Основные требования к интегрированным ИС. Электронный офис. Электронный документооборот. Системы управления электронным документооборотом. OLE-технологии.

5. Интегрированные ИС.

Основные требования к интегрированным ИС. Электронный офис. Электронный документооборот. Системы управления электронным документооборотом. OLE-технологии.

Под ИИС понимают некую сетевую систему, которая интегрирует и дополняет работу уже имеющихся управленческих систем, потенциально способных дублировать свою работу или выносить противоречивые решения.

Интегрированные системы нужны потому, что отдельным региональным управленческим структурам технически трудно обеспечить прозрачность того, что они делают и согласовать свои решения, а уровень их управления резко снижается, именно вследствие того, что они работают замкнуто. Объединить их в один информационный массив тоже не представляется возможным (проблемы закрытости информации, разных форматов и др.). Создать общее информационное поле для этих работников, то есть соединить их решения на имитации их объекта управления и дать им общий инструмент для сравнения эффективности и последствий этих решений вот одна из задач интегрированных систем.

На самом деле ИИС очень выгодны для повышения эффективности управления и оптимизации затрат на него и это понимают во всем мире. ИИС дают возможность резко (синергетически) повысить эффективность работы в горизонтальных управленческих структурах за счет оперативной коллективной оценки последствий принимаемых решений и их обоснованного согласования, что выгодно разворачивает власть лицом к населению.

Электронный офис

Эффективный доступ к информационным ресурсам, контроль за распространением и обменом информацией являются ключевыми моментами управления работой любого предприятия и организации. Объединение персональных компьютеров в локальные сети, интеграция в них различного коммуникационного и офисного оборудовани позволили создавать мощные информационно- вычислительные комплексы масштаба предприятий и крупных корпораций. В последние годы за рубежом и нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используетс для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно- вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг

Основных требования, предъявляемые к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

-высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;

-высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;

-высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;

-применение только стандартных протоколов дл обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;

-возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;

-возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.

Основными компонентами таких систем являются внешние коммуникационные каналы, кабельная система здания, сетевое и коммуникационное оборудование и ПО, а также, безусловно, различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.). Мы остановимся на первых трех составляющих офисных систем, поскольку ПО автоматизации представляет собой отдельный бурно развивающийся сегмент рынка и требует специального рассмотрения.

Электронный документооборот.Системы электронного документооборота и делопроизводства формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария. Электронный документооборот

Модуль "электронный документооборот" позволяет создавать, обрабатывать и хранить электронные документы.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет частично или полностью отказаться от работы с бумажными документами и повысить контроль и скорость работы с документами (с письмами, договорами и т.д.).

Модуль "электронный документооборот" в системе ELMA позволяет организовать работу с любыми типами документов, которые используются в организации.

Основные типы документов

Чаще всего в рамках проекта внедрения в электронную форму переводится работа со следующими типами документов:

Входящие, исходящие документы. Для этого в системе предусмотрен модуль Канцелярия.

Договоры. ELMA позволяет организовать создание, согласование и хранение договоров в едином месте.

Приказы, распоряжения. ELMA позволяет организовать создание, согласование и доставку управленческой информации и проконтролировать получение и исполнение данных документов.

Служебные записки, заявки.

Организация архива электронных документов. Система ELMA позволяет организовать безопасное хранилище электронных документов и предоставляет возможность поиска по всему архиву.

Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями.

Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

 Общие требования к системе документооборота.

-Функциональность и гибкость системы.

-Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы

-Интегрируемость с другими корпоративными системами

-Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами

-Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

-Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

-Открытость Эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

-Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы- разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.).

Классификация СУД.

-Системы СУД, ориентированные на бизнес-процессы: Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS). Предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом (см. ниже) и т.д.

-Корпоративные СУД: Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell, GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).Обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.

-Системы управления контентом (от англ. content – содержание, суть), Adobe, Excalibur.

Обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции.

-Системы управления образами. Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

-Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action,Technologies, Staffware. Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»).

Современная система управления документооборотом решает следующие задачи:

-Учет и обработка документов.

-Хранение электронных документов.

- Управление движением документов.

-Аутентификация пользователей и разделение прав доступа.

- Контроль исполнительской дисциплины.

- Интеграция с внешними системами электронной почты.

OLE-технологии

OLE-технологии - технологии связывания и внедрения в одну программную среду объектов иной программной среды, например внедрение фрагментов базы данных в документ текстового редактора с целью дальнейшего их применения и обработки

OLE (англ. Object Linking and Embedding, произносится как oh-lay [олэй]) — технология связывания и внедрения объектов в другие документы и объекты, разработанные корпорацией Майкрософт.

OLE позволяет передавать часть работы от одной программы редактирования к другой и возвращать результаты назад. Например, установленная на персональном компьютере издательская система может послать некий текст на обработку в текстовый редактор, либо некоторое изображение в редактор изображений с помощью OLE-технологии.

Основное преимущество использования OLE (кроме уменьшения размера файла) в том, что она позволяет создать главный файл, картотеку функций, к которой обращается программа. Этот файл может оперировать данными из исходной программы, которые после обработки возвращаются в исходный документ.

OLE используется при обработке составных документов (англ. compound documents), может быть использована при передаче данных между различными несвязанными между собой системами посредством интерфейса переноса (англ. drag-and-drop), а также при выполнении операций с буфером обмена. Идея внедрения широко используется при работе с мультимедийным содержанием на веб-страницах (пример — Веб-ТВ), где используется передача изображения, звука, видео, анимации в страницах HTML (язык гипертекстовой разметки) либо в других файлах, также использующих текстовую разметку (например, XML и SGML). Однако, технология OLE использует архитектуру «толстого клиента», то есть сетевой ПК с избыточными вычислительными ресурсами. Это означает, что тип файла либо программа, которую пытаются внедрить, должна присутствовать на машине клиента. Например, если OLE оперирует таблицами Microsoft Excel, то программа Excel должна быть инсталлирована на машине пользователя.

Технология OLE (Object Linking and Embendding) - мощный инструмент операционной системы Windows (а также других операционных систем такого класса). OLE-технология позволяет использовать в одном документе объекты различной природы, что позволяет:

Создавать комплексные документы, содержащие несколько разных типов данных; Обеспечивать совместную   работу нескольких приложений при подготовке одного документа.

Переносить и копировать объекты между приложениями.

OLE-серверы и OLE-клиенты

Объект — это очень специфическое образование, и не каждое приложение может его создать. Те приложения, которые способны создавать объекты для передачи другим приложениям, называются OLE-серверами, а те, которые позволяют внедрять или связывать чужие объекты в свои документы, называются OLE-клиентами. Например, при вставке рисунка в текстовый документ графический редактор выполняет роль OLE-сервера, а текстовый процессор — роль OLE-клиента.

Познавательные статьи:



Организация работы процедурного кабинета

Статус республик в составе РФ

Понятие финансов, их функции и особенности

Сущность демографической политии