Національного університету «львівська політехніка»

 

„ ЗАТВЕРДЖУЮ ”

Голова циклової комісії

спеціальних комп’ютерних дисциплін

_____________ Л.М.Павліш

“____” “___________” 2011р.

 

 

Інструкція до лабораторної роботи№ 2

Створення бази даних, таблиць та зв’язків в середовищі програми Access

з дисципліни "ОРГАНІЗАЦІЯ БАЗ ДАНИХ"

 

для студентів спеціальності

5.05010201 “Обслуговування комп’ютерних систем і мереж”

напряму підготовки 6.050102 “Комп’ютерна інженерія”

 

 

 

Інструкцію розробила викладач

 

_____________ Л.В.Беца

 

Львів 2013

Тема: «Створення бази даних, таблиць та зв’язків в середовищі програми Access»

 

Мета роботи: Познайомитись з середовищем MS Access, навчитись створювати базу даних, таблиці, зв’язки між таблицями. Познайомитись з поняттям схеми бази даних, цілісності даних, навчитись включати таблиці в схему даних, встановлювати зв’язки між таблицями, перевіряти підтримку цілісності даних.

 

Теоретичні відомості

Access має характерний для Microsoft Windows зручний графічний інтерфейс. Для роботи з таблицями бази даних та іншими об’єктами Access пропонує чисельні команди меню і контекстно-залежні панелі інструментів.

В Access, як і в інших програмах MS Office, часто задачі виносяться в область задач, яка відображається разом з базою даних.

Після запуску Access в його вікні справа виводиться область задач Приступаючи до роботи, яка дозволяє відкрити існуючу базу даних або область задач Створення файлу, в якій можна почати створення нової бази даних.

Створення файлу для нової бази даних

Access зберігає усі таблиці, а також інші об’єкти в одному файлі. Перш, ніж приступити до створення таблиць, необхідно створити файл порожньої бази даних.

Створення файлу бази даних.

1. Для створення файлу нової порожньої бази даних виберіть в області задач Створення файлу рядок Нова база даних (New Database). Якщо дана область задач не вивелась на екран, то виконайте команду Файл / Створити (File / New) або натисніть відповідну кнопку на панелі інструментів База даних (Database).

2. Відкривається вікно Файл нової бази даних (File New Database). Тут розкрийте список Папка (Save in) і виберіть папку, в якій буде зберігатись файл.

3. У поле Ім’я файлу (File Name) введіть ім’я нової бази даних, наприклад, Постачання товарів. При введенні імені слід пам’ятати, що воно не повинно містити символів \?: *! ” < >.

4. У полі Тип файлу (Type of File) залиште значення по замовчуванню (*.mbd). Дане розширення є зареєстрованим у Windows для даного типу файлів і зв’язується з програмою Access.

5. Натисніть кнопку Створити (Create). В результаті відкриється вікно нової бази даних ПОСТАЧАННЯ ТОВАРІВ: база даних (формат Access …)

 

Створення таблиці бази даних

Створення таблиці бази даних складається з двох етапів. На першому етапі визначається її структура: склад полів, їх імена, тип даних і розмір кожного поля, ключі, індекси таблиці та інші властивості полів. На другому етапі створюються записи таблиці і заповнення їх даними.

Програма Access надає декілька режимів визначення структури таблиць. Найбільш повно використати усі можливості системи дозволяє Конструктор (Design View).

Створення таблиці бази даних

1. Виберіть у вікні бази даних об’єкт Таблиці(Tables) і натисніть кнопку Створити (New).

2. У вікні Нова таблиця(New Table) виберіть рядок Конструктор (Design View). Можна відразу почати роботу в конструкторі, вибравши рядок Створення таблиці в режимі конструктора(Create table in Design View) в робочому полі вікна бази даних. У вікні, що з’явилось, Таблиця1: таблиця (Table1: Table) і визначається структура таблиці бази даних. При переході у режим конструктора таблиць змінюється склад команд меню і панель інструментів База даних змінюється на панель інструментів Конструктор таблиць (Table Design). Визначимо структуру таблиці ТОВАР відповідно до параметрів таблиці 1.1.

