Особенности составления библиографических ссылок на архивные документы

При использовании архивных материалов необходимо руководствоваться ГОСТ Р 7.0.5—2008БИБЛИОГРАФИЧЕСКАЯ ССЫЛКА Общие требования и правила составления.

Библиографические ссылки на архивные документы позволяют определять местонахождение документа, хранящегося в определенном архивохранилище, личном архиве, музее, библиотеке и т. д., и таким образом идентифицировать его.

Библиографические ссылки на архивные документы составляют с учетом следующих особенностей

Ссылки на архивные документы могут содержать следующие элементы:

-заголовок;

- основное заглавие документа;

- сведения, относящиеся к заглавию;

- сведения об ответственности;

- поисковые данные документа;

- сведения о местоположении объекта ссылки в документе;

- сведения о деле (единице хранения), в котором хранится документ — объект ссылки;

- примечания.

В качестве поисковых данных документа указывают:

- название архивохранилища;

- номер фонда, описи (при наличии), порядковый номер дела по описи и т. п.;

- название фонда;

- местоположение объекта ссылки в идентифицирующем документе (номера листов дела). Все элементы поисковых данных документа разделяют точками: ОРРНБ. Ф. 316. Д. 161. Л. 1.РО ИРЛИ. Ф. 568. Оп. 1. № 196. Л. 18—19 об.

Название архивохранилища приводят в виде аббревиатуры, при этом расшифровка аббревиатуры может содержаться в списке сокращений, прилагаемом к тексту. Если список сокращений отсутствует, а аббревиатура архивохранилища не является общепринятой, название архивохранилища указывают полностью с сокращением отдельных слов и словосочетаний в соответствии с ГОСТ 7.12 и ГОСТ 7.11 или раскрывают после приведенной аббревиатуры. РГИА РГАДА ОАД РНБ или Отд. арх. документов РНБ Арх. РГБ Арх. Кинофонофотодокументов НА РТ (Нац. арх. Республики Татарстан)

Обозначение и номер фонда приводят после названия архивохранилища. Указывают все элементы поисковых данных, принятые в конкретном архивохранилище, необходимые для идентификации документа (например, номер и название части фонда, номер картона, годы, если они являются элементом поисковых данных, и т. п.). В качестве обозначения архивного фонда, описи, порядкового номера дела (единицы хранения), зафиксированного в архивной описи, используют сокращения: «ф.» (фонд), «оп.» (опись), «д.» (дело), «ед. хр.» (единица хранения), «№» (номер), «об.» (оборот) — в зависимости от того, какие обозначения приняты в данном архивохранилище.

ОР РНБ. Ф. 416. Оп.1. Д. 26. Л. 1.ОР РГБ. Ф. 573. Оп. 1. Картон 5. Д. 14. Л. 18—20.ОАД РНБ. Ф. 1. Оп. 1. 1856 г. Ед. хр. 21.Арх. ГЭ. Ф. 1. Оп. 1. 1927/1928 г. Д. 563.

После номера фонда в круглых скобках может быть указано его название. Если номер фонда отсутствует, после названия архивохранилища приводят название фонда, как правило, в именительном падеже, за исключением случаев, когда это противоречит грамматическим нормам языка или не соответствует названию конкретного фонда, принятому в архивохранилище.

ОР РГБ. Ф. 573 (Б. С. Боднарский) ОР РНБ. Ф. 316 (Научно-исследовательский институт книговедения) РГАДА. Ф. Сношения России с Китаем РГАДА. Ф. Сената

Внутритекстовые ссылки на архивные документы, как правило, содержат поисковые данные документа и лишь в случае необходимости описание документа полностью.(ЦГАИПД. Ф. 1728. Ед. хр. 537079) (Личное дело П. И. Болдина // ЦГАИПД. Ф. 1728. Ед. хр. 537079)

В подстрочных и затекстовых ссылках также могут быть приведены только поисковые данные объекта ссылки, если сведения о нем содержатся в тексте документа:

29 НБА РКП. Ф. 2. Оп. 1. Д. 1.

В тексте говорится о «Наказе» Книжной палате, утвержденном Временным правительством в мае 1917 г.; сам документ хранится в Научно-библиографическом архиве Российской книжной палаты, в подстрочной ссылке приведены его поисковые данные.

11.7 В подстрочных и затекстовых ссылках могут быть приведены сведения о документе — заголовок и основное заглавие документа или только основное заглавие, зафиксированные в описи фонда, в названии дела или в конкретном документе, хранящемся в деле. В этом случае сведения о самом документе отделяют от поисковых сведений о документе знаком две косые черты с пробелами до и после него.

7 Розанов И. Н. Как создавалась библиотека Исторического музея: докл. на заседании Ученого совета Гос. публ. ист. б-ки РСФСР 30 июня 1939 г. // ГАРФ. Ф. А-513.0п. 1. Д. 12. Л.14.

36 Материалы об организации Техникума печати при НИИ книговедения // ЦГАЛИ СПб. Ф. 306. Оп. 1. Ед. хр. 381.

11.8 Если дело (единица хранения) или конкретный документ, хранящийся в деле, являющийся объектом ссылки, не имеет заглавия, оно может быть сформулировано исследователем; в этом случае заглавие приводят в квадратных скобках до или после поисковых сведений о документе.

47. [Фомин А. Г. Материалы по истории русской библиографии] // РО ИРЛ И. Ф. 568. ОП. 1. Д. 1. 214 л.

Или

47. РО ИРЛ И. Ф. 568. Оп. 1. Д. 1. 214 л. [Фомин А. Г. Материалы по истории русской библиографии].

Если необходимо указать автора и заглавие или только заглавие дела, в котором хранится документ - объект ссылки, эти сведения приводят после поисковых сведений о документе в круглых скобках.

26 Куфаев М. Н. Письмо Б. С. Боднарскому от 20 октября 1925 г. // ОР РГБ.Ф. 573. Картон 41. Д. 55. Л. 18. (Письма М. Н. Куфаева Б. С. Боднарскому, 1920—1930-е гг.).

В примечаниях могут быть приведены указания на подлинность документа, его автографичность, язык, способ воспроизведения, сведения об особенностях внешнего вида документа, о публикациях документа и др. Примечания приводят после поисковых сведений о документе и разделяют точкой и тире; предписанный знак точку и тире допускается заменять точкой.

2 ГАРФ. Ф. 130. Оп. 6. Д. 305. Л. 32—35. — Копия.

9 ЦГА Армении. Ф. 815. Оп. 1. Д. 27. Л. 13. — Мкоп. из лич. арх. Н. Н. Алихова.

24 НА РК (Нац. арх. Республики Карелия). Ф. 480. Оп. 2. № 104/65. Л. 34. Ротатор. экз.

29 НБА РКП. Ф. 2. Оп. 1. Д. 1. Копия. Подлинник:: ГАРФ. Ф. Р-9658. Оп. 6. Д. 1.

118. Доклад начальника Главного управления по делам печати Н. Татищева министру внутренних дел, 1913 г. // РГИА. Ф. 785. Оп. 1. Д. 188. Л. 307. — Опубл.: Машкова М. В., Сокурова М. В. Из истории возникновения «Книжной летописи» // Сов. библиогр. 1957. № 47. С. 19.

Особенности ссылок на электронные ресурсы

В области примечаний приводят сведения необходимые для поиска и характеристики технических спецификаций электронного ресурса. Сведения приводят в следующей последовательности:

- системные требования;

- сведения об ограничении доступности;

- дату обновления документа или его части;

- электронный адрес;

- дату обращения к документу.

Например для затекстовой ссылки:

65. Авилова Л.И. Развитие металлопроизводства в эпоху раннего металла (энеолит – поздний бронзовый век) [Электронный ресурс]: состояние проблемы и перспективы исследований // Вестник РФФИ.1997. №2. Режим доступа: http//www/rfbr.ru/pics/22394ref/file.pdf (дата обращения:19.09.2007).

Примечание об ограничении доступности приводят в ссылках на документы из локальных сетей, а также из полнотекстовых баз данных, доступ к которым осуществляется на договорной основе или по подписке (например «Кодекс», «Гарант», «Консультант плюс», «EBSCO», «ProQuest», «Интегрум» и т.п.), например для подстрочной ссылки:

⁵ О введении надбавок за сложность, напряженность и высокое качество работы [Электронный ресурс]: указание М-ва соц.защиты Рос. Федерации от 14 июля 1992 г. №1-49-У. Документ опубликован не был. Доступ из справочно-правовой системы «Консультант плюс».

Если при написании работы использовались справочно-правовые системы, в списке источников все равно следует записать электронный адрес указанного документа.

При наличии сведений о дате последнего обновления или пересмотра сетевого документа, их указывают в ссылке, предваряя соответствующими словами «Дата обновления» («Дата пересмотра и т.п.»). Дата включает в себя день, месяц, год, например:

114. Экономический рост // Новая Россия: [библиогр. указ.] / сост.: Б.Берхина, О. Коковкина, С. Канн; Отд-ние ГПНТБ СО РАН. Новосибирск, [2003]/ Дата обновления: 06.03.2007. URL: http://www.prometeus.nsc.ru/biblio/newrus/egrowth.ssi. (дата обращения: 22.03.2007).

После электронного адреса в круглых скобках приводят сведения о дате обращения к электронному сетевому ресурсу: после слов «дата обращения» указывают число, месяц и год, например:

⁵ Весь Богородский уезд: форум // Богородск – Ногинск. Богородское краеведение: сайт. Ногинск, 2006. URL: http://www.bogorodsk-noginsk.ru/forum/ (дата обращения: 20.02.2007).

3.5 Порядок оформления нумераций

Нумерация страниц

Все страницы ВКР, включая иллюстрации и приложения, нумеруются по порядку от титульного листа до последней страницы без пропусков, повторений, литературных добавлений.

Листы ВКР нумеруют арабскими цифрами и проставляют в середине нижнего поля страницы.