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   Zu den Geschäftsdokumenten gehören auch eingehende und ausgehende Korrespondenz.

Im Umgang mit eingehender Korrespondenz ist Empfang, die Aufzeichnung und Verteilung eingehender Post aller Art (wie Briefe, Faxe usw.) sehr wichtig. Man muß umgehend und genau mit vielen verschiedenen Arten von Korrespondenz umzugehen.

    Eingehende Korrespondenz wird auf verschiedene Arten erreichen. Einige kommen per Post, einige per Hand, einige per Telex, Fax oder E-mail.

     Einige sind an eine Abteilung und einige an Personen gerichtet, entweder nach Namen oder nach Titel des Amtes. Eine kleinere Anzahl von Gegenständen trägt Sicherheitszeichen wie "vertraulich" oder "persönlich". Einige Postsendungen können Schecks, Geld oder andere Wertsachen enthalten, die sorgfältig erfasst und in der Buchhaltung verbucht werden müssen.

  Regeln für den Umgang mit "vertraulichen" und "persönlichen" Briefen sollen immer befolgt werden. Alle anderen Postsendungen sollen geöffnet und gestempelt werden.

Ausgehende Korrespondenz hat solche Stadien der Bearbeitung als auch das hineingehende Dokument. Jeder Brief, der das Archiv verlässt, muss die vollständige Adresse und Referenznummer angeben. Sicherheits-oder Datenschutzmarkierungen sind oben und unten auf jedem Blatt platziert.

  Alle Briefe, die das Amt verlassen, sind im ausgehenden Korrespondenzregister eingetragen.

Der ausgehende Dokumentenstrom besteht aus den Dokumenten, die in der Organisation erschafft und zu anderen Organisationen abgeschickt sind.

 

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