Порядок проведення інвентаризації. Оформлення результатів інвентаризації

Інвентаризація проводиться в обов'язковому порядку:

- перед складанням річної фінансової звітності (але не раніше 01 жовтня звітного року), що встановлено Порядком надання фінансової звітності, затв. Постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419 [5];

- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

- при встановленні фактів крадіжок і зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

- після стихійного лиха;

- при переоцінці матеріальних цінностей;

- при реорганізації, передачі структурних підрозділів (оренда, викуп);

- по розпорядженню судово-слідчих органів;

- при ліквідації підприємства.

Порядок проведення інвентаризації регламентується Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69 [6]. Для проведення інвентаризації створюється спеціальна комісія, до складу якої входить керівник підприємства, головний бухгалтер, матеріально відповідальна особа, представник громадськості. На момент проведення інвентаризації відповідальна особа складає звіт і дає розписку, що всі прибуткові і витратні документи на матеріальні цінності здано в бухгалтерію; цінності, що надійшли, оприбутковувані, а ті, що вибули - списані. До моменту закінчення зняття фактичних залишків в бухгалтерії має бути закінчено обробку всіх документів по оприбуткуванню та витрачанню цінностей, зроблено відповідні записи в облікових регістрах і виведено залишки на день інвентаризації.

Фактична наявність цінностей на день інвентаризації визначається шляхом їх перерахунку, зважування, обміру у присутності матеріально відповідальних осіб, результати фактичної наявності цінностей заносяться в інвентарний опис. Кожну сторінку опису підписують члени комісії.

Для виявлення результату інвентаризації складають звіряльні відомості, в яких виводиться розбіжність фактичної наявності цінностей проти даних бухгалтерського обліку.

Розходження фактичної наявності виявлених інвентаризацією цінностей з обліковими даними називається інвентаризаційними різницями. Приведення облікових даних у відповідність із фактичними даними називається регулюванням інвентаризаційних різниць. Розглянемо окремі види інвентаризаційних різниць.

Надлишки цінностей.

Надлишки товарно-матеріальних цінностей підлягають оприбутковуванню.

Наприклад, виявлено надлишок товарів:

Дебет 28 «Товари»

Кредит 719 «Інші доходи від операційної діяльності» на суму надлишків товарів за справедливою вартістю.

* У податковому обліку оприбуткована сума надлишків, встановлених при інвентаризації, підлягає включенню до складу доходів, що враховуються при визначенні оподатковуваного прибутку згідно з пп. 135.5.14 п. 135.5 ст. 135 Податкового кодексу (інші доходи платника податку за звітний податковий період), якщо підприємство є платником податку на прибуток [7].

Нестача цінностей.

Головними причинами виявлених нестач можуть бути природні втрати (розпилювання, випаровування, всихання тощо), помилки під час приймання та відпускання цінностей, зловживання (розкрадання).

Тому суми виявлених нестач матеріальних цінностей слід поділяти на дві групи, а саме:

нестачі у межах установлених норм природних втрат;

наднормативні нестачі.

Нестача цінностей в межах встановлених норм природного убутку списується на витрати виробництва і обігу. Застосування норм убутку провадиться тільки при виявлені фактичних нестач.
Убуток цінностей у межах установлених норм визначається після покриття нестач за рахунок лишків з пересортиці. Якщо після зарахування лишків з пересортиці все-таки виявилася нестача цінностей, то норми природного убутку повинні застосовуватися тільки до цінностей, з яких встановлено нестачу.
При відсутності норм убуток розглядається як наднормативна нестача.

Облік нестач грошових коштів та інших цінностей і втрат від псування цінностей, що виявлені в процесі заготовлення, переробки, збереження та реалізації, ведеться на субрахунку 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Виявлені при інвентаризації нестачі запасів в межах встановлених норм природного убутку, а також наднормативні нестачі визнаються витратами звітного періоду з відображенням їх фактичної собівартості (з урахуванням транспортно-заготівельних витрат) за дебетом субрахунку 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей». При цьому списання з балансу відповідних запасів відображається за кредитом відповідних рахунків класу 2 «Запаси». Водночас, якщо облік запасів ведеться за цінами продажу, то списанню підлягає також відповідна сума торговельної націнки, що за розрахунком відноситься до вартості запасів, що виявилися у нестачі. Одночасно суми нестач і втрат від псування цінностей понад норми природного убутку до прийняття рішення про конкретних винуватців відображаються на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Слід зазначити, якщо винні особи не встановлені, суми списаних цінностей обліковуються на позабалансовому субрахунку 072 не менше строку позовної давності (3 роки) з моменту встановлення факт  нестачі.

Наприклад, списано у межах норм природного убутку нестачу виробничих запасів за обліковою вартістю:

Дебет 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей»

Кредит 20 «Виробничі запаси»

І одночасно: Дебет 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей»

Наднормативна нестача цінностей, а також втрати від їх псування відшкодовуються у встановленому порядку винними особами відповідно до оцінки, встановленої для обчислення шкоди від розкрадання, нестачі, знищення та псування матеріальних цінностей.

Розрахунок суми відшкодувань завданих збитків здійснюється згідно з Постановою Кабінету Міністрів України № 116 від 22.01.96 р. «Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей» [8]. Розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається шляхом проведення незалежної оцінки відповідно до національних стандартів оцінки. У разі визначення розміру збитків, що призвели до завдання майнової шкоди державі, територіальній громаді або суб'єкту господарювання з державною (комунальною) часткою в статутному (складеному) капіталі, розмір збитків визначається відповідно до методики оцінки майна, затвердженої Кабінетом Міністрів України. При цьому, відповідно до п. 10 цієї постанови, із стягнутих сум здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, а решта коштів перераховуються до Державного бюджету України.