3. Введіть у стовпець Ім’я поля (Field Name) ім’я першого поля КОД_ТОВ. Кожне поле в таблиці повинно мати унікальне ім’я, яке задовольняє домовленостям про імена об’єктів в Access. Воно являється комбінацією букв, цифр, пропусків та спеціальних символів, за виключенням: крапки (.), знаку оклику (!), надрядкового знаку (’) і квадратних дужок ([]). Ім’я не може починатися з пропуску і містити символи керування з кодами ASCII від 00 до 31. Максимальна довжина імені 64 символа.

4. У стовпці Тип даних (Data Type)використовуйте кнопку списку і виберіть тип даних Текстовий. Тип даних визначається значеннями, які будуть зберігатись у полі, і операціями, які будуть виконуватись над цими значеннями. В Access допускається використання дев’яти типів даних, про які ви можете дізнатись у довідці цієї програми.

5. У розділі Властивості поля (Field Properties) на закладці Загальні (General) відповідно таблиці 1.1 для КОД_ТОВ задайте розмір поля (Field Size) та напис поля (Caption), яке буде відображатись у заголовку стовпця таблиці.

6. Відповідно до таблиці 1.1 для кожного поля визначіть ім’я, тип та інші властивості.

7. Для поля ЦІНА виберіть Грошовий тип даних. Цей тип призначений для збереження числових даних, які повинні використовуватись у грошових розрахунках, і запобігає заокругленню під час обчислень. У грошових полях забезпечується 15 знаків зліва від десяткової коми і 4 знака справа. Грошове поле займає 8 байтів на диску.

8. Для визначення простого первинного ключа таблиці ТОВАР виділіть поле КОД_ТОВ, клікнувши на області маркування зліва від імені поля, і натисніть на панелі конструктора таблиць кнопку Ключове поле (Primary Key). Ознакою встановлення ключа є зображення ключа зліва від імені поля. Якщо первинний ключ не встановлено користувачем до збереження створеної таблиці, програма Access перепитає про таку необхідність. При відповіді Так Access створить первинний ключ з типом даних Лічильник (AutoNumber).

9. Для збереження створеної структури таблиці виконайте команду Файл/Зберегти (File/Save As) і введіть у вікні ім’я таблиці: ТОВАР. Дана таблиця з’явиться у списку об’єктів Таблиці (Tables) вікна бази даних. При збереженні таблиці відбувається автоматичне оновлення файлу бази даних Постачання товарів.mbd.

Визначення складеного первинного ключа

Кожна таблиця в реляційній базі даних повинна мати унікальний (первинний) ключ, який однозначно визначає кожний запис у таблиці. Це дозволяє швидко знайти потрібний запис, а також зв’язати дані з різних таблиці під час запитів, у формах та звітах. Ключове поле повинне містити унікальні значення, такі як коди або інвентарні номери, і не може містити значення Null. Якщо для таблиці визначено первинний ключ, то программа Access запобігає дублюванню ключа або введення значень Null у ці поля. Ключ може бути простим або складеним, який може включати до 10 полів.

Визначення складеного первинного ключа.

1. В таблиці НАКЛАДНА у складений первинний ключ входять поля НОМ_НАКЛ та КОД_СК. Для визначення даного ключа в режимі конструктора таблиць виділіть обидва поля, клікнувши на області маркування зліва при натиснутій клавіші Ctrl, після чого натисніть на кнопку панелі інструментів Ключове поле (Primary Key) або виконайте команду меню Правка/Ключове поле (Edit/ Primary Key).

Для кожного з полів, які складають ключ, у властивості Індексоване поле повинно стояти Ні, якщо тільки ви не хочете створити вторинний індекс по цьому полю. Кожне із полів повинно мати значення Так у рядку Обов’язкове поле і Ні у рядку Порожні рядки.

2. Переконайтесь, що система автоматично сформувала для складеного первинного ключа унікальний індекс, який включає поля НОМ_НАКЛ та КОД_СК. Для цього натисніть на кнопці перегляду та редагування індексів Індекси на панелі інструментів або виконайте команду меню Вид/ Індекси (View/Indexes). Інформація у вікні Індекси повинна бути такою: індекс первинного ключа має ім’я Primary Key, у стовпці Ім’я поля (Field Name) перелічуються імена полів, які складають індекс. Індекс ключового поля завжди є унікальним і не допускається порожніх полів у записах.

3. Аналогічно визначіть складені первинні ключі в таблицях ПОСТАЧ_ПЛАН та ВІДВАНТАЖЕННЯ.