Документ, його функціональні особливості. Діловодство як галузь людської діяльності.

У сучасному офіційно-діловому спілкуванні неможливо обійтися без документів. Як основний вид ділового мовлення документи фіксують та передають інформацію, підтверджують достовірність, об'єктивність. За допомогою документів (ділові паперів) здійснюється регулювання ділових стосунків у різні сферах суспільного життя. Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Документи - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. До загальних функцій документа належать:

- інформаційна — будь-який документ створюється для збереження й передачі інформації; соціальна — документ є соціальне значущим об'єктом, оскільки його складання.зумовлене тією чи іншою соціальною потребою; комунікативна — документ є засобом зв'язку між фізичні ми особами, підприємствами, установами, організаціями, державними органами, їх підрозділами, філіями, представництвами; культурна — документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій.

До специфічних функцій документа належать:

• управлінська — документ є інструментом управління; правова — документ є засобом установлення, зміни та припинення правових норм і правовідносин у суспільстві; історична — документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства.

Кожен документ складається згідно з відповідними нормами та правилами. Діловодство (документаційне забезпечення управління) - Галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Спочатку термін з'явився в усному мовленні і означав процес вирішення справи: «справу робити» - вирішувати питання. У ході рішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього з давніх-давен і створювали документи, тому що усне слово, швидко, може бути забуто, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже в XVI ст. вживаєтьсяслово справа як сукупність документів, що відносяться до якого-небудь питання. Вперше в цьому понятті

Сучасне діловодство включає:

• забезпечення своєчасного і правильного створення документів

(документування);

• організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка,облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовкадокументів для здачі в архів, знищення).

Робота по документаційному обслуговуванню в установах та організаціях здійснюється спеціальною службою – канцелярією.

Основні функції канцелярії установи:

прийом, реєстрація, розподіл документів і доведення їх до виконавців;

оформлення і відправка вихідних документів;

стенографування і друкування документів;

контроль за виконанням документів;

формування справ і здача їх в архів;

зберігання і забезпечення використання документів;

методичне керівництво службою документації у всіх структурних підрозділах;

підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

контроль за веденням операцій з документами.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі, документаційне забезпечення на основі використання сучасної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

 

Ділове листування

Складання листів – справжнє мистецтво, володіти яким необхідно.

Ділові листи не повинні бути надто довгими, якщо цього не вимагає ситуація. Намагайтесь уникати багатозначності та надміру іншомовних слів. Багатозначні слова звичайно актуалізуються у контексті і завда­ють менше клопоту. Ввічливість повинна бути духовною потребою кожної людини. Слід стежити за стилем вашої кореспонденції. Навіть якщо ви дуже сердиті, не можна давати цілковиту волю емоціям і перу. Прощальні фрази у діловій кореспонденції також можуть бути різ­ними. Якщо ви добре знайомі з адресатом, успішно співпрацюєте з ним уже не перший рік, можете закінчити листа дружніми фразами. Офіційне листування охоплює листи чи іншу форму кореспонденції, що надсилаються будь-яким офіційним особам від імені інших офіційних осіб.

Є два основні види офіційної кореспонденції:

а) офіційне листування між державними установами різних кра­їн, іноземними представництвами та їхніми посадовими особами (ноти, меморандуми, пам'ятні записки). Цей вид кореспонденції використовується в основному в дипломатичній практиці.

б) ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються при організації ділових контактів між фір­мами, організаціями тощо. Обов'язкові реквізити листів: Звертання, комплімент, підпис, дата, адреса.

Лист– це найпоширеніший вид документації, один із способів обміну інформацією.За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді і що не потребують.1. До листів, що потребують відповіді належать листи – прохання, звернення, пропозиції, запити, вимоги. 2. До листів що не потребують відповіді належать листи попередження, нагадування, підтвердження,відмови,повідомлення,розпорядження, гарантійні і супровідні листи. За кількістю адресатів розрізняють: звичайні (надсилаються на адресу однієї інстанції), циркуляційні (надсилаються на низці установ), колективні (на одну адресу, але пишуться від керівників кількох установ).