Після вирішення питання про винуватців згідно із здійсненими розрахунками проводяться такі записи:

за дебетом субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» з кредитом субрахунку 716 «Відшкодування раніше списаних активів» - в сумі, що належить до відшкодування винуватцями;

за дебетом субрахунку 716 «Відшкодування раніше списаних активів» з кредитом субрахунку 642 «Розрахунки по обов'язкових платежах» –  на суму коштів, необхідних для перерахування до Державного бюджету України.

Також після встановлення винуватців сума нестач цінностей, що обліковується на субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей», підлягає зменшенню.

При відшкодуванні винуватцями визначеної суми здійснюється запис за дебетом субрахунку 301 «Каса в національній валюті» (або субрахунку 311 «Поточні рахунки в національній валюті», якщо кошти вносяться на банківський рахунок, чи субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою», якщо керівником прийнято рішення про утримання вартості збитку із заробітної плати винуватця) та кредитом субрахунку 375. Сума, що підлягає перерахуванню до бюджету, відображається записом за дебетом субрахунку 716 з кредитом субрахунку 642.

Якщо встановлено, що нестачі та втрати виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом 5 днів після встановлення нестач і втрат підлягають передачі органам попереднього слідства, а на суму виявлених нестач і втрат подається цивільний позов;

Наднормативні нестачі цінностей та втрати від їх псування (включаючи готову продукцію) у разі, коли винних не встановлено або відшкодування відмовлено судом, списуються на результати господарської діяльності.

Згідно з п. 11.12 Інструкції № 69 вартість нестачі для стягнення з винних визначається відповідно до Закону про визначення розміру збитків (якщо виявлено нестачу дорогоцінних металів, каміння тощо) та постанови № 116 (якщо виявлено нестачу інших цінностей). Переважно визначена за цими нормативними документами сума збитку більша за фактичний збиток підприємства. Тому стягнена з винної особи сума збитку йде на погашення фактичного збитку підприємства, а перевищення над цією сумою перераховується до бюджету.

Якщо нестачу виявлено за підакцизними товарами, потрібно нараховувати акцизний податок.

На рахунках бухгалтерського обліку операцій за результатами інвентаризації відображені в табл. 5.1.

Таблиця 5.1

Відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій за результатами інвентаризації

 

№	Зміст операції	Дебет	Кредит
1	2	3	4
Надлишок
1	Оприбуткування лишків матеріальних цінностей	20 «Виробничі запаси», 28 «Товари» та інші запаси	719 «Дохід від безоплатно одержаних активів»

 

Продовження табл. 5.1

 

1	2	3	4
Нестача (винна особа виявлена)
2	Списання нестачі	947 «Нестачі і втрати від псування матеріальних цінностей»	20 «Виробничі запаси», 28 «Товари» та інші запаси
	- одночасно	072«Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей»	-
3	Відображення суми відшкодування винною особою нестачі – за розрахунком	375 «Розрахунки за відшкодуванням збитків»	716 «Відшкодування раніше списаних активів»
	- одночасно	-	072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей»
4	На суму податку на додану вартість нестач матеріальних цінностей	375 «Розрахунки за відшкодуванням збитків»	641 «Розрахунки за податками»
5	Якщо сума нестач визначена із застосуванням коефіцієнта, то на суму різниці між балансовою вартістю і відшкодуванням із застосуванням коефіцієнтів	716 «Відшкодування раніше списаних активів»	642 «Розрахунки за обов’язковими платежами»
6	Відшкодування винними особами нестач, псування цінностей (готівкою, утриманням із заробітної плати)	30 «Каса» (готівкою) або 66 «Розрахунки з оплати праці» (утримання із зарплати)	375 «Розрахунки за відшкодуванням збитків»
7	Перерахування до бюджету різниці в цінах матеріальних цінностей між балансовою та розрахунковою вартістю	642 «Розрахунки за обов’язковими платежами»	31 «Рахунки в банках»
Нестача у межах природних втрат
8	Списання нестач у межах норм природних витрат	91 «Загально виробничі витрати»	20 «Виробничі запаси»
9	Донараховується ПДВ	949 «Інші витрати операційної діяльності»	641 «Розрахунки за податками»

 

Продовження табл. 5.1

 

1	2	3	4
Нестача понад меж природних втрат, винуватця не виявлено
10	Списання виявлених нестач на псування матеріальних цінностей за балансовою вартістю у випадку, якщо не встановлена винна особа	947 «Нестачі і втрати від псування матеріальних цінностей»	20 «Виробничі запаси» 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»; 28 «Товари» та інші запаси
	- одночасно	072«Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей»	-
11	Донараховується ПДВ	949 «Інші витрати операційної діяльності»	641 «Розрахунки за податками»

 

 

Окрім нестачі та надлишку може бути такий вид інвентаризаційних різниць, як пересортиця.

Пересортиця – це виявлений інвентаризацією надлишок цінностей одного найменування відповідного сорту, розміру, кольору тощо та нестача цінностей цього самого найменування, але іншого сорту тощо, які утворилися за один і той самий період, що перевіряється, у однієї і тієї самої особи, яка перевіряється.