Раздел 13. Делопроизводство Товарищества.

 

13.1. Делопроизводство в Товариществе осуществляется согласно требованиям к организации и ведению делопроизводства в некоммерческой организации. Основу делопроизводства составляет Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества собственников недвижимости, которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

 

13.2. Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся сведения о всех делах, книгах, журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование, количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём Правления и Председателем Товарищества. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 2 года.

13.3. Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа.

 

13.4. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

 

13.5. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом; отклонение от правил не допускается.

 

13.6. Документы временного срока хранения Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания (сдачи в архив) или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

· доходные и расходные сметы Товарищества;

· ведомости приёма взносов и платежей;

· протоколы общих собраний, заседаний правления, ревизионной комиссии;

· отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

· договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

· сопроводительные документы на имущество Товарищества, а также на имущество, переданное гражданами в управление Товариществу;

· акты уничтожения документов.

 

13.7. Уничтожение документов проводится по решению Правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

 

13.8. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

· номер протокола заседания правления;

· наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;

· лица, осуществившие уничтожение документов.

 

13.9. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

 

13.10. Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом. Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, документы бухгалтерского учета, заверенные выписки из данных документов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в Правление Товарищества. По требованию просителя копии документов выдаются на руки и заверяются подписью Председателя и печатью Товарищества.

Расходы по изготовлению копий документов возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

 

13.11. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

 

13.12. Порядок предоставления документов для ознакомления, выдачи копий документов для граждан, имеющих с Товариществом договоры управления имуществом граждан и (или) имуществом, находящимся в их общем пользовании, аналогичен.

 

13.13. Для организации учёта членов Товарищества и своевременного и надлежащего информирования членов Товарищества и проведении Общих собраний и мероприятий Товарищества ведётся реестрчленов Товарищества.

 

13.14. Реестр членов Товарищества должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать членов Товарищества и осуществлять связь с ними (паспортные данные, место регистрации, почтовый адрес, телефонный номер, адрес электронной почты и др.), сведения о праве владения недвижимостью, а также сведения о размерах принадлежащих им долей в праве общей собственности на общее имущество.

 

13.15. Проведение Общего собрания фиксируется в Протоколе Общего собрания.

 

13.16. Протокол Общего собрания утверждает Председатель Товарищества и подписывает секретарь собрания, данный протокол заверяется печатью. Протоколы хранятся в делах Товарищества постоянно.

Протокол д олжен содержать следующие необходимые элементы:

· наименование Товарищества;

· название документа;

· номер протокола;

· дату общего собрания (собрания уполномоченных);

· место проведения собрания;

· перечень присутствующих и приглашенных лиц;

· вопросы повестки дня (в том числе должно быть указано на проверку полномочий присутствующих на собрании лиц, определено итоговое количество мандатов, допущенных к голосованию, определено наличие кворума);

· изложение хода обсуждения каждого вопроса с указанием лиц, выступающих по вопросу, и тезисным изложением их выступлений;

· решение, принятое по каждому вопросу, с указанием результатов голосования;

· подписи председателя собрания и секретаря собрания.

 

13.17. Внесение исправлений и дополнений в подписанный протокол недопустимо. В исключительных случаях внесенные изменения и дополнения должны быть заверены подписями председателя собрания и секретаря собрания и печатью Товарищества с указанием даты внесения исправлений.

 

13.18. Протоколы заседаний правления и ревизионной комиссии Товарищества подписывает Председатель правления или заместитель председателя правления либо соответственно председатель Ревизионной комиссии; данные протоколы заверяются печатью Товарищества и хранятся в его делах постоянно.

 

13.19. Копии протоколов Общих собраний членов, заседаний Правления и Ревизионной комиссии Товарищества, заверенные выписки из данных протоколов представляются для ознакомления органу местного самоуправления, на территории которого находится Товарищество, органам государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

 

13.20. Оформление и хранение других документов, связанных с созданием Товарищества, с его регистрацией как юридического лица, с финансово-хозяйственной деятельностью осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Раздел 14. Реорганизация и ликвидация Товарищества

 

14.1. Реорганизация Товарищества осуществляется на основании и в порядке, которые установлены гражданским законодательством.

Решение о реорганизации или ликвидации принимается Общим собранием членов Товарищества.

 

14.2. Товарищество по решению Общего собрания своих членов может быть преобразовано в потребительский кооператив.

 

14.3. Ликвидация Товарищества осуществляется на основании и в порядке, которые установлены гражданским законодательством.

 

14.4. При ликвидации Товарищества недвижимое и иное имущество, оставшееся после расчётов с бюджетом, банками и другими кредиторами, распределяется между членами Товарищества в порядке установленном гражданским законодательством.

Архив, дела и документы Товарищества передаются в установленном порядке в государственный архив по территориальности.