Вибір схеми організації закупівлі.

Схема організації матеріального постачання базується на принципі зберігання запасів за умови документального оформлення на отримання необхідного для виробництва матеріалу із запасів власного складу. На складі підбирають потрібні матеріали і передають шляхом транспортування клієнту або ж доставляють їх безпосередньо на робочі місця.

За відсутності необхідного матеріалу робиться запит у відповідний підрозділ. На підставі такого запиту підрозділ оформляє і направляє замовлення постачальнику, який приймає замовлення і забезпечує відвантаження товарів. Як правило, це великі партії, що доставляються автомобільним чи залізничним транспортом. Товари надходять на центральний склад підприємства, де перевіряється їх якість, відповідність заявці за кількістю і номенклатурою. Після оформлення відповідних документів про надходження товарів вони подаються на окремі дільниці виробництва.

Така схема характеризується тривалим циклом організації поставки матеріалів, вимагає оформлення й обробки великої кількості бланків, що, у свою чергу, передбачає наявність відповідного персоналу і значних витрат. За цих умов можуть виникати помилки у виконанні замовлення. Деякі помилки виявляються тільки тоді, коли матеріали вже надійшли за призначенням.

До недоліків такої систем и закупівлі також відносять потребу в організації потужної високовитратної складської структури (рис 1).

Наведені статті витрат можуть досягати значних сум, що потребує від системи матеріально-технічного забезпечення постійного пошуку більш ефективних механізмів функціонування. Це, насамперед, зведення до мінімуму потреби в складах, спрощення процедури замовлення й отримання товарів, прискорення оперативності системи.

 

Рис. 1. Основні статті витрат з утримання складів за традиційним підходом до організації матеріально-технічного постачання

 

2. Планування закупівлі

Логістика закупівлі (постачання) являє собою процес руху сировини, матеріалів, комплектації і запасних частин із ринку закупівлі до складів підприємства.

Важливим моментом є складання плану закупівлі, що забезпечує узгодженість дій всіх підрозділів і відповідальних осіб підприємства у розв'язанні наступних задач постачання:

Аналіз і визначення потреби, розрахунок кількості замовлених матеріалів.

У процесі планування закупівлі необхідно мати інформацію про:

- матеріали, які є необхідними;

- кількість матеріалів, які будуть потрібні для виробництва продукції;

- час, коли вони будуть потрібні;

- можливості постачальників, у яких можуть бути куплені товари;

- необхідні площі складських приміщень;

- витрати на закупівлю;

- можливості організації власного виробництва окремих деталей, комплектації тощо.

Узгодження методики закупівлі. Вибір методу закупівлі товарів залежить від складності випущеної готової продукції, змісту комплектуючих виробів і матеріалів. Основні методи закупівлі наведено в табл. 1.

 

Таблиця 1 – Основні методики закупівель.

№	Методика закупівлі	Основні характеристики методики
1	2	3
1.	Закупівля товару однією партією	Передбачається поставка товарів великою партією за один раз (оптова закупівля). Переваги: простота оформлення документів, гарантія поставки всієї партії, збільшені торгові знижки
2.	Регулярні закупівлі дрібними партіями	Замовлення необхідної кількості товарів, які поставляються невеликими партіями протягом певного періоду. Переваги: прискорюється оборотність капіталу, досягається економія складських витрат, скорочуються витрати на документування поставки
3.	Щоденна (щомісячна) закупівля за котирувальними відомостями	Закупівля дешевих та швидкозношуваних товарів. Котирувальні відомості містять дані про: - повний перелік товарів; - кількість товарів, що є на складі; - потрібну кількість товарів. Переваги: прискорення оборотності оборотних коштів, зниження витрат на складування та зберігання, своєчасність поставки
4.	Отримання товарів за потребою	Метод, подібний до регулярної поставки товарів. Особливості методу: - кількість товарів не встановлюється, а визначається наближено; - постачальники перед виконанням кожного замовлення зв’язуються з замовником; - оплачується лише поставлена кількість товарів; - по закінченні строку контракту замовник не зобов’язаний приймати та оплачувати товари, які ще мають бути поставлені. Переваги: відсутність гарантованих зобов’язань щодо закупівлі певної кількості товарів, прискорення обороту капіталу, мінімум роботи з оформлення документів
5.	Закупівля товарів з негайною здачею	Закупівля товарів, що рідко використовуються у виробництві. За умови неможливості отримувати товари в міру необхідності їх замовляють тоді, коли вони потрібні, і вивозять з складу постачальника

 

Отримання й оформлення поставлених товарів. Реалізація плану закупівлі передбачає документальне оформлення поставок, перевірку якості та кількості товару.

Операції, пов'язані з поставками, передбачають роботу з підготовкою та організацією проходження певних документів.

Копія замовлень направляється до підрозділу, що потребує дані про товари, для перевірки відповідності повідомлення про поставку товару, який фактично надійшов.

Повідомлення про відвантаження направляє постачальник після підготовки товарів до відправлення. Воно повинно містити номер замовлення та зазначати час відвантаження.

Супроводжувальний лист застосовується, коли постачальник користується транспортом іншого підприємства. У цьому документі вказують:

- реквізити відправника;

- опис продукції;

- кількість місць;

- масу (вагу) продукції;

- особливості транспортування;

- реквізити перевізника.

Підтвердження отримання поставки застосовують для інформування підрозділів-споживачівпро фактичну доставку товарів, а також контролю в бухгалтерії відповідності повідомлення про відвантаження товару копіям замовлення і рахунка.

Книга реєстрації товарів призначена для реєстрації номера супроводжувального листа, дати поставки, інформації відправника, способу транспортування і стислого опису товарі в, що надійшли.

Перевірка якості та кількості отриманих товарів. Якість поставлених товарів повинна задовольняти вимоги, пред'явлені замовниками. Відсутність необхідного контролю якості закупівлі може призвести до збитків, а саме:

♦ додаткових витрат, пов'язаних із поверненням бракованих і неякісних товарів;

♦ зупинки виробництва у випадку, наприклад, якщо вся партія товарів виявилася неякісною і підлягає поверненню;

♦ судових позовів;

♦ втрати довіри споживачів до підприємства через поставки неякісних товарів.