Вимоги до бланків документів та оформлювання документів

6.1 Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба вико­ристовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 —А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). До­зволено використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).

6.2 Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

ЗО — лівий;

10—правий;

20 — верхній та нижній.

6.3 Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами на­сичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

ДСТУ 4163-2003

6.4 Бланки документів проектують відповідно до додатка А, де у схемах позначено зафіксо­вані межі зон розташованості реквізитів. Кожну зону призначено для розташовування певних-рек­візитів.

6.5 Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів — кутовий і поздовжній.

6.6 Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском ± 2 мм.

6.7 Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його-відсутності —реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон роз­ташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості рек­візитів).

6.8 Встановлюють такі види бланків документів (зразки бланків документів наведено в додатку Б);

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

6.9 Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09,14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11,12,19, 20.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03. 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розта­шовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розта­шовування реквізитів 11, 12, 1.9, 20.

6.10 На бланках організацій суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» [6, 7] використовувати поряд з українською мови національних мен­шин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.

6.11 Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

6.12 Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано роз­ташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.

ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЇХ ВИГОТОВЛЯЮТЬ

ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ

7.1 Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ю­терної техніки. Подану у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12—14 друкарських пунктів.

Окремі внутрішні документи, (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом. \

ДСТУ41СЗ-2003

7.2 Текст документів, надрукованих на папері формату А4. рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

7.3 Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 між­рядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погод­ження» виокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Приклад

ПОГОДЖЕНО

Голова Державного комітету статистики України

Підпис Ініціал(и), прізвище

Дата

7.4 Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

7.5 Назву виду документа друкують великими літерами.

7.6 Розшифровання підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади.

7.7 Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) — 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено про­довжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не.ставлять.

7.8 Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега до­кумента:

- 12,5 мм — для початку абзаців у тексті;

- 92 мм - для реквізиту «Адресат»;

- 104 мм-для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

- 125мм —для розшифровання підпису в реквізиті «Підпис»;

- не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіна­лом», а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

7.9 За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — від межі лівого берега; другий — через 104 мм.

7.10 Якщо в, тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на доку­мент, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них — через 1 міжрядковий інтервал.

7.11 Тексти документів постійного оберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

7.12 Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

ДСТУ 4163-2003

ДСТУ 4163-2003

ДОДАТОК Б

(рекомендований).

ЗРАЗКИ БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ

ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ГРОМАДСЬКИХ ОБ'ЄДНАНЬ УКРАЇНИ (ЦДАГО України)

Рисунок Б.1 — Зразок поздовжнього загального бланка організації

ДСТУ 4163-2003

 

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ Держкомархів України вул. Солом'янська, 24, м. Київ, 03110, Тел. [phone], факс[phone] E-mail: [e-mail] Web: http://WWW.scarch.kiev.ua Код ЄДРПОУ 00018490 __________№___________________ На №_________ від ______________

Рисунок Б.2 — Зразок кутового бланка листа організації

ДСТУ 4163-2003

 

ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