________

 

Кем выдан ___________________________________ Когда выдан ____________________________

 

1) С предоставлением права подписания:

- заявки на участие в выставке,

- договора на участие в выставке,

- договора на проведение конгрессных мероприятий,

- акта приема-сдачи выставочной площади,

- заказов на дополнительные услуги,

- актов выполненных работ.

 

2) На получение от ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР» по выставке «Фотоника. Мир лазеров и оптики-2014»:

- удостоверений участника выставки,

- пропусков, выдаваемых на время проведения монтажных и демонтажных работ,

- пропусков на автотранспорт.

 

3) На подписание других документов и совершение иных действий, связанных с участием в выставке, в том числе по вопросам соблюдения правил пожарной безопасности, техники безопасности* и других правил, установленных действующим законодательством, с правом подписи на получение от государственных инспектирующих и надзорных органов предписаний, предложений, протоколов и актов об административных правонарушениях*.

 

Подпись лица, получившего доверенность _______________________________________

 

Руководитель организации ______________________________ _________________

(Ф.И.О.) (подпись)

Главный бухгалтер_____________________________ _________________

(Ф.И.О.) (подпись)

Место печати

 

* В соответствии с законом РФ №69-ФЗ от 21.12.1994 г., в случае не назначения должностного лица, ответственного за соблюдение требований пожарной безопасности на арендованной площади выставочного стенда, ответственность несет персонально сам руководитель организации/предприятия – участника выставки.

 

Примечание:

Если при ввозе/вывозе присутствует материально ответственное лицо, то оформляется только данный бланк доверенности в 5-ти экземплярах.

 

Пояснение: 5 экз. доверенности необходимо для: въезда и выезда – 2 шт., получения пропусков – 1 шт., получения документов – 1 шт., оплаты дополнительных услуг / заказа дополнительного оборудования – 1 шт.

Приложение №3

D.01А

 

С «Экспоцентром»

 

В 2-х экземплярах

 

Доверенность №

 

Дата выдачи «____» ___________ 20___ г.

 

Доверенность действительна по «___» ______________ 20___ г.

 

_______________________________________________________________________________________

(наименование компании-экспонента и его адрес)

_______________________________________________________________________________________

(наименование компании-плательщика и его адрес)

 

Счет № _______________________________ в _______________________________________________

(наименование банка)

Доверенность выдана __________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность)

Паспорт: серия _________________________ №________________________________________

 

Кем выдан ___________________________________ Когда выдан ________________________

 

 

На получение от ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР» по выставке «Фотоника. Мир лазеров и оптики-2014» разовых пропусков на ввоз/вывоз.

 

 

Подпись лица, получившего доверенность __________________________________________________

 

Руководитель организации______________________________ _______________________

(Ф.И.О.) (подпись)

Главный бухгалтер_____________________________ _______________________

(Ф.И.О.) (подпись)

 

 

Место печати

 

Приложение №4

D.03

ПИСЬМО/Разрешение

НА ВВОЗ/ВЫВОЗ

Порядок ввоза/вывоза оборудования и экспонатов

ДО ВВОЗА на ЦВК «Экспоцентр»:

Шаг 1. Оплатите участие в выставке и пришлите копию платежного поручения по факсу: 8 [phone].

Убедительная просьба своевременно решать вопросы с оплатой: компании, не погасившие задолженность за площадь, оборудование или дополнительно заказанные услуги до 23 марта 2014 г., не будут допущены к завозу экспонатов и оборудования на ЦВК «Экспоцентр» и монтажу экспозиции.

Шаг 2. Подготовьте необходимые документы:

1) Генеральную доверенность (D.01 Приложение №2) или доверенность для водителя-экспедитора транспортного средства или на лицо, сопровождающее груз (D.01А Приложение №3);

2) Письмо/разрешение (D.03 Приложение №4) на ввоз/вывоз экспонатов (2 экз.)

Письмо/разрешение должно быть подготовлено на бланке организации или товарно-транспортной накладной, заверено печатью компании и подписью руководителя.

Кроме экспонатов и оборудования в список необходимо включить ввозимые хозяйственные принадлежности, оргтехнику и бытовые приборы.

Шаг 3. ЗАРАНЕЕ отправьте заполненную Форму D.03 на e-mail: [e-mail].

 

Шаг 4. При необходимости получите согласования ввозимого имуществас(Приложение №1):

1) ПЧ №160 – обязательно в части экспонатов, строительных конструкций и материалов;

2) ИТО – необходимо в случае завоза тяжеловесных и крупногабаритных экспонатов;

3) Дирекцией выставки – химически, биологически и экологически опасные материалы, технологические процессы и оборудование, потенциально опасные для здоровья и жизни посетителей и участников выставки, места подвеса экспонатов и рекламы;

4) Сервис-бюро – необходимо в случае завоза презентационной техники, принадлежащей третьей стороне, а также при завозе радиоэлектронных средств и высокочастотных установок (РЭСиВЧ);

5) ЗАО «ЭкспоКонста» – обязательно в части планировки, этажности и конструкций стенда, строительных конструкций и материалов, ведения электро- и сантехнических работ, подвески элементов художественного оформления к конструкциям перекрытия павильона и т.п.;

Шаг 5. По возможности (в случае Вашего нахождения в г. Москве и Московской области) Ваш представитель на ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» может ЗАРАНЕЕ получить разовый пропуск в Дирекции выставки,Сервис-бюро, в администрации выставочных залов и павильонов (по месту нахождения Вашего выставочного стенда) и в случае довоза только экспонатов и выставочного оборудования стенда на передовых диспетчерских пунктах (ПДП) ПДП №1 у КПП №1 и ПДП №2 у КПП №2 ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР».

Время работы ПДП – последние 2 дня монтажа выставки с 8.00 до 20.00

Для этого предъявите генеральную доверенность (D.01) или доверенность (D.01А) для водителя-экспедитора, письма/разрешения (D.03), документы на автотранспорт, на котором осуществляется въезд.